La dématérialisation des factures papier, une puissante arme anti-crise pour l’entreprise

Avec l’enchaînement de la crise du Covid-19 et de la guerre en Ukraine, les dirigeants d’entreprise subissent depuis de nombreux mois une succession apparemment sans fin de désordres en tous genres : inflation et remontée des taux d’intérêt, pénuries persistantes de ressources, tensions sur les chaînes d’approvisionnement, difficultés de recrutement… Pour traverser cette zone de turbulences et d’incertitudes, ils sont en quête de solutions et de procédures capables de les aider à la fois à répondre à leurs enjeux immédiats et à maintenir malgré les conditions défavorables, le cap de la transformation. La dématérialisation des factures figure aux premiers rangs de cet arsenal anti-crise car c’est une solution pérenne, qui participe à la modernisation opérationnelle de l’entreprise tout en lui permettant d’engranger rapidement cinq grands bénéfices.

Réduire les coûts de traitement

Quelque peu passée au second plan ces dernières années, la réduction des coûts revient en force dans les entreprises mises sous pression par l’inflation. Tous les services sont priés de se mettre à la diète et plus particulièrement les fonctions support. Grâce à la dématérialisation, c’est-à-dire la numérisation, puis le traitement automatisé des factures founisseurs et clients au format papier, la fonction finance peut réaliser instantanément des économies significatives. En supprimant les tâches chronophages et rébarbatives de ressaisie et de manutention, la dématérialisation permet notamment d’accélérer considérablement le processus de traitement des factures fournisseurs (d’un facteur 2 à 5 selon les cas).

De plus, la reconnaissance de caractères (OCR), l’intelligence artificielle et le stockage numérique permettent d’en finir avec les erreurs de saisie, les recherches fastidieuses et les pertes de documents papier. Les comptables n’ont plus à gérer les innombrables oublis, doublons, retards et litiges qui occupent trop souvent leurs journées.

Enfin, à ces gains d’efficacité, de productivité et de qualité, il faut ajouter les économies matérielles tout simplement liées à l’abandon du papier, notamment la surface des espaces d’archivage des pièces comptables. Au total, Capgemini Consulting estime que la dématérialisation peut permettre de réduire jusqu’à 71 % le coût de traitement des factures.

Piloter les finances au plus juste

En mai 2022, près de la moitié des entreprises interrogées dans le cadre du baromètre trimestriel Bpifrance/Rexecode déclaraient anticiper une dégradation de leur marge nette cette année. L’empilement des crises et le regain d’inflation renchérissent le coût de leurs intrants, ce qui rabote leurs marges jusqu’à mettre parfois en péril la viabilité de leur modèle et leur santé économique. Plus que jamais, il importe donc d’avoir une vision claire et à jour de ses coûts de revient et de sa situation financière : trésorerie, encours, salaires, TVA…

Avec la dématérialisation, on recueille automatiquement les informations figurant sur les factures, ce qui permet de les exploiter directement dans les systèmes de gestion. Les chiffres rendent compte au plus près de la réalité, et les possibilités d’analyse et de pilotage sont démultipliées. On peut par exemple identifier ses principaux fournisseurs, ou ceux qui pèsent le plus dans le coût de revient, afin d’engager avec eux des négociations spécifiques. On notera aussi que les gains de productivité évoqués plus haut permettent aux équipes de gagner un temps précieux, qu’elles peuvent utilement consacrer à la production d’indicateurs et de tableaux de bord financiers pour aider les décideurs.

Renforcer ses relations avec ses fournisseurs 

Avec des chaînes d’approvisionnement durablement fragilisées par le contexte international, de nombreuses entreprises se trouvent sous la menace de difficultés qui pourraient affecter leurs fournisseurs.

Dans ces circonstances, pour avoir l’assurance d’être servi en priorité et au meilleur tarif, mieux vaut nouer avec eux des relations solides. Ce qui commence par les payer en temps et en heure. Grâce à la dématérialisation des factures et à l’automatisation du processus P2P (Procure-to-Pay), les délais de règlement sont respectés sans risque d’oubli et les éventuels litiges peuvent être traités au plus vite.

La visibilité dont on dispose sur la facturation permet en outre d’identifier ses principaux fournisseurs et de disposer d’éléments tangibles pour mettre en place avec eux des achats groupés, des contrats cadres, ou tout autre dispositif permettant de sécuriser l’approvisionnement et d’atténuer les effets de l’inflation.
 

Se prémunir contre la fraude 

Les temps de crise sont généralement propices à la fraude et la période actuelle n’échappe pas à la règle. Pire encore, l’essor des échanges électroniques et du télétravail offre aux escrocs des moyens redoutables pour parvenir à leurs fins. Certains, usurpant l’identité d’un dirigeant de l’entreprise, réclament un virement urgent (et discret) pour faciliter une affaire ; d’autres se font passer pour des fournisseurs ayant récemment changé de cordonnées bancaires ; d’autres encore pour des techniciens ou des agents de l’administration fiscale… et tous se volatilisent une fois que l’argent a atterri sur leur compte.

Face à ces fraudes aux virements, en forte augmentation, les logiciels de numérisation des factures constituent des outils de lutte efficace. On peut ainsi mettre en place des alertes automatiques dès qu’une donnée sensible, comme un RIB, est modifiée, ou qu’une transaction présente un caractère suspect. On peut aussi introduire des contrôles avancés capables de détecter des documents ou des fichiers falsifiés (RIB, facture, courrier à en-tête…). Non seulement de tels dispositifs automatisés resserrent les mailles du filet, mais ils permettent aussi au personnel comptable de se focaliser sur les cas les plus délicats.

Faciliter le télétravail 

Nul ne sait de quoi l’avenir sera fait, mais la crise sanitaire a montré à qu’il était vital de pouvoir travailler à distance pour maintenir la continuité des opérations en toutes circonstances. Après avoir dû s’organiser dans l’urgence, les entreprises doivent à présent mettre en place des capacités techniques et organisationnelles de télétravail robustes, que ce soit pour faire face à des situations exceptionnelles ou tout simplement répondre aux attentes grandissantes de leurs collaborateurs. La numérisation des factures permet d’en digitaliser de bout en bout le processus de traitement, et donc de limiter au maximum la nécessité pour les comptables d’être présents dans les locaux.

Ceci ouvre également de nouvelles possibilités en termes d’organisation, par exemple pour mutualiser ou externaliser certaines compétences du service comptabilité.