Cuando su existencia depende de los números, es importante hacerlos bien. El más mínimo error -un número de más, un cálculo erróneo, incluso la pérdida de documentos - puede multiplicarse hasta convertirse en un problema muy grande. Esto es cierto en todas las empresas del mundo, pero aún más cuando se trata de finanzas y contabilidad automatizada.
En el pasado, la obtención de información era el trabajo de un contable y, por lo general, una pesadilla. Recopilar y analizar datos significaba trabajar con grandes cantidades de papel y números; un proceso manual que no hacía más que complicarse a medida que las empresas (y la cantidad de papel) aumentaban. Sin embargo, hoy en día las nuevas tecnologías están cambiando la forma de trabajar para profesionales y hay una serie de herramientas informáticas que ayudan tanto a la recogida como al análisis de datos. Una de las más conocidas se llama Inteligencia Artificial (IA) y la contabilidad nunca volverá a ser la misma.
¿Qué es la inteligencia artificial y qué puede hacer?
Aunque las soluciones del pasado no tienen nada que ver con los métodos del presente, sobre todo en términos de rendimiento y fiabilidad, tenían el mismo objetivo: tomar un proceso tedioso y repetitivo y encontrar la manera de hacerlo más fácil y mejor. Hoy en día eso significa la automatización y el uso de la inteligencia artificial. Pero, ¿qué es la IA y qué puede hacer?
La inteligencia artificial es un término técnico utilizado para describir la inteligencia demostrada por un programa informático o una máquina que imita la de los humanos. Le permite a las máquinas aprender de la experiencia, interpretar la información, y realizar tareas basadas en esa información. Tiene aplicaciones empresariales concretas, especialmente cuando se trata de recoger y analizar grandes cantidades de datos, además de automatizar tareas repetitivas y rutinarias.
Parece una combinación perfecta para la contabilidad y el proceso de cuentas por pagar!
La IA en la contabilidad: una oportunidad
De hecho, la IA tiene un impacto significativo en la contabilidad y las finanzas.
En el pasado, los contables procesaban manualmente las facturas y las órdenes de compra en papel. A continuación, introducían toda la información a mano (en un libro de contabilidad y, más tarde, en un sistema informático) y enviaban a los gestores diferentes documentos para su aprobación y pago. A continuación, todos los documentos se archivaban en el almacén.
Hoy, gracias a la IA, cada uno de estos pasos manuales del proceso de facturación se sustituye por una función automática que analiza, reconoce, compara e introduce los datos en el sistema de información. Entonces, basándose en reglas preestablecidas, la información se encamina para su aprobación e incluso se paga automáticamente. En lugar de pasar días buscando datos o incluso documentos, la gestión pueden ahora acceder a la información con un solo clic.
Lo mejor de todo es que las soluciones basadas en la IA son estudiantes diligentes. Aprenden rápido y bien, identificando empresas individuales, capturando facturas, analizando su información e incluso conociendo sus plazos de pago.
Los beneficios de la inteligencia artificial en la contabilidad
¿Le interesa reducir los costes en un 80% y el tiempo de ejecución de las tareas en un 80-90%?[1] ¿Y hacerlo mejor, con menos errores? Esa es la ventaja de utilizar la IA en la contabilidad. De hecho, son tantos los beneficios que, según un estudio de PwC, el 85% de los CEOs afirman que la inteligencia artificial cambiará significativamente su forma de hacer negocios en los próximos cinco años.[2] Veamos a algunos:
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Tiempo de procesamiento más rápido
La IA puede manejar cantidades masivas de datos en un periodo de tiempo muy corto. Como resultado, las empresas pueden reducir el tiempo de procesamiento de semanas y meses a días y horas, a veces incluso minutos.
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Menor costo
Unos tiempos de procesamiento más rápidos significan menores costes de explotación. La información está disponible con un solo clic, y la mayor precisión significa menos errores. Como resultado, habrá menos pagos no efectuados o sanciones fiscales. El departamento de contabilidad podría incluso convertirse en un centro de beneficios inesperado gracias a los descuentos y beneficios por pago anticipado.
- Actualizaciones de estado en tiempo real
Gracias a la IA, las empresas pueden obtener actualizaciones de estado en tiempo real. Esto hace que los informes diarios sean posibles y baratos, lo que a su vez permite a las empresas ser más proactivas y responder a las tendencias de los datos. La empresa es capaz de tomar mejores decisiones, más rápidamente. Eso facilita la planificación!
- Seguridad e integridad de los datos
Los humanos se cansan y cometen errores, especialmente en las tareas repetitivas. Las máquinas no. Como la IA es capaz de comparar y cotejar rápidamente la información, hay menos posibilidades de error. Esta capacidad de comparar rápidamente los puntos de datos también ayuda a identificar posibles fraudes, actividades sospechosas, y patrones que de otro modo podrían pasarse por alto.
- Apoya las auditorías y garantiza el conformidad legal
La IA supervisa la información de los documentos y la compara con las normas y leyes, señalando los problemas, y alertando a la dirección. También es capaz de proporcionar rápidamente informes de datos fiables y rápidos.
- Impulsa la adopción digital
La implementación de la IA impulsa un cambio de mentalidad, ayudando a los empleados a ver el beneficio de la tecnología y a ser más conocedores de la misma. Esto, a su vez, les ayudará a adoptar una mayor transformación digital.
El futuro es ahora
Aunque la automatización del procesamiento de facturas existe desde hace décadas, su uso no era tan normal. Hoy, las soluciones son más accesibles y, por tanto, están al alcance de empresas de todos los tamaños. La tecnología también ha avanzado y se ha vuelto cada vez más efectiva a la hora de afrontar los retos de reducir gastos y agilizar procesos. Gracias a la nube, toda esta capacidad está disponible desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Sin embargo, la IA no es un sustituto de los humanos y no lo será de los contables. Al asumir el trabajo rutinario y repetitivo, los empleados podrán centrarse en áreas más estratégicas, como la mejora de procesos y el control de costes. En todo caso, la IA mejorará la capacidad humana y ayudará a los departamentos financieros a proporcionar la información financiera más precisa posible.
La solución de Yooz combina el más alto nivel de automatización del procesamiento con una facilidad de uso y puesta en marcha inigualables, para ayudar a sus clientes (responsables de finanzas y contabilidad) a hacer sus procesos más productivos y seguros desde la solicitud de compra hasta el pago.
