Comment faire une facture électronique ?

Créer une facture électronique ne consiste pas à produire un PDF et à l’envoyer par e-mail. Dans le cadre de la réforme française, une facture électronique doit intégrer des données structurées, respecter un format déterminé et être transmise au client par l’intermédiaire d’une plateforme agréée. Un document numérisé, un PDF ordinaire ou une facture jointe à un e-mail ne répond donc plus, à lui seul, aux exigences du nouveau dispositif.

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent être capables de recevoir des factures électroniques. Depuis cette même date, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire ont également l’obligation de les émettre et transmettre les données relevant de l’e-reporting. Les PME et les micro-entreprises disposeront d’un délai supplémentaire, jusqu’au 1er septembre 2027, pour leurs obligations d’émission et d’e-reporting.

Mais concrètement, comment faire une facture électronique conforme ? Quelles informations doit-elle contenir, quel format utiliser et comment la transmettre ? Voici quelques rappels et un guide qui répondra à ces questions.

L’obligation d’e-invoicing concerne les opérations de ventes de biens ou de services réalisées entre des entreprises établies en France et assujetties à la TVA française.

Les opérations qui ne relèvent pas de l’e-invoicing sont couvertes, selon leur nature, par l’e-reporting. Il s’agit notamment :

• des ventes ou prestations réalisées auprès de particuliers ;
• des transactions avec des entreprises établies à l’étranger ;
• de certaines données de paiement concernant les opérations pour lesquelles la TVA est exigible à l’encaissement.

L’enjeu consiste donc d’abord à déterminer si chaque flux relève du périmètre de l’e-invoicing, de l’e-reporting de transaction ou de l’e-reporting de paiement.

1. Identifier les flux de facturation concernés

Avant de produire une facture électronique, l’entreprise doit disposer d’une vision précise de ses flux.

Cette cartographie doit permettre d’identifier :

• les transactions B2B domestiques relevant de l’e-invoicing ;
• les opérations relevant de l’e-reporting ;
• les factures de vente ;
• les flux nationaux et internationaux ;
• les formats actuellement utilisés ;
• les cas particuliers et les exceptions ;
• les logiciels de facturation, outils métiers, ERP et applications comptables concernés.

Cette étape évite d’appliquer un circuit unique à des opérations qui ne sont pas soumises aux mêmes règles. Elle permet également d’anticiper les intégrations nécessaires entre la plateforme agréée (pdp) et le système d’information de l’entreprise.

2. Fiabiliser les informations de facturation

La qualité de la facture électronique dépend directement de celle des données utilisées pour la produire. Les référentiels clients doivent donc être vérifiés et complétés avant la mise en œuvre du nouveau circuit.

Il convient notamment de contrôler :

• l’identité et l’adresse du client ;
• son numéro de SIREN ;
• les informations fiscales ;
• les adresses de facturation et de livraison ;
• les coordonnées nécessaires à l’acheminement de la facture ;
• les conditions de règlement ;
• les données relatives aux biens ou aux services facturés.

Des informations manquantes ou erronées peuvent entraîner un rejet, une mauvaise orientation de la facture ou des traitements supplémentaires pour les équipes.

3. Ajouter les mentions obligatoires

Une facture électronique doit reprendre les mentions déjà exigées sur une facture classique : date d’émission, numéro unique de facture, identité du vendeur et de l’acheteur, description de l’opération, montants hors taxes et toutes taxes comprises, taux de TVA ou encore échéance de paiement.

La réforme introduit également quatre informations à prévoir dans les données de facturation :

• le numéro de SIREN du client assujetti à la TVA ;
• l’adresse de livraison lorsqu’elle est différente de l’adresse du client ;
• la catégorie de l’opération : livraison de biens, prestation de services ou opération mixte ;
• la mention de l’option pour le paiement de la TVA d’après les débits, lorsqu’elle s’applique.

Ces informations ne suffisent pas si elles ne figurent que dans une représentation visuelle de la facture, lorsque celle-ci existe. Elles doivent être intégrées dans les champs structurés prévus à cet effet afin de pouvoir être automatiquement exploitées.

4. Choisir un format de facture électronique conforme

Trois formats socles structurent le dispositif :

• Factur-X ;
• UBL, pour Universal Business Language ;
• CII, pour Cross Industry Invoice.

Les trois formats sont conçus pour le traitement automatisé des données. UBL et CII sont des formats purement structurés, tandis que Factur-X est un format hybride : il associe un document PDF lisible par l’utilisateur à un fichier XML contenant les données structurées de la facture.

Le choix du format dépend notamment des outils utilisés, des capacités du système d’information et des besoins des partenaires commerciaux. L’entreprise n’a toutefois pas nécessairement à construire elle-même les fichiers structurés : son logiciel ou sa plateforme agréée peut générer ou convertir la facture dans le format requis.

5. Générer la facture depuis le logiciel de l’entreprise

Une facture électronique peut être préparée dans le logiciel de facturation, l’outil métier ou l’ERP déjà utilisé par l’entreprise, à condition que celui-ci soit capable de produire les données nécessaires et de se connecter au nouveau dispositif. Certaines plateformes agréées proposent des services complémentaires, notamment la prise en charge et l’automatisation de l’ensemble des processus de facturation, ce qui facilite grandement la préparation de la facture, sans besoin de connexions supplémentaires ou de préparatifs fastidieux.

L’objectif n’est pas de multiplier les opérations manuelles, mais de créer un circuit fluide entre la production de la facture, son contrôle, sa transmission et son intégration dans les outils comptables. Le choix d’une solution tout-en-un facilite cela.

6. Transmettre la facture par une plateforme agréée

Une facture électronique B2B domestique ne sera pas directement envoyée au client par e-mail. Elle devra passer par une plateforme agréée, c’est-à-dire un opérateur privé immatriculé par l’administration fiscale.

La plateforme agréée est chargée d’émettre, de transmettre et de recevoir les factures électroniques. Elle extrait également les données utiles à l’administration et prend en charge la réception et la transmission des données de transaction et de paiement.

Elle intervient notamment pour :

• vérifier le format et la présence des informations requises ;
• router la facture vers le bon destinataire grâce à l’annuaire officiel ;
• échanger les statuts de cycle de vie avec la plateforme choisie par le client ;
• transmettre les données attendues par l’administration ;
• gérer et transmettre au PPF les statuts obligatoires associés au cycle de vie de la facture ;
• mettre à disposition une version lisible du document.

L’entreprise et son client peuvent utiliser des plateformes agréées différentes : celles-ci sont capables de communiquer entre elles.

7. Contrôler les statuts et traiter les exceptions

Faire une facture électronique ne s’arrête pas à son émission. L’entreprise doit également suivre son traitement.

Les statuts du cycle de vie permettent de savoir si la facture a notamment été :

• déposée ou émise ;
• reçue ;
• rejetée, lorsque la plateforme de l’émetteur ou du destinataire n’accepte pas la facture, par exemple en raison d’un format non conforme ;
• refusée par le destinataire, par exemple en cas d’erreur sur la facture ou de mauvais destinataire ;
• acceptée ;
• encaissée, avec les informations de date et de montant encaissé.

Ce suivi améliore la traçabilité des échanges et permet d’intervenir plus rapidement lorsqu’une anomalie bloque le traitement de la facture.

L’entreprise doit aussi définir les procédures à suivre en cas de données incorrectes, de destinataire introuvable, de format non conforme ou de facture rejetée. Les responsabilités entre les équipes finance, comptabilité, IT et métiers doivent être clairement réparties.

En pratique, le processus peut être résumé de la manière suivante :

Fourniture des données de facturation par l’entreprise, sous forme structurée ou non (par exemple PDF ou CSV) → génération ou conversion des données au format structuré requis → contrôle de conformité, avec rejet de la facture si elle n’est pas conforme → transmission par la plateforme agréée → identification du destinataire dans l’annuaire → envoi à la plateforme du client → réception par le client → retour et suivi des statuts.

En parallèle, la plateforme agréée extrait les données réglementaires de la facture et les transmet à l’administration fiscale via le concentrateur de données.

Ce fonctionnement remplace les échanges fragmentés de documents par e-mail par un circuit structuré, traçable et interopérable.

Continuer à envoyer uniquement des PDF par e-mail

Un PDF classique, même créé numériquement, ne comporte pas nécessairement les données structurées requises. Son envoi par e-mail ne respecte pas le nouveau circuit réglementaire.

Se concentrer uniquement sur l’apparence de la facture

Une facture visuellement correcte peut rester non conforme si les informations ne sont pas présentes dans les champs structurés attendus. Le contenu visible et les données exploitables par les systèmes doivent être cohérents.

Négliger la qualité des référentiels

Une erreur dans le SIREN, l’adresse électronique ou les informations du client peut empêcher l’orientation automatique de la facture. La préparation des données est donc aussi importante que le choix du format.

Choisir une solution sans étudier son intégration

La conformité réglementaire représente un socle indispensable, mais elle ne garantit pas à elle seule la fluidité du processus. La capacité du logiciel de facturation, de l’ERP ou des outils comptables à se connecter à la plateforme agréée choisie joue un rôle déterminant dans la qualité de l’exécution.

Tester uniquement les cas les plus simples

Les tests doivent couvrir des scénarios représentatifs, mais également les exceptions, les rejets et les différents statuts. Une montée en charge progressive permet de détecter les difficultés avant la généralisation du dispositif.

Se concentrer uniquement sur la conformité réglementaire

Choisir une plateforme agréée uniquement parce qu’elle répond aux obligations réglementaires peut conduire à passer à côté d’une partie importante de la réforme. Toutes les plateformes agréées doivent assurer un socle commun de fonctions, notamment le contrôle de conformité, la transmission des factures et des données attendues, l’interopérabilité et le suivi des statuts.

Les différences se jouent donc aussi sur les capacités proposées au-delà de ce socle : automatisation du traitement, intégration avec les ERP et les outils comptables, contrôles renforcés, suivi en temps réel, gestion des circuits de validation, rapprochement ou encore détection des risques.

En choisissant une solution adaptée à ses processus et à ses usages, l’entreprise peut transformer une obligation réglementaire en levier de productivité, de fiabilité et de visibilité. L’objectif ne doit donc pas être seulement d’émettre une facture conforme, mais de simplifier et de sécuriser l’ensemble du cycle de facturation.

La réussite de la facturation électronique ne dépend pas uniquement de la production d’un fichier au bon format. Elle repose sur l’ensemble du processus : qualité des données, interopérabilité des logiciels existants, contrôles, transmission, suivi des statuts et gestion des exceptions.

Bien mise en œuvre, cette évolution peut contribuer à accélérer le traitement des factures, à réduire les saisies et les erreurs, à améliorer la traçabilité et à donner aux équipes une vision plus précise du cycle de facturation.

Toutes les plateformes agréées doivent respecter un socle réglementaire commun. Les entreprises ont néanmoins intérêt à examiner les capacités proposées au-delà de ce socle : automatisation, contrôles, intégration avec les ERP, suivi en temps réel, accompagnement des utilisateurs et traitement des flux qui resteront en dehors des formats structurés.