La collecte des factures fournisseurs est un enjeu majeur au quotidien pour les entreprises, soucieuses de simplifier, d'accélérer et de sécuriser leur processus de facturation. Face aux limites de la collecte manuelle, la récupération automatique et la dématérialisation des factures s'imposent comme une solution incontournable.
La dématérialisation : un prérequis indispensable à la récupération automatique des factures
La dématérialisation est un processus qui consiste à passer des factures papier au format numérique, tout en respectant les normes fiscales en vigueur. La facturation électronique sera d'ailleurs obligatoire d'ici quelques mois pour certaines entreprises, et d'ici quelques années pour d'autres. Mais, au-delà de l'obligation légale, la dématérialisation des factures comporte de nombreux avantages.
Une hausse de la productivité
La dématérialisation permet de diminuer drastiquement le temps de traitement des factures fournisseurs, et notamment le circuit de validation.
En effet, elle libère les collaborateurs de certaines tâches rébarbatives et chronophages, ce qui leur permet de se focaliser sur des missions plus stratégiques. À temps de travail égal, il est donc possible de traiter beaucoup plus de factures électroniques que de factures papier.
Cela se traduit par une augmentation de l'efficacité du service comptable, mais aussi par une hausse du chiffre d'affaires dans la plupart des cas.
Des factures plus fiables
La dématérialisation et l’automatisation de la gestion des factures fournisseurs permettent d’éviter de nombreuses erreurs : fautes de frappe, erreurs de paiement, doublons… Elles limitent également les risques de fraude et de perte de documents.
Par conséquent, le processus de facturation gagne en fiabilité : sa conformité est garantie en cas d'audit interne ou externe. En outre, un traitement des factures plus efficace permet à l'entreprise de soigner son image et d'améliorer ses relations avec ses fournisseurs.
Une baisse des coûts et des délais de paiement
Avec la dématérialisation, il est possible de réduire sensiblement les coûts liés au traitement, à l'impression, à l’envoi de courriers et à l'archivage. En parallèle, l'accélération de la gestion des factures permet de diminuer les délais de paiement et d'éviter les retards.
Quel est l'intérêt de la récupération automatique des factures ?
Encore aujourd'hui, de nombreuses entreprises récupèrent manuellement leurs factures, avec tous les inconvénients que cela engendre…
Qu'elles soient reçues par courrier, par mail ou dans l'espace client d'un fournisseur, les factures doivent être retrouvées, puis intégrées dans le logiciel comptable de l'entreprise. Une tâche fastidieuse qui requiert beaucoup de temps et de ressources humaines, avec un impact négatif sur la productivité.
De plus, une bonne gestion des factures est indispensable pour être en mesure de produire à tout moment n’importe quel document comptable, en cas de contrôle. En effet, chaque entité comptable a pour obligation de présenter une preuve écrite de l'ensemble des flux financiers rapportés dans sa comptabilité. À défaut de fournir des pièces comptables en bonne et due forme, l’entreprise s'expose à des pénalités financières et à des amendes importantes.
La récupération manuelle atteint donc rapidement ses limites, car elle augmente les risques d'oubli ou de perte de documents, ce qui peut mettre la société dans une situation périlleuse.
Heureusement, grâce à la dématérialisation, il est possible de mettre en place un système de collecte automatique des factures. Un moyen simple et efficace pour sécuriser votre processus de facturation, tout en vous déchargeant des tâches à faible valeur ajoutée. Par ailleurs, en cas d’audit comptable ou de contrôle de l'administration fiscale, vous avez l'assurance de retrouver facilement tous vos documents, centralisés et classés dans une interface unique.
Le logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs : un outil précieux
Une solution de gestion des factures fournisseurs est incontournable pour mettre en place un système de récupération automatique des factures. En effet, ce type de logiciel vous permet de collecter vos documents comptables en toute simplicité.
Depuis une boîte mail
Avec un outil de dématérialisation des factures, vous avez la possibilité d'obtenir une adresse e-mail spécifique à donner à vos fournisseurs. Ces derniers n'ont plus qu'à envoyer leurs factures à cette adresse : les pièces comptables seront alors automatiquement transmises vers le logiciel.
Depuis un espace client
Certaines entreprises n'envoient plus leurs factures par mail ou par courrier, préférant les déposer dans un espace client dédié. C'est notamment le cas des fournisseurs d'énergie ou de télécommunications. Or, un logiciel de traitement des factures fournisseurs est en mesure de récupérer automatiquement ces documents depuis le site de chaque fournisseur.
À partir d'une photo
Une application de dématérialisation permet également de photographier une facture afin de la stocker et de la prendre en charge automatiquement.
En glisser-déposer
Si vos pièces comptables sont déjà enregistrées sur un ordinateur ou sauvegardées dans un espace de stockage en ligne, vous pouvez les ajouter à votre logiciel de facturation à l'aide d'un simple glisser-déposer. Il est également possible d'importer des documents en masse pour gagner du temps.
L'extraction des données essentielles
Une fois que la récupération automatique des factures a été effectuée, votre outil de traitement des factures fournisseurs continue de vous simplifier la vie. En effet, les pièces comptables sont analysées et décortiquées de A à Z, grâce à une technologie de reconnaissance optique des caractères [OCR].
Ainsi, les données essentielles pour la comptabilité sont détectées et interprétées automatiquement : nom du fournisseur, montant de la facture, TVA, date d'émission, date limite de paiement, devise utilisée… De quoi accélérer considérablement la saisie des écritures dans votre logiciel comptable.
Avec la récupération automatique des factures, l'entreprise se libère des nombreuses tâches répétitives liées à la recherche de documents oubliés ou perdus. À la clé : un gain de temps et une hausse de la productivité, mais aussi une sécurisation efficace du processus de traitement des factures. De quoi appréhender les audits et les contrôles fiscaux en toute sérénité.
