Plus économique, plus pratique et plus écologique que la facture papier, la facture électronique cumule les avantages. Néanmoins, elle s’accompagne d’un certain nombre d’exigences qu’aucune entreprise, si petite soit-elle, ne peut ignorer, pour réussir son passage à la dématérialisation des factures.
Accepter la facture dématérialisée.. si c'en est une !
Depuis le 1er janvier, toutes les entreprises sont tenues d’accepter les factures qui leur sont adressées sous format électronique. Elles doivent donc être en capacité de les traiter et, pour commencer, d’en vérifier la validité. La directive européenne 2010-45 CE de 2010, transposée en France depuis le 1er janvier 2014, définit très précisément les attributs d’une facture électronique :
- d’un point de vue technique, les textes n’imposent aucun format pourvue que soient garanties trois caractéristiques fondamentales : l’authenticité (le fournisseur doit bien être l’émetteur de la facture) ; la lisibilité (la lecture de la facture doit être possible par un humain) ; et l’intégrité (aucune modification ne doit avoir été apportée à la facture postérieurement à son émission).
- en ce qui concerne le contenu, une facture doit impérativement être datée, numérotée et indiquer les identités du vendeur et de l’acheteur, le détail des produits et services sur lesquels porte la transaction, leur prix, le taux de TVA appliqué à chacun, les éventuelles remises, et les montants totaux HT et TTC. Doivent également figurer un certain nombre de mentions obligatoires, comme les conditions de règlement.
L’entreprise cliente à l’obligation de vérifier l’ensemble de ces éléments et, si besoin, de demander à son fournisseur la mise en conformité de sa facture. Dans le cas contraire, l’acheteur peut, par exemple, voir ses droits à déduction de TVA remis en cause.
Pouvoir remonter la piste d'audit fiable grâce à la facture dématérialisée
En cas de contrôle, l’entreprise doit pouvoir démontrer la réalité de l’opération économique sous-jacente à la facture électronique. Pour cela, elle doit être en mesure de retracer de manière complète et irréfutable la chronologie du processus d’achat, de garantir durablement l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité de la facture, de pouvoir y associer d’éventuelles pièces justificatives, et de tenir à jour une documentation des techniques et des procédures mises en œuvre. Tout cela constitue ce que l’administration fiscale appelle une piste d’audit fiable, documentée et permanente (PAF).
La PAF est une obligation de résultat. Selon sa situation, sa taille et son activité, il appartient donc à l’entreprise de mettre en place les moyens qui lui apparaîtront appropriés. Par exemple, un artisan ou une petite entreprise peut souvent se contenter de conserver devis, bons de commande et bons de livraison. Grâce aux smartphones, des photos constituent désormais aussi un commode élément de preuve. Si la PAF est absente ou insuffisante, l’administration fiscale peut soupçonner une facturation fictive ou de complaisance, et l’entreprise de chercher à entraver son travail de vérification, ce qui peut conduire à des sanctions extrêmement lourdes.
Comment garantir l'authenticité d'une facture dématérialisée ?
La vie de la facture ne s’arrête pas avec son règlement. Les entreprises sont tenues par l’administration fiscale de conserver leurs factures durant six ans, même s’il est préférable d’aller jusqu’à dix ans pour parer à toute éventualité. Pour que l'archivage des factures fournisseurs ait une valeur probante, celles-ci doivent être archivées dans leur format d’origine (pour les factures papier, une copie numérique dite « fiable » est acceptée à certaines conditions). Le système d’archivage doit garantir durablement les qualités de lisibilité, d’authenticité et d’intégrité des factures, et les accès aux documents archivés doivent être contrôlés et tracés. Enfin, le système et les procédures d’archivage doivent être documentés et régulièrement contrôlés.
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