Chaque jour, les acteurs de l'automobile doivent gérer des mouvements de stocks fréquents, d'importants volumes de données, mais aussi des factures toujours plus nombreuses. Pour relever ces défis, les concessionnaires, garagistes multi-sites et autres professionnels du secteur ont tout intérêt à automatiser et à dématérialiser leur processus P2P, et notamment la gestion des factures automobiles.
Les spécificités des métiers de l'automobile
Les acteurs du secteur automobile englobent une grande diversité d'activité, notamment :
- La vente de véhicules neufs
- La vente de voitures d'occasion
- La réparation automobile et le dépannage
- La carrosserie
- La distribution d’équipements automobiles et de pièces détachées
- Le contrôle technique
Par ailleurs, ces différents métiers possèdent leurs propres spécificités en matière de facturation et de comptabilité :
- Les concessionnaires automobiles doivent prendre en compte les primes octroyées par les constructeurs dans leur comptabilité, mais aussi les charges relatives aux contrôles techniques obligatoires avant les ventes de véhicules.
- Les garages automobiles vendant des voitures d'occasion sont soumis au régime de la TVA sur la marge (au lieu du taux habituel de 20 % sur le prix total de la vente). Ils doivent également tenir un livre comptable particulier, appelé le livre de police.
- Les réparateurs automobiles et centres de contrôle technique doivent avoir une connaissance précise de leur chiffre d'affaires par salarié, afin d'optimiser les heures effectuées en atelier.
- De manière générale, les activités du secteur automobile nécessitent une gestion des stocks très rigoureuse.
Pour répondre à ces exigences, un plan comptable professionnel « Carrosserie, commerce et réparation d'automobiles, cycles et motocycles » a même été créé en 1983. Contrairement au plan comptable général, il permet d'intégrer les opérations spécifiques à ce secteur d'activité : fournisseurs, clients, immobilisations, amortissements…
La dématérialisation au service des acteurs de l'automobile
Pour faire face aux défis inhérents à leur activité, les professionnels de l'automobile peuvent compter sur la digitalisation.
La digitalisation de la gestion administrative
Au quotidien, les concessionnaires et garagistes doivent gérer de nombreuses tâches administratives et respecter un cadre réglementaire strict. La digitalisation permet justement de centraliser ces formalités, de simplifier leur réalisation et de garantir leur conformité.
Cela concerne notamment :
- Les démarches d’immatriculation : la réalisation des démarches liées au système d'immatriculation des véhicules (SIV) par l’intermédiaire de l’agence nationale des titres sécurisés (ANTS) peut s'avérer complexe. Pour y remédier, l'entreprise peut intégrer une interface dédiée au sein de son progiciel de gestion intégré (ERP). De cette façon, les demandes d’immatriculation sont traitées plus rapidement et aucune saisie d'informations supplémentaires n’est requise.
- L’archivage numérique : la dématérialisation de l’archivage des documents est un autre atout de la digitalisation des concessions automobiles. En effet, l'entreprise a la possibilité de stocker dans un coffre-fort numérique tous ses documents et justificatifs essentiels : factures, devis, ordres de réparation, dossiers de carte grise… L’archivage garantit la sécurité et la confidentialité des pièces comptables, tout en les centralisant dans un espace commun, ce qui facilite le travail de l'administration en cas de contrôle.
- Le livre de police : le livre de police est un livre comptable spécifique aux revendeurs de véhicules d'occasion, dans lequel toutes les transactions doivent être consignées. Or, il est possible de créer un livre de police au format numérique, directement connecté au logiciel de gestion du garage automobile. De quoi simplifier considérablement la saisie des transactions, tout en garantissant la sécurité des données.
La signature électronique
La signature électronique est un levier de digitalisation incontournable pour les acteurs de l'automobile. En effet, elle permet de signer sur place ou à distance, tout en certifiant l'authenticité des documents et en simplifiant leur conservation. Parmi ses différents avantages, on peut citer :
- L'adaptation à tous les types de documents : la signature électronique peut être employée pour les documents liés à la vente d'un véhicule ou à l'entretien automobile, pour les ordres de réparation ou encore l'achat de véhicules neufs ou d'occasion.
- La signature à tout endroit : grâce à la signature électronique, il est possible de signer un document à distance à l'aide d'un simple e-mail. Mais elle peut aussi être utilisée sur place, à l'aide d'un ordinateur, d'une tablette tactile ou d'un smartphone.
- Une sécurité accrue : la signature électronique garantit l'authenticité et l’immuabilité des documents, ce qui limite les risques de litiges avec des clients ou avec l'administration fiscale.
La dématérialisation des factures automobiles
C'est sans doute dans le domaine de la facturation que la dématérialisation peut apporter le plus de bénéfices aux acteurs de l'automobile.
En effet, le secteur est confronté à différentes problématiques, à commencer par l'édition de nombreuses factures fournisseurs pour des prestations diverses : vente de véhicules, réparation automobile, vente de pièces et accessoires, révision et entretien...
Il en résulte des mouvements de stocks très fréquents, à cause notamment de l'achat de pièces détachées, mais aussi une quantité d'informations importante à gérer, qui concernent aussi bien les véhicules que les clients et les fournisseurs.
Dématérialiser est donc une opportunité de rationaliser l'ensemble du processus Procure-to-Pay en mettant fin au papier, mais aussi de réduire le temps et les coûts nécessaires pour effectuer les tâches liées à la gestion des factures. Sans oublier l'archivage électronique à valeur probatoire, gage de sérénité pour l'entreprise.
Pour profiter de tous les bienfaits de la digitalisation, l'intégration d'un logiciel de facturation est donc une étape incontournable.
Les fonctionnalités d'un logiciel de facturation pour garage automobile
Les acteurs de l'automobile doivent pouvoir s'appuyer sur un logiciel de gestion des factures adapté à leurs besoins spécifiques, proposant les fonctionnalités et modules suivants :
- L'édition automatique des factures du garage, mais aussi des avoirs fournisseurs, avoirs clients et remises clients.
- La gestion des stocks, en particulier des pièces détachées.
- L'administration des fichiers clients, avec un accès simple et rapide aux documents commerciaux passés et en cours.
- Le suivi des véhicules.
- La gestion des tickets clients pour les ateliers de réparation automobile ou de carrosserie.
- Idéalement, un module dédié à la gestion des plannings et au suivi d'activité.
Les avantages d'un logiciel de gestion des factures automobiles
La facturation électronique est un outil essentiel pour optimiser la gestion des garages, concessions automobiles et autres centres de contrôle technique. Bien qu'elle soit soumise à un cadre contraignant, la dématérialisation de la facturation est un excellent moyen pour prendre de l’avance sur la réglementation, tout en optimisant l'activité de l'entreprise à différents niveaux.
Facturation simplifiée
La digitalisation simplifie grandement les tâches liées à la facturation, qu'il s'agisse :
- Des factures fournisseurs relatives aux véhicules et accessoires vendus en magasin.
- Des factures fournisseurs liées aux pièces mécaniques utilisées en atelier.
- Des factures clients émises suite à la vente d'un véhicule neuf ou d'un véhicule d'occasion.
- Des factures clients envoyées après une prestation d'entretien ou de réparation automobile.
Baisse des coûts
La dématérialisation facilite l'archivage et la mise à disposition des documents aux clients. L'entreprise réalise donc des économies non négligeables sur l’envoi et l’impression des factures. De plus, l’automatisation des tâches permet aux collaborateurs de se concentrer sur d'autres missions à plus forte valeur ajoutée.
Gain de temps
Le gain de temps constitue l’un des principaux avantages d’un logiciel de facturation. En effet, les factures peuvent être générées automatiquement à partir des données saisies ou directement depuis un devis.
De plus, cet outil permet d'éditer plusieurs factures et devis à la fois, mais aussi de dupliquer des documents instantanément. Enfin, les bons de commande, bons de livraison et ordres de réparation peuvent être générés en quelques clics.
Réduction des risques
Un logiciel de gestion des factures automobiles réduit considérablement le risque d'erreur dans les pièces comptables : montant erroné, oubli d'une mention obligatoire, doublon... Un avantage non négligeable, car la moindre imprécision peut engendrer des litiges avec un client ou avec l'administration fiscale.
Par ailleurs, l'entreprise bénéficie d'un archivage électronique légal des factures émises, conformément aux directives de la direction générale des finances publiques (DGFIP), pour un coût inférieur à celui des factures papier.
Procédés sécurisés
La dématérialisation des factures permet de crypter les données confidentielles conformément à la réglementation en vigueur, et notamment le règlement général sur la protection des données (RGPD). En outre, l'outil évolue en permanence pour s'adapter au cadre légal : l'entreprise a l'assurance d'être toujours dans les normes, sans avoir à effectuer une veille juridique constante.
Concernant l'émission des factures, ces dernières peuvent être transmises par e-mail avec un lien de téléchargement sécurisé, évitant ainsi la gestion contraignante d'un compte utilisateur.
Suivi plus efficace
L'outil de facturation électronique peut être associé avec le logiciel de gestion du concessionnaire automobile, par exemple un progiciel de gestion intégré (ERP), afin de créer des rapports automatiques permettant de suivre son activité au quotidien. Ainsi, l'entreprise bénéficie d'une vision globale de son atelier et/ou de son magasin, car elle peut accéder facilement à toutes ses données depuis une interface unique.
Entre gain de temps, réduction des risques et baisse des coûts, la dématérialisation des factures automobiles ne manque pas d'atouts pour les professionnels du secteur. D'où l'intérêt d'intégrer un logiciel de gestion des factures fournisseurs, proposant des fonctionnalités adaptées aux spécificités de ce domaine d'activité.
