Pourquoi et comment les entreprises françaises doivent passer à la Facturation Electronique ?

La facturation électronique est incontournable pour les entreprises françaises ! Bien plus qu’une simple obligation légale, c’est une étape clé vers la modernisation et la sécurisation des échanges commerciaux. Portée par la directive européenne 2014/55/UE, cette réforme vise à optimiser les transactions tout en luttant contre la fraude. Dès 2026, toutes les entreprises devront s’y conformer et avoir choisi une Plateforme Agréée (anciennement Plateforme de Dématérialisation Partenaire – PDP).

Dans cet article, découvrez pourquoi il est crucial d’anticiper ce changement, comment réussir cette transition pour en tirer pleinement profit, et les facteurs à prendre en compte pour choisir votre PA / PDP.

Avant d’aborder ses avantages concrets et les modalités de son déploiement, revenons sur le cadre légal de la facture électronique en France.

Retour sur le calendrier de la réforme

Initialement prévue pour 2023, puis 2024, la réforme de la facturation électronique a été officiellement reportée à 2026, avec un nouveau calendrier pour cadrer son déploiement.

Emission de factures électroniques

Dès le 1er septembre 2026, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) seront les premières à voir la facturation électronique devenir obligatoire. Ainsi, elles devront établir toutes leurs factures sous forme électronique et émettre le e-reporting. Ce sera ensuite le tour des PME, TPE et micro-entreprises, à partir du 1er septembre 2027.

Réception de factures électroniques

Dès le 1er septembre 2026, l’ensemble des entreprises françaises assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille, auront pour obligation d’être en mesure d’accepter des factures électroniques, car elles sont elles-mêmes clientes de grandes entreprises, ne serait-ce que pour les télécommunications ou l’énergie.

Retour sur l’annonce du 15 octobre 2024

Initialement, l’État avait prévu de proposer une solution complète de facturation électronique avec le Portail Public de Facturation (PPF). Cependant, face à la complexité du projet, la DGFIP a annoncé, via un communiqué de presse le 15 octobre 2024, que la solution de l’Etat ne jouera plus qu’un rôle d’annuaire central et de concentrateur de données vers l’administration fiscale.

Cette décision stratégique repositionne les Plateformes Agréées (PDP) comme les acteurs principaux de la réforme jouant dorénavant le rôle d’interface principale des échanges. Avant l’annonce du 15 octobre, l’État avait immatriculé 70 Plateformes Agréées / PDP, anticipant ainsi la transition et assurant la continuité du dispositif grâce à la prise en charge de l’ensemble des flux de facturation électronique par ces plateformes.

Face à ce repositionnement stratégique et en l’absence d’une solution publique de facturation électronique, le choix d’une Plateformes Agréées (PDP) s’impose comme une véritable opportunité.

Les PA / PDP, acteurs privés, immatriculés par l’État, assureront l’émission, la réception et la transmission des factures électroniques entre entreprises via l’annuaire officiel interconnecté avec l’administration fiscale.  Les Plateformes Agréées / PDP assureront également l’envoi du e-reporting*.

Le passage à la facturation électronique est un projet de grande ampleur, qui ne peut pas être réalisé du jour au lendemain. Le 1ᵉʳ septembre 2026, date du début de la réforme, peut paraître lointain.

Toutefois, il s’agit de la date à laquelle les entreprises doivent être prêtes à recevoir (et à émettre pour certaines) des factures électroniques, et non de la date à laquelle elles doivent commencer leur transition !

En effet, en général, il faut compter entre 2 et 100 jours, en fonction des besoins et de la taille de la société concernée, pour la mener à bien :

• Préparation : diagnostic du processus existant, définition du besoin pour pouvoir interroger le marché, évaluation et choix d’une solution, information des personnes concernées…
• Choix de la plateforme de dématérialisation : sélection d’une Plateforme Agréée, anciennement Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), en prenant en compte les besoins spécifiques de l’entreprise. Une solution optimale doit garantir une intégration fluide et une conformité assurée avec les nouvelles obligations légales.
• Définition des processus : traitement et validation des factures, e-invoicing, e-reporting…
• Intégration avec l’ERP et les autres logiciels de gestion utilisés par l’entreprise.
• Formation des collaborateurs : aux nouveaux outils, aux nouveaux processus, aux nouvelles formes de collaboration en interne mais aussi avec les clients et fournisseurs…
• Déploiement : certaines entreprises commencent par un périmètre restreint pour valider le système en conditions réelles puis l’étendent à toute l’organisation.
• Correction des anomalies post-démarrage.

Plus la date butoir de la réforme Facture Electronique approchera, plus les intervenants externes pour la mise en place des outils qui permettront aux entreprises d’être conformes à la réglementation seront sollicités. La durée estimée ci-dessus pourra alors être rallongée, d’où l’urgence de commencer sa transformation.

En outre, plus le niveau de personnalisation souhaité et la complexité du projet sont élevés, plus le temps d’intégration de la facturation électronique augmente, atteignant généralement une centaine de jours.

D’où la nécessité d’amorcer dès aujourd’hui la mutation, d’autant plus que la facture électronique offre de nombreux avantages pour les entreprises qui saisissent cette opportunité.

Sécuriser le processus de facturation

Grâce à des systèmes de validation et de contrôle automatisés, les factures électroniques permettent d’atteindre une productivité supérieure.

Ainsi, le processus de facturation est plus facile à gérer et les documents peuvent être suivis rigoureusement au sein de l’entreprise. Les dates d’émission des factures électroniques, par exemple, peuvent être identifiées rapidement : de quoi envoyer des relances en temps et en heure en cas de retard de paiement.

Enfin, la dématérialisation permet de limiter drastiquement les erreurs liées aux interventions manuelles : fautes de saisie, perte de document, etc. Cet aspect contribue également à sécuriser et à fiabiliser le processus.

Diminuer les coûts

Un autre avantage non négligeable de la facturation électronique est son impact sur les coûts. Plus besoin d’imprimer les documents, de les expédier par courrier ou de les stocker dans une salle d’archivage ! Sans oublier les économies réalisées sur le matériel et les consommables : imprimantes, cartouches d’encre, feuilles de papier…

Les chiffres parlent d’eux-mêmes : l’envoi d’une facture au format papier coûte entre 5 et 10 € en moyenne, tandis qu’une facture électronique coûte entre 0 et 45 centimes [3].

Gagner en efficacité

En automatisant la saisie et les contrôles, mais aussi en fluidifiant le système d’approbation, la facturation électronique permet d’augmenter sensiblement la productivité de l’organisation. En effet, certaines étapes chronophages disparaissent tout bonnement du processus (c’est notamment le cas du tri du courrier et de la saisie « à la main »), qui se traduit par un raccourcissement du temps de traitement.

Par conséquent, les délais de paiement diminuent, les relations avec les fournisseurs s’améliorent et les éventuels litiges sont résolus plus facilement. En outre, les collaborateurs peuvent consacrer plus de temps à des missions génératrices de valeur, car ils sont libérés des tâches les plus chronophages et répétitives.

Garantir la conformité réglementaire

Bien entendu, le passage à la facture électronique représente un enjeu de conformité réglementaire à l’approche de la réforme, qui s’appliquera dès 2026.

Mais elle peut d’ores et déjà aider les organisations à respecter certaines de leurs obligations. La dématérialisation permet, par exemple, d’automatiser la collecte et la conservation des données nécessaires aux déclarations, mais aussi aux éventuels audits de l’administration fiscale.

Booster le développement de l’activité

La transition vers la facture électronique constitue une étape importante dans la transformation numérique d’une organisation, gage de modernité et d’efficacité. Plus précisément, la dématérialisation permet d’optimiser la gestion de l’entreprise grâce à une prise de décision éclairée, basée sur un traitement et un suivi rigoureux des transactions et de la comptabilité.

Une entreprise qui décide de ne pas commencer sa transformation vers la facturation électronique et donc de ne pas adopter une plateforme de facturation électronique dès maintenant fait face à de multiples risques.

La dégradation des relations clients et fournisseurs

Premièrement, elle risque une déconnexion de ses clients et fournisseurs. L’entreprise va rapidement constater que tous ses partenaires commerciaux passent tous progressivement à la facturation électronique. Si elle ne décide pas d’évoluer de concert, ses échanges de factures et les flux de paiement risquent de se compliquer, ses relations quotidiennes de se détériorer, son image auprès de ses fournisseurs et clients de se dégrader.

Passer à la facturation électronique dès à présent via un portail collaboratif permet au contraire de mettre en place une collaboration transparente, de diminuer le nombre de litiges et d’accélérer les règlements. Soigner et sécuriser ses relations commerciales permet la préservation de son chiffre d’affaires et de sa résilience.

Ensuite, une évolution sereine n’est jamais effectuée dans l’urgence. Ne pas attendre le dernier moment, c’est avoir le temps d’étudier les options et de prendre les meilleures décisions sereinement, et accompagné des meilleurs experts. C’est aussi prendre le temps de former ses collaborateurs pour qu’ils s’approprient progressivement la nouvelle solution choisie.

Les menaces liées à la fraude et à la cybercriminalité

Une société qui n’anticipe pas la réforme sera aussi davantage exposée à la fraude et à la cybercriminalité. Il est clair que les fraudes et les cyberattaques sont de plus en plus nombreuses, d’autant plus sur les systèmes de facturation artisanaux ou pas suffisamment à la pointe de la technologie. En 2023, 64 % des entreprises françaises ont déclaré avoir été victimes d’au moins une tentative de fraude, selon une étude de Trustpair[4]. Les grandes entreprises sont particulièrement visées, avec 69 % d’entre elles ciblées au moins une fois.

La facturation électronique autorise de multiples contrôles automatiques, d’où une minimisation des risques de non-conformité et de fraude. En effet, les cybercriminels visent en priorité les entreprises les moins protégées, par souci de facilité.

Ils ne sont pas sans savoir qu’une fois que la réforme sera une obligation pour toutes les entreprises, la sécurité sera plus forte encore du fait des contrôles réalisés par les PDP [6]. Les seules factures acceptées seront celles émises par des entreprises véritables, et identifiées par leur numéro de SIREN ou SIRET, ce qui rendra leur tâche bien plus ardue.

L’échange de factures ne pourra se faire que via l’intermédiaire de plateformes qui elles auront l’obligation de contrôler (à l’émission mais aussi à la réception) de la conformité des factures.

La perte d’argent et de productivité

Une société qui ne passe pas à la facturation électronique dès maintenant perd du temps, de l’argent et d’autres ressources. Comme nous l’avons déjà évoqué, le coût d’une facture papier est environ 10 fois supérieur à celui d’une facture électronique, notamment du fait des économies matérielles (papier, stockage…), des gains de productivité et de fiabilité colossaux dans le traitement des factures. Attendre pour adopter la facture électronique, c’est ne pas tirer profit de tous ces avantages immédiats et long terme.

Attendre, c’est aussi bloquer l’évolution des façons de travailler. Depuis la crise sanitaire, les collaborateurs sont, au sein de la plupart des entreprises, plus souvent, voire uniquement en télétravail. Ces méthodes de travail hybride ayant explosé, la sécurité et la digitalisation des processus pour le succès de ce fonctionnement est plus que jamais à l’ordre du jour.

En passant à la facturation électronique, l’entreprise s’assure que son processus de traitement des factures, de l’expression du besoin au règlement, soit mené de manière dématérialisée et collaborative. Les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée se trouvant automatisées. Les collaborateurs peuvent consacrer leur temps de travail à des missions à forte valeur ajoutée telles que l’analyse des données et le conseil de la direction de l’entreprise. En proposant des missions stimulantes, l’entreprise attirera plus de nouveaux talents.

Le non-respect des obligations légales

Enfin, passer à la facture électronique dès maintenant, c’est s’assurer d’être en règle au moment des échéances obligatoires 2026-2027. Dès lors, cela permet aux entreprises de ne pas redouter des pénalités à ce moment-là, qui peuvent aller jusqu’à 30 000 euros d’amende par année civile.

PA / PDP : quelles sont leurs obligations ?

Les Plateformes Agréées (PA) / Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) doivent remplir plusieurs obligations strictement encadrées pour assurer la conformité des processus de facturation électronique en France.

Tout d’abord, une PA (PDP) doit obtenir l’immatriculation de l’État, qui exige des certifications rigoureuses comme l’ISO 27001 pour la sécurité de l’information, la validation de Service de Niveau de Confiance (SNC), et la vérification d’identité substantielle.

Une fois immatriculée, la Plateforme Agréée (PDP) est responsable de l’émission et de la réception des factures domestiques (e-invoicing) et doit gérer les différents statuts associés au cycle de vie de ces factures.

Elle doit également transmettre les données de e-reporting à l’administration fiscale, pour les transactions hors e-invoicing, afin de garantir la transparence et le suivi des opérations.

Elle est tenue de contrôler la conformité des factures et des données qu’elle traite, s’assurant que celles-ci respectent les exigences légales avant transmission, assurant ainsi l’exactitude et la rigueur du processus.

La PDP doit gérer le cycle de vie complet des factures, mettre à jour l’annuaire et permettre sa consultation pour les référentiels des entreprises.

Enfin, pour assurer une fluidité dans le traitement des factures, elle doit garantir son interopérabilité avec les PDP des destinataires, permettant ainsi une communication et un échange de données efficaces entre les différentes plateformes.

Plateforme Agréée (ex PDP) : quelles peuvent être leurs valeurs ajoutées additionnelles ?

Au-delà de leurs obligations, les PA (ex PDP) pourront proposer des services à valeur ajoutée additionnels. Avant de faire son choix, une entreprise doit les étudier méticuleusement afin de choisir la plateforme qui répond au mieux à ses besoins et qui lui apportera le plus de bénéfices.

Les valeurs ajoutées additionnelles que les PA (ex PDP) pourront proposer sont les suivantes :

• Échange de factures aux formats autres que ceux du socle minimal : Faciliter les échanges de factures au-delà du socle minimal obligatoire, permettant aux entreprises de s’adapter aux formats spécifiques requis par certains partenaires ou marchés.
• Émission et réception de tout type de factures : En plus des factures électroniques obligatoires, la plateforme pourra prendre en charge des factures hors périmètre e-invoicing, comme celles issues de transactions internationales ou avec les particuliers.
• Services avant et après facturation : Les PDP pourront proposer des fonctionnalités complémentaires telles que l’intégration comptable, la validation, et même des solutions de paiement, optimisant ainsi l’ensemble du cycle de facturation.
• Conformité fiscale : Garantir la conformité des transactions et documents en fonction des réglementations fiscales en vigueur, sécurisant ainsi les opérations pour les utilisateurs.
• Archivage légal : Assurer un archivage électronique avec force probante, garantissant la conservation et l’authenticité des documents pour toute durée légale requise.
• Un meilleur partage des informations entre utilisateurs et experts comptables, pour les entreprises qui externalise leur tenue de comptes : En étant au cœur des transactions, la Plateforme Agréée / PDP favorise une gestion optimisée des flux, facilitant les échanges entre entreprises, experts-comptables, et autres utilisateurs de la plateforme.

Plateforme Agréée / PDP : Quand faire votre choix ?

Choisir une Plateforme Agréée (PA), anciennement Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), dès maintenant permet aux entreprises de prendre une longueur d’avance face aux changements réglementaires liés à la Facture Électronique en France, dont la mise en application est prévue pour 2026. En adoptant une PA / PDP à l’avance, les entreprises s’assurent une transition plus fluide, anticipent les défis d’interopérabilité avec leur ERP, et garantissent une conformité rigoureuse dès le début de la réforme.

*E-reporting : procédure de transmission des données de facturation pertinentes à l’administration fiscale dans le cadre des transactions interentreprises à l’international, des ventes aux clients particuliers (B2C) et des encaissements.

Sources

[1] https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000046383394
[2] eBook Facture Electronique Yooz
[3] https://www.entreprises.gouv.fr/
[4] [6] https://www.impots.gouv.fr/
[5] https://trustpair.fr/blog/etat-de-la-fraude-2024/