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La dématérialisation des factures

Automatisation du traitement des factures: pourquoi et comment ?

par Yooz le 20.08.2020

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Publiée au Journal officiel du 16 septembre 2021, et consultable aisément sur le portail Internet du gouvernement, l’ordonnance n° 2021-1190 définit le cadre d'une évolution majeure en matière de réglementation de la facturation : la transition du format papier vers la version numérique pour les entreprises.

 

Elle détaille également les étapes de l'obligation de déploiement progressif du dispositif pour les entreprises qui prévoit de s’étendre jusqu’en 2026. 

 

L'essence de la mise en place de la facturation électronique aux entreprises assujetties à la TVA est le résultat de plusieurs objectifs; la simplification de la vie des entreprises, l'accélération de la transition numérique et l’amélioration de la qualité de transparence avec l'administration fiscale. 

 

D’un point de vue économique, il est sans appel que ces changements tendent à soumettre les entreprises et les organismes comptables à des contrôles plus fréquents et plus précis. Mais au-delà de cet aspect, il est clair que nous assistons à un engouement spontané et naturel pour le numérique de la part de tous les acteurs du marché qui y convergent.

 

Il suffit de se pencher sur les résultats pour se rendre compte que dématérialiser le traitement de ses factures atteint tous les scores en termes de résultats de performance. Libéré des tâches chronophages et au delà des économies colossales réalisées, il est enfin possible de se consacrer à la recherche de nouveaux gisements de valeur.

 

Selon l’étude PWC / DFCG sur les priorités du directeur financier, qui a porté sur un échantillon d'entreprises composé de près de 80 % de PME et d’ETI, la dématérialisation des factures apparaît comme le premier levier technologique de la digitalisation des entreprises. Pourquoi cet enthousiasme pour le numérique ? Les logiciels de dématérialisation des factures ou du processus P2P ont considérablement évolué ces dernières années pour proposer une accessibilité en mode SaaS, une simplification de l’utilisation et du déploiement (sans compromis sur la performance) et une accélération du Retour Sur Investissement des projets. 

 

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Une offre de solutions adaptées, performantes et accessibles 

 

La disponibilité de ces solutions en mode SaaS (Software as a Service) s’avère être une excellente nouvelle au service de l'adoption de ce type de solution :

 

  • Aucun investissement préalable ni en matériel ni en logiciel n’est requis quelque soit l'utilisateur. 
  • Les informations liées à votre entreprise sont protégés et accessibles 24h/24 et 7j/7,depuis n’importe quel terminal connecté à Internet : PC, Mac, smartphone, tablette… Un avantage crucial dans le contexte actuel. En effet, depuis la crise de la Covid-19, on assiste à un essor du télétravail, et donc à un besoin de flexibilité croissant pour les entreprises et leurs collaborateurs.  
  • Elles sont en règle générale facturées comme pour un service, « à l’usage », en fonction de la consommation, ce qui rend le modèle économique adapté à l’utilisation qui en est faite par chaque client. 
  • S'agissant d'un service passant par le Cloud, ce type de logiciel peut bénéficier de mises à jour et évoluer au fur et à mesure, en concordance avec l'évolution de l'entreprise et les dernières innovations. Ainsi, la version initiale proposée par l'éditeur de logiciel ne sera pas la version finale, mais une version amenée à évoluer avec son temps, et ce sans coûts supplémentaires. 

Une vraie simplification, sans compromis sur la performance

 

Le cauchemar de la complexité, des délais de déploiement et d’optimisation importants, tant redoutés par les DAF et DSI est désormais terminé. Les solutions nouvelle génération ne nécessitent pas de phase d’installation, le paramétrage est intuitif et accessible à tous, l’intégration avec le système comptable ou l’ERP est native. Même si cela dépend de chaque projet et du niveau de complexité et de customisation de celui-ci, la plupart des déploiements peuvent se faire en l'espace de quelques jours, voire de quelques heures. Une fois la solution choisie, le démarrage est donc imminent !

 

Des bénéfices immédiats, un retour sur investissement rapide

 

Au-delà de la disparition des coûts évidents liés au traitement, stockage et impression des documents, les avantages d’un projet de dématérialisation de documents sont directs, immédiats et mesurables.

 

La dématérialisation des factures divise les cycles de validation et de décision par 5 à 20, multiplie par 2 à 3 la productivité. Toutes les phases de traitement - réception, lecture, vérification, paiement, archivage, envoi... sont réalisées en quelques secondes. Les coûts administratifs, quant à eux, sont abaissés de 30 à 70%.

 

Sur le plan des bénéfices indirects, ces solutions contribuent à améliorer la gestion de l’activité grâce à des reportings intelligents, et à sécuriser le processus (contrôle de cohérence, détection des doublons, détection de fraudes, protection des données, suppression des pertes de documents). Sur le plan légal, elles bénéficient aussi des fonctionnalités de conformité réglementaire, piste d’audit fiable, copie fiable à valeur probante, archivage légal, signature électronique.

 

Les collaborateurs des services comptables et financiers voient par ailleurs leur quotidien changer pour le mieux. En effet, toutes les tâches chronophages, à faible valeur ajoutée et ne nécessitant pas une intervention humaine, sont automatisées. Ils peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, bien plus stimulantes. Par exemple, ils pourront passer la majeure partie de leur temps de travail sur des missions de conseil pour assister la direction de l'entreprise dans sa prise de décision, plutôt que s'atteler à de la saisie de données. Au-delà des collaborateurs eux-mêmes, il s'agit d'un réel gain financier pour l'entreprise, qui voit son capital humain réinvesti sur des tâches stratégiques. 

 

Quels résultats concrets obtiennent les utilisateurs de solutions de dématérialisation ?

 

Le cabinet Paystream Advisors compare, dans son étude, deux indicateurs de performance des services comptables selon le niveau de maturité de l’entreprise en matière d'outils de dématérialisation des processus et documents comptables. Les «innovators» étant les entreprises ayant le plus optimisé leur processus factures en le dématérialisant et en l’automatisant.

 

 

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  • Le temps de traitement moyen entre la réception d’une facture et son approbation : il varie de 45 jours pour les « novices » à 5 jours pour les « innovators » !
  • De plus, selon le même critère de comparaison,le coût de traitement d’une facture, tous supports confondus (document papier et électronique), oscille entre 14,12 €, pour les « novices » et 2,22 € pour les « innovators », « top performers » du processus comptabilité fournisseurs.

 

Vous souhaitez en savoir plus sur les avantages liés à la mise en place d'un outil de dématérialisation de factures ?

 

 

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