Toutes les entreprises qui s'y sont risquées le savent : tenir une comptabilité sans un bon système de classement des documents est un véritable casse-tête. Heureusement, il existe des solutions pour optimiser et simplifier cette tâche fastidieuse, comme l'automatisation du classement des factures fournisseurs grâce à un logiciel de gestion adapté.
L’importance du classement des documents comptables
Le classement des documents comptables est incontournable pour gérer efficacement une entreprise et préserver son patrimoine sur le long terme. En pratique, une bonne classification permet de gagner un temps précieux, tout en réduisant les risques de perte de pièces comptables. C'est aussi le meilleur moyen de se prémunir contre un éventuel redressement fiscal.
Par ailleurs, un classement efficace, dans le cas des entreprises externalisant leur comptabilité à un cabinet d'expertise comptable, peut leur permettre de diminuer le montant des honoraires versés, car l'expert comptable ne perd plus de temps à rechercher des documents éparpillés ou égarés.
Cela vaut pour les bulletins de paie, les déclarations de charges sociales, les relevés de banque, les factures clients, mais aussi et surtout pour les factures fournisseurs. En effet, il est essentiel de pouvoir trouver facilement et rapidement chaque facture afin d'effectuer certaines opérations comme le rapprochement, le pointage comptable ou l'archivage.
Par la suite, le suivi et la gestion des factures fournisseurs n'en est que plus efficace, avec des contrôles internes rapides et un traitement fluide. Ainsi, les erreurs sont beaucoup plus rares et plus simples à repérer, limitant le risque de contentieux avec les fournisseurs.
Comment classer les factures fournisseurs ?
En règle générale, les factures d'achats ne sont pas traitées et classées immédiatement au moment de leur réception : certaines peuvent rester en attente pendant plusieurs jours, voire plusieurs semaines. Malgré tout, il est important de réaliser un pré-classement par ordre de priorité, afin d'identifier les documents qui nécessitent une action à court terme, comme une validation ou un paiement.
Vient ensuite le classement des factures fournisseurs à proprement parler. Ici, il existe plusieurs méthodologies qui possèdent leurs propres avantages et inconvénients :
- Par ordre chronologique (en fonction de la date d'émission ou de la date de paiement).
- Par ordre alphabétique (en fonction du nom du fournisseur).
- Par numéro de facture.
Quelle que soit la méthode choisie, il convient de conserver les factures sous leur forme originelle. Ainsi, les factures au format papier doivent être conservées et rangées dans des classeurs, entreposés dans un endroit à l'accès limité, afin d'éviter toute fuite d'informations confidentielles.
Toutefois, avec le développement de la facturation électronique, de plus en plus de documents comptables sont stockés de manière dématérialisée, que ce soit sur le cloud ou sur un disque dur. Une véritable révolution pour la gestion des factures, qui se veut plus simple, plus rapide et plus fluide.
Mais la dématérialisation n'est qu'un premier pas : en effet, il est possible d'automatiser intégralement le classement des factures fournisseurs, avec de nombreux bénéfices à la clé.
Les avantages de l'automatisation des factures fournisseurs
Un classement simple et rapide
Désormais, les entreprises peuvent s'appuyer sur des solutions logicielles performantes afin de se décharger des nombreuses tâches rébarbatives liées au classement des factures fournisseurs, mais aussi au tri et à l'archivage. En effet, grâce à l'intelligence artificielle, il est possible de numériser des factures en un clin d'œil, sans avoir à réaliser un tri au préalable.
Concrètement, un tampon dateur muni d'un QR code peut par exemple être apposé sur la première page de chaque pièce comptable. Le système peut donc savoir à quel moment les changements de factures ont lieu, afin de les séparer automatiquement. La préparation et le tri laborieux des factures avant leur traitement n'est plus qu'un lointain souvenir.
Une recherche plus efficace
Avec une solution d'automatisation, les factures sont agrafées et classées virtuellement dans un classeur numérique. Mieux encore, les informations contenues dans chaque document bénéficient d'une indexation "full-text". Une technologie qui permet de rechercher et de trouver rapidement une pièce comptable à partir d'un ou de plusieurs mots-clés, à la manière d'un moteur de recherche comme Google.
Pour simplifier davantage la recherche des factures, ces dernières peuvent aussi être liées à une catégorie. Un véritable atout, surtout s'il s'agit d'une base de documents volumineuse. Pour les besoins plus avancés, il est également possible d'effectuer une recherche combinée multicritères, ou encore d'enregistrer des recherches en favoris. Ainsi, l'entreprise a l'assurance de retrouver aisément n'importe quelle pièce comptable.
Un véritable gain de productivité
Certes, la dématérialisation permet à l'entreprise de retrouver et de consulter facilement ses documents comptables, mais cela n'est que la partie visible de l'iceberg.
En effet, la société obtient une visibilité globale sur ses comptes fournisseurs, tout cela depuis un espace sécurisé et régulièrement mis à jour. Les risques liés à la disponibilité, à la confidentialité, à l’intégrité ou à la traçabilité sont ainsi fortement réduits. Une solution dématérialisée permet également de fluidifier le partage d'informations avec l'expert-comptable, qu'il soit un collaborateur de l'entreprise ou qu'il fasse partie d'un cabinet d'expertise comptable externe.
De plus, les classeurs numériques ont l’avantage d'être dynamiques. Concrètement, les documents dont l'utilisateur a réellement besoin lui sont présentés en priorité, en fonction de son rôle : par exemple "toutes les factures à valider, "toutes les factures à payer", etc. Ces informations sont d'ailleurs mises à jour en temps réel : chaque document entrant qui remplit les conditions spécifiques d'un classeur est automatiquement rangé dans ce dernier.
Enfin, si l’entreprise utilise une solution de gestion électronique de documents (GED), il est possible de l'alimenter automatiquement avec l'ensemble des flux entrants, une fois l'indexation des factures réalisée.
Non seulement la digitalisation du classement des factures fournisseurs simplifie la vie de l'entreprise, mais c'est aussi un excellent moyen pour améliorer sa gestion au quotidien, gagner en productivité et réduire le risque d'erreur.
| Avantage | Description |
| Classement simple et rapide | Utilisation de l'intelligence artificielle pour numériser les factures sans tri préalable, permettant un classement automatisé et rapide grâce à des technologies comme les QR codes pour identifier et séparer les factures. |
| Recherche plus efficace | Indexation "full-text" des informations contenues dans chaque document, permettant une recherche rapide et précise des factures à partir de mots-clés, catégories ou critères combinés, similaire à un moteur de recherche comme Google. |
| Gain de productivité | Accès à une visibilité globale et à jour des comptes fournisseurs depuis un espace sécurisé, réduction des risques de disponibilité, confidentialité, intégrité et traçabilité, et fluidification du partage d'informations avec l'expert-comptable. |
| Classeurs numériques dynamiques | Présentation prioritaire des documents nécessaires en fonction du rôle de l'utilisateur, mise à jour en temps réel des classeurs selon les documents entrants, facilitant le suivi des factures à valider ou à payer. |
| Alimentation automatique des flux GED | Intégration des flux entrants dans une solution de gestion électronique de documents (GED) après l'indexation des factures, améliorant l'efficacité de gestion et réduisant les risques d'erreur. |
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