Logiciel de dématérialisation des factures : comment choisir ?

Pour la plupart des entreprises, la croissance est une bonne nouvelle. C’est à la fois l’objectif et la récompense des efforts accomplis durant des mois. Mais pour le service comptable, la médaille a son revers : plus d’activité, ce sont aussi plus de factures à traiter et le risque d’atteindre rapidement les limites des capacités de l’organisation. Bien sûr, il y a toujours la possibilité de recruter une personne supplémentaire pour absorber ce surplus de travail, mais les entreprises souscrivent d’autant moins à cette solution coûteuse qu’elles savent que ce n’est qu’une fuite en avant : face à l’expansion de l’activité, la question n’est pas d’être suffisamment nombreux, mais d’être suffisamment efficaces. Il y a aussi la possibilité de recourir à des logiciels de dématérialisation des factures.

Plusieurs informations sont cependant à prendre en compte pour sélectionner le bon logiciel. Nous retiendrons les dix principaux points d’attention dans cet article.

Le service comptable face au mur de la croissance

Or, avant de se heurter à ce mur de la croissance, les entreprises exercent pour la plupart leur comptabilité de façon artisanale. Ce système consiste à saisir les factures une à une, on les valide, on en déclenche le paiement, on les classe… Il faut ainsi de 3 à 5 semaines pour traiter une facture, et plus elles affluent, plus ces délais s’allongent. Les retards de paiement s’accumulent, les pénalités se multiplient, sans parler des doublons, des litiges et de la montagne de documents. Résultat : les comptables passent près d’un tiers de leur temps à gérer les retards de paiement. Ce qui n’est ni très intéressant pour eux, ni très productif pour l’entreprise, bien au contraire.

La dématérialisation, la solution pour industrialiser les processus

Pour que les bénéfices de la croissance ne se perdent pas dans des méandres d’inefficience administrative, la solution est d’industrialiser ces processus comptables grâce à la dématérialisation. Dématérialiser sa facturation ne signifie pas seulement numériser les documents. Ceci reviendrait à substituer une complexité numérique à une complexité papier, et les bénéfices ne seraient que marginaux.

En réalité, la dématérialisation de  documents permet surtout de chaîner et d’automatiser les étapes successives du processus : depuis la gestion des achats jusqu’au traitement des factures (numérisation, reconnaissance automatique, enregistrement et imputations, circuit de validation électronique, export des écritures vers les ERP ou logiciels comptables)… Les acteurs concernés sont tenus informés de l’avancement du processus et ils en valident les étapes clés en fonction de règles prédéfinies (type de facture, montant…) ainsi cela permet de s'assurer que la facture est légalement conforme.

Les solutions de dématérialisation actuelles, basées sur l’intelligence artificielle sont des outils permettant de traiter tous les documents, sans tri préalable et indépendamment de leur format, leur support ou leur présentation (courrier, PDF, EDI…). Quant aux documents eux-mêmes, un moteur de recherche permet de les retrouver et de les consulter en toute simplicité.

Des gains significatifs de productivité

Grâce à l’automatisation intelligente, la dématérialisation permet des gains de temps très significatifs. Les études montrent que l’on peut s’attendre à réduire de 2 à 5 fois le cycle de traitement complet. En outre, un traitement plus rapide et efficace des factures fournisseurs limite les retards, les litiges ou le temps passé à répondre aux interrogations des fournisseurs, soit autant de gains de productivité supplémentaires. Ainsi outillé, le service comptable gagne considérablement en efficacité et il peut faire face durablement à l’augmentation de l’activité sans avoir à réclamer du personnel supplémentaire.

Il reste maintenant à choisir la meilleure solution adaptée aux besoins en intégrant dans la démarche trois prérequis : d’abord, prendre conscience des coûts et des temps de traitement de la gestion des factures : c’est ce point de départ qui servira à calculer le ROI de la solution retenue. Cette étape est incontournable, car elle mettra en évidence que les économies potentielles seront bien plus élevées que celles imaginées sans un audit complet. L’intuition doit laisser la place à la déduction, le raisonnement doit supplanter la supposition !

Toutes les parties prenantes en tireront avantage : la direction générale qui aura réalisé un investissement judicieux pour faire gagner en efficacité et en productivité pour toute l’organisation, la direction financière qui constatera un ROI à court terme, et les utilisateurs, qui auront adhéré à une solution agile pour gagner du temps en éliminant des tâches chronophages (qui auront été au préalable bien identifiées).

Deuxième prérequis : bien comprendre l’ensemble des circuits de validation des factures. Le degré de complexité et d’interdépendance des workflows déterminent le choix de la solution de dématérialisation. Le troisième prérequis porte sur l’anticipation des volumétries de factures qui, là encore, orientera le choix de la solution et son architecture.

Les 10 bonnes pratiques incontournables

Une fois que ces fondamentaux sont intégrés, que les objectifs sont clairs et partagés avec toutes les parties prenantes, plusieurs critères sont à privilégier pour sélectionner la bonne solution.

Retenons les dix principaux points d’attention :

• la facilité d’intégration avec les logiciels comptables, les ERP, le CRM : une solution de dématérialisation a pour obligation de coexister avec des logiciels existants, souvent hétérogènes, de manière transparente pour les utilisateurs, notamment pour l’exportation des données.
• l’automatisation des processus de saisie et de validation des factures, avec une capture omnicanal (e-mail, mobile, portail fournisseur, courrier…)  de tous types de documents (factures, bons de commande et de livraison…), quel que soit le format (papier, PDF…) : la solution doit couvrir l’ensemble des processus et des workflows, afin de maximiser sa performance.
• la traçabilité de bout en bout et la sécurité/archivage des opérations : la solution doit proposer des mécanismes d’authentification des utilisateurs, avec un classement/archivage électronique sécurisé ainsi que des environnements robustes et sécurisés à leurs clients, comme des « data centers » certifiés ISO27001 ou Safe Harbor (protection des données personnelles). 
• la possibilité d’utiliser la solution en situation de mobilité : du fait de l’évolution des usages, les utilisateurs doivent pouvoir s’approprier la solution de dématérialisation quels que soient le lieu et le contexte de travail.
• l’élaboration de tableaux de bord, afin d’assurer un pilotage fin et d’anticiper, par exemple, les variations de volumétrie des factures dématérialisées.
• la conformité aux réglementations actuelles et futures : elle doit être garantie par l’éditeur, en particulier pour prendre en compte les changements, relativement fréquents dans le domaine financier et comptable.
• l’utilisation en mode SaaS/cloud : par rapport à un fonctionnement On Premise, c’est un gage de minimisation des coûts, d’agilité, d’adaptation aux usages et aux volumes. Les phases de test et de déploiement, traditionnellement longues dans les projets avec des solutions gérées en interne, sont réduites au minimum avec le modèle SaaS car l’environnement d’exploitation est déjà opérationnel. Dès le paramétrage effectué, la solution est immédiatement utilisable et accessible sur tous les postes dotés d’une connexion Internet. Ceci se traduit par un gain de temps non négligeable pour les équipes informatiques qui peuvent ainsi se concentrer sur d’autres projets créateurs de valeur pour l’entreprise.
• l’éditeur doit pouvoir démontrer que sa base de clients est conséquente et que ceux-ci témoignent des apports de la solution qu’ils ont mis en place.
• la détection automatique des anomalies, par exemple pour identifier des montants inhabituels ou des documents falsifiés.
• la qualité du support et de l’accompagnement de l’éditeur, avec une Hot Line facilement accessible (y compris par tchat), ainsi qu’une aide pour le paramétrage et la formation des utilisateurs.

Ainsi, vous avez toutes les clés en main pour choisir au mieux le logiciel qui correspondra à vos attentes.