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3 minutes de lecture

La dématérialisation des factures

Réduisez vos coûts de gestion de 80% grâce à la dématérialisation !

par Yooz le 5.04.2020

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Cela pourrait l’un des sujets évoqués dans la célèbre émission « Questions pour un Champion » : « Je suis un inconditionnel des processus papier, réticent vis-à-vis des technologies, indifférent au coût de gestion de mes actions, détaché des contraintes budgétaires, insensible aux promesses et aux opportunités de la transformation digitale, j’aime tout faire par moi-même. Je suis ? Je suis ? » Probablement un manager qui n’a jamais entendu parler ni de dématérialisation des factures, ni de format PDF, ni de signature électronique, ni de valeur probatoire !

 

Et qu’il serait aisé de convaincre, car la dématérialisation est l’un des rares domaines où le retour sur investissement est significatif, quasi immédiat et simple à comprendre et à expliquer à une direction générale.

 

La dématérialisation  des achats et factures fournisseurs permet de réduire les coûts de gestion de 80%  et d'accroître la productivité des équipes financières et comptables : cycles de validation divisés par 5 à 20, multiplication par 2 de la productivité de traitement.

Rappelons que l’enregistrement comptable d’une facture papier coûte entre 9 et 20 €. Le cumul des économies peut être vite impressionnant si l’on considère le nombre d’étapes : copies des bons de commande, envois postaux, temps de validation et de recherche, duplication des factures, stockage papier, perte de factures…

 

Une telle perspective a de quoi séduire : les directions financières, aux premières loges de l’optimisation des coûts, de l’automatisation, et de la recherche d’un ROI avec le numérique, ne s’y trompent pas. Selon l’étude PWC-DFCG sur les priorités 2019 des DAF français, pas moins de 30 % ont placé en tête de leurs priorités les solutions logicielles de dématérialisation des flux de factures fournisseurs, contre 29 % en 2018, comme outil pour doper la productivité. « La dématérialisation des cycles fournisseurs et clients restent également à l’ordre du jour des priorités 2019 pour 60 % des directions financières, malgré les efforts réalisés depuis plusieurs années », souligne l’étude PWC-DFCG.

 

La dématérialisation présente l’avantage d’agir sur l’ensemble du cycle de traitement des factures :

 

  • La gestion des courriers se trouve allégée (et sécurisée). Savez-vous combien de documents gérés par les entreprises sont perdus chaque année ? Environ 7 %, selon une étude de Kodak Alaris.
  • La ressaisie des informations comptables, avec son risque d’erreurs en cascade et de litiges futurs, n’est plus nécessaire.
  • La validation de toutes les transactions s’effectue plus rapidement, avec des workflows fluides, des portails adaptés, de la signature électronique et des accès sécurisés.
  • Les délais de paiement sont raccourcis, pour le plus grand bonheur des fournisseurs et des gestionnaires de trésorerie.
  • La gestion des litiges, devient moins un fardeau pour ceux qui en ont la responsabilité, d’autant que la plupart de ces dysfonctionnements auraient pu être évités en amont, lors de la saisie des informations.
  • Quant au stockage des volumes de papier, il suffit de multiplier la taille des armoires nécessaires par le prix moyen du mètre carré pour obtenir plusieurs milliers, voire dizaines de milliers d’euros par an pour les plus grandes entreprises. Selon l’étude Kodak Alaris, le coût moyen d’entretien d’une armoire remplie d’archives papier atteint 2 500 euros par an. A supposer, bien sûr, que les documents archivés soient bien classés !

 

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