A menudo la gestión de documentación se puede volver tediosa y una auténtica pérdida de tiempo, sobre todo si hablamos de la facturación de una empresa. Un pilar fundamental de cualquier negocio es tener un control sobre su facturación y más concretamente, sobre sus gastos, no solo para tener un conocimiento sobre la salud financiera de su empresa, sino también para saber qué decisiones tomar respecto a proveedores y clientes. Para llevar una gestión de facturas eficientemente, la automatización de los procesos en una real ventaja.
La gestión de las facturas en el día a día de su empresa
La facturación es un área de la empresa que se debe revisar prácticamente a diario y por eso debe estar actualizada y accesible desde cualquier sitio, por ejemplo, accediendo a través de web, pero realmente ¿cuáles son los desafíos de la gestión de facturas a los que se va a enfrentar en su día a día?
Existen muchos desafíos de cara a realizar la correcta gestión de las facturas de su empresa, dependiendo de su negocio o del sector al que pertenezca esta, estos desafíos pueden variar, Sin embargo, vamos a mencionar los más generales.
En primer lugar, conocer la legislación de cada país y de la comisión europea para ser conscientes de los formatos de facturas permitidos y plazos disponibles para realizar un pago. Así como de las posibles sanciones por retrasos de estos.
Segundo, conocer los focos de mayor gasto de la empresa. Obteniendo información lo más segmentada posible teniendo en cuenta, no solo el tipo de gasto, si no la razón de este o a qué cuenta corresponde el mismo.
Tercero, tener una buena organización documental, con un fácil acceso a ella y desde cualquier parte del mundo y dispositivo.
Cuarta, ahorrar costes en la gestión de las facturas, empezando por un ahorro en materia prima de papel, usando facturas en formato electrónico, y también reduciendo el tiempo de gestión de todas las facturas de la empresa.
Quinta, en función a los gastos, definir objetivos de ahorro, cambio de procesos o buscar nuevos proveedores para resolver un problema.
Como podrá ver, son muchos los desafíos que buscan resolver la buena gestión de las facturas. Esta es una tarea importante y complicada, hacerlo de una manera manual puede ser tedioso, de ahí que añadir automatismos a esta tarea sea tan sumamente importante.
La importancia de la automatización y tratamiento de datos.
¿Se imagina controlar, con un proceso manual, cada una de las facturas de su empresa? Esto no solo sería un problema de tiempo, sino que se podrían producir errores de pago a un proveedor, lo que más tarde se puede convertir en un auténtico quebradero de cabeza. Es por esto, que es cada vez más importante usar tecnología que le ayude a gestionar todas esas facturas de una manera sencilla, rápida, digital y, sobre todo, más barata. En este punto, es muy importante la selección de un socio tecnológico con una plataforma que tenga las siguientes características:
- La accesibilidad a la plataforma es muy importante por eso debe asociarse a un proveedor que le asegure que su servicio siempre estará disponible usando tecnologías en la nube.
- El acceso automático a la información es otro punto clave, por eso la tecnología escogida debe conectarse a un repositorio central del que pueda coger la información, por ejemplo, un correo electrónico al que le escriben los proveedores enviando la factura o una carpeta en la nube a la que sube todas las facturas.
- Intentar automatizar todo lo posible la creación, en su plataforma, de los asientos contables del presupuesto y para esto es muy interesante la captura de la información desde una imagen o PDF, los formatos más comunes en los que se envía una factura, usando software de Reconocimiento Óptico de Caracteres, tecnología llamada OCR, para posteriormente procesar y validar esa información contra una base de datos mundial que rellenará los datos que falten del proveedor, como un teléfono o correo electrónico de contacto.
- Para usar toda esa información sobre proveedores, añadida por millones de usuarios, antes debe ser procesada con tecnología Machine Learning y una IA que sea capaz de discernir cuál es la información que aporta más valor para el usuario de la plataforma.
- Un aspecto clave es poder conectar la herramienta que gestiona los gastos de su empresa con su ERP para tener centralizada toda la información en una única plataforma.
- Por otro lado, lanzar eventos de pago, una vez el presupuesto se haya aprobado por parte de un responsable, no solo le permite validar la veracidad del pago, sino que también cada responsable será consciente del gasto.
- Finalmente, otro aspecto clave es tener el control y la información sobre las facturas que se reciben, las que se pagan, por qué y a que cuenta de su empresa se le carga el gasto. Esto ayuda a tener claro en que se gasta el dinero y da visibilidad a la hora de tomar decisiones sobre los futuros gastos de la empresa.
Seguramente ha oído hablar de la digitalización certificada. Usar una plataforma que esté homologada con la Agencia Tributaria del país, le asegurara que el formato de presupuestos y facturas serán aceptados en una revisión por parte de los inspectores de la agencia.
Todos estos puntos son primordiales a la hora de ahorrar tiempo en la rutina de controlar las facturas que están pendientes de pago y las que están pagadas.
Beneficio de un sistema monitorizado
Usar un programa para tener el control de la facturación es, sin duda, una buena decisión, pero ¿Cuáles son los beneficios de un sistema de gestión de facturas?
El mejor beneficio es una mayor eficiencia en una tarea fundamental como es administrar todos los gastos de la empresa, añadiendo automatismos que ahorran tiempo de trabajo humano. Además, este tipo de sistemas hacen que todos los empleados de la empresa participen en el proceso de gestión independientemente del puesto.
En cuanto a los informes de gastos que proporcionan estos sistemas, dan un mayor conocimiento del estado de las cuentas de la empresa, pudiendo así conocer riesgos o incluso prever posibles problemas a futuro.
Evitan posibles problemas por falta de información sobre el proveedor al que se está pagando o sobre el producto que se ha adquirido.
Otro punto a tener en cuenta es el respaldo de la información, por ley se tiene la obligación de guardar las facturas unos años, en el caso de España son cuatro (artículo 29), estos sistemas de gestión de facturas, basados en tecnologías en la Nube, realizan el respaldo de esta información sin necesidad de ninguna intervención humana. Lo que le asegura que, en caso de catástrofe, usted podría recuperar esa información.
