Free Now a choisi Yooz pour centraliser son service de comptabilité fournisseurs et réduire ses coûts de gestion des factures.
Free Now est une application de mobilité comptant plus de 56 millions d'utilisateurs à travers 16 pays et plus de 170 villes.
Tout a commencé il y a quelques années avec des courses de taxi puis peu à peu la société s'est déployée en offrant une gamme de services plus large sur tous types de véhicules et dans des ordres de prix différents.
En Europe, Free Now est basé en Allemagne d’où la société pilote presque l'ensemble des marchés européens : Allemagne, Pologne, France, Royaume-Uni, Irlande, Espagne, Portugal, Italie, Autriche et Grèce.
Mira Karp, comptable auxiliaire chez Free Now et administratrice de Yooz nous en dit plus sur la contribution de Yooz au succès de Free Now.
La stratégie étape par étape de Free Now pour déployer Yooz sur toutes ses filiales
En 2020, Free Now rachète la société française Kapten qui utilisait déjà Yooz avant le rachat. Trouvant la solution parfaite pour collecter les factures de toutes ses filiales, Free Now adopte Yooz pour centraliser son processus comptable sur l'ensemble du groupe.
Le processus de mise en œuvre commence alors par l'Autriche, le pays qui avait à l'époque le plus petit nombre de factures. Une fois les équipes à l'aise avec Yooz et les nouveaux processus, d'autres entités suivent selon la même logique : les pays avec un plus petit volume de factures d'abord et le plus grand, l'Allemagne, pour finir.
En tout, Free Now a embarqué 10 filiales en 6 mois, l'Autriche ouvrant la voie en avril 2021 et l'Allemagne clôturant le processus en octobre 2021. « Je pense qu'il aurait été plus judicieux de commencer par le pays le plus volumineux en premier car c’est là que l’on voit vraiment toutes les étapes auxquelles il faut penser » confesse Mira, révélant que différentes approches sont possibles lors de la mise en place d'une solution d'automatisation des processus comptables. Pour vous aider à identifier la vôtre, jetez un coup d'œil à notre livre blanc : Comment devenir un Top Performer de la finance.
Chaque équipe a ensuite suivi des ateliers pour apprendre à utiliser Yooz en fonction de son rôle dans le processus de traitement des factures. Yooz offre une large panoplie de formations, en direct et à la demande, pour s'assurer que chacun dans l'entreprise reçoive le bon contenu selon ses besoins.
Travailler efficacement sur plusieurs sites avec une équipe comptable centralisée
Toute la gestion des factures européennes est faite depuis l'Allemagne, à Hambourg, sauf pour l'entité française qui a historiquement la sienne.
Yooz propose une capture omnicanal des factures (papier, email, photo, scannées ou même déposées sur un serveur SFTP) ce qui a permis à Free Now de facilement intégrer et centraliser l’ensemble de ses documents dans Yooz. L'équipe comptable vérifie les factures et les envoie ensuite pour approbation grâce à des workflows prédéterminés. Une fois les factures approuvées, elles sont intégrées dans le système ERP pour procéder au paiement. En savoir plus sur l'intégration avec Sage 1000.
En savoir plus sur l'intégration avec Microsoft Dynamic 365 Business Central.
Grâce à Yooz, ce processus est devenu fluide et homogène pour toutes les filiales. Elles savent désormais en temps réel où en sont leurs factures dans le processus de traitement et ont également accès à tout l'historique. Bien sûr, la confidentialité est respectée et les équipes ne peuvent voir que les documents pour lesquels elles disposent d’une autorisation. « Cela s'est avéré particulièrement utile pour les équipes marketing, car elles devaient auparavant travailler avec différents systèmes (un pour chaque entité) et maintenant que tout est centralisé, elles gagnent en efficacité », explique Mira Karp.
Prochaine étape : l'automatisation du processus d'achat. « Nous sommes à deux doigts de faciliter la vie d'une autre équipe : celle des achats ! ». Ajoute Mira.
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