Alors que la généralisation de la Facture Electronique 2024-2026 approche à grands pas, de nouveaux acteurs émergent pour assurer l'émission et la réception des factures dans le respect des obligations imposées par la réforme. Parmi eux, les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) seront amenées à jouer un rôle central et possèdent de nombreux atouts.
PDP, PPF, OD : les différents acteurs de la Facturation Electronique
À compter du 1er juillet 2024, les entreprises assujetties à la TVA auront l'obligation de choisir au moins une plateforme pour la réception et pour l’émission de leurs factures, dans le cadre de la réforme de la facturation électronique. Selon leurs besoins, elles pourront s'orienter vers le portail public de facturation (PPF) ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), qui pourront être combinés avec un opérateur de dématérialisation (OD).
Le portail public de facturation (PPF)
S'appuyant sur la plateforme Chorus Pro (qui permet déjà l’échange dématérialisé des factures pour les transactions avec le secteur public), le PPF est un service gratuit qui permettra aux entreprises :
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De déposer et de valider leurs factures.
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D'en extraire des informations utiles.
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De transmettre leurs documents à leurs clients et à l'administration fiscale.
Ce portail sera limité à l'émission de factures vers des entreprises basées en France et il acceptera uniquement les factures aux formats « socles » définis par la réforme.
Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP)
Les PDP seront des partenaires privés de l’État ayant une mission de gestion et de traitement des factures électroniques. Dans le cadre de la réforme, elles joueront un rôle crucial d'intermédiaire entre les entreprises (émettrices et réceptrices), l'administration fiscale et le portail public de facturation (PPF).
Les plateformes partenaires permettront notamment :
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De convertir des factures dans différents formats.
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D'envoyer et recevoir des factures électroniques ainsi que les statuts du cycle de vie de la facture..
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De contrôler la conformité des factures.
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D'assurer la transmission des données à l’administration fiscale via le PPF.
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D’envoyer le e-reporting vers l’administration fiscale.
Les opérateurs de dématérialisation (OD)
Non immatriculés par l'administration fiscale, les OD proposeront un service de dématérialisation, mais ne seront pas en mesure d'émettre directement des factures aux destinataires. Pour ce faire, ils devront s'appuyer sur une PDP ou sur le PPF. Ainsi, ils n'auront qu'un rôle d'intermédiaire dans les processus de facturation électronique.
En bref
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Le portail public de facturation (PPF) est un service fourni gratuitement par l’État. Il proposera les fonctionnalités minimales de dématérialisation permettant aux émetteurs et aux récepteurs de traiter leurs flux de factures.
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Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) sont des acteurs privés qui proposeront aux entreprises des services supplémentaires. Les PDP doivent respecter des contraintes légales, basées sur des spécifications définies par l’État, et obtenir certaines certifications concernant leur infrastructure.
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Les opérateurs de dématérialisation (OD) ne seront soumis à aucun cahier des charges et seront libres de choisir le niveau de service proposé à leurs utilisateurs. Cependant, ils devront être combinés avec le PPF ou une PDP.
Quels sont les avantages d'une plateforme de dématérialisation partenaire ?
Le portail public de facturation (PPF) propose un socle minimum de services, avec des fonctionnalités axées sur le respect des obligations imposées par la réforme, notamment en ce qui concerne l'e-invoicing et l'e-reporting.
Néanmoins, une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) apporte une couverture fonctionnelle beaucoup plus large, à chaque étape du processus de facturation. De plus, il s'agit d'un acteur certifié et reconnu par l'État, contrairement à un opérateur de dématérialisation (OD).
Par conséquent, une PDP offre de nombreux avantages pour les entreprises.
La prise en charge de flux de factures divers
Le PPF est conçu pour transmettre à l'administration fiscale les données de facturation nécessaires au pré-remplissage de la déclaration de TVA. Par conséquent, il n'est pas en mesure de gérer tous les flux de facture.
À l'inverse, une PDP est capable de transmettre et de recevoir des factures vers ou depuis l'étranger, en appliquant les réglementations fiscales internationales. L'envoi de factures vers des clients B2C et non assujettis est également possible. Sans oublier les factures destinées à des partenaires non concernés par la réforme : hôpitaux, pharmacies, enseignement, banque-assurance…
La gestion de formats de factures multiples
On dénombre plus d'une centaine de formats de factures électroniques dans l'Union européenne : Factur-X, EDIFACT, EANCOM, GALIA, UBL, Finvoice, EDIPUB, CII et bien d'autres encore.
Tandis que le PPF se limitera aux trois formats « socles » de la réforme (Factur-X, UBL et CII), une plateforme de dématérialisation partenaire pourra supporter n'importe quel format en entrée ou en sortie. Un véritable atout, quand on sait que de nombreuses entreprises françaises utilisent la syntaxe EDIFACT et ses dérivés, comme GALIA ou EANCOM.
Par ailleurs, une PDP permettra de convertir des formats applicatifs (issus, par exemple, d'un ERP ou d'un logiciel comptable) vers n'importe quel autre format. Les sociétés peuvent ainsi s'adapter aux préférences de leurs clients, en émettant les factures au format de leur choix.
La possibilité d'effectuer des contrôles spécifiques
Le portail public de facturation réceptionne uniquement les factures aux formats socles et applique des contrôles identiques pour tous les utilisateurs. À l'inverse, une PDP peut appliquer des contrôles spécifiques convenus entre les parties, en allant au-delà des mentions obligatoires.
Concrètement, une plateforme de dématérialisation peut gérer des règles spécifiques à un secteur d'activité, mais aussi appliquer des contrôles adaptés aux besoins de chaque client, en émission comme en réception. Elle permet d'implémenter toutes les données nécessaires à l'acheminement et à la réconciliation des factures chez l’acheteur.
En outre, une PDP contribue à réduire les risques de fraude et de litige en examinant les référentiels du client et du fournisseur, en identifiant d'éventuelles usurpations d'identité ou en anticipant l'insolvabilité d'un tiers.
Un archivage conforme et sécurisé
Une plateforme de dématérialisation partenaire pourra proposer d'archiver légalement les factures pour une durée de 10 ans (qui peut être prolongée si besoin), tandis que le PPF assure leur conservation pendant 10 ans sans garantie de service. De plus, l’archivage concerne autant les factures domestiques que les factures internationales, dans le respect des différentes réglementations.
Une PDP facilite également la démonstration de la valeur probante de l'archivage, tout en facilitant la piste d'audit fiable. Idéal pour garantir la conformité et l'intégrité de la facturation électronique de l'entreprise. Enfin, l'accès aux documents est entièrement sécurisé, avec un service de consultation en ligne assurant l’authentification des utilisateurs.
Une interopérabilité maximale
Les PDP auront l'avantage d'être interconnectées entre elles, mais aussi avec les autres acteurs, comme le portail public de facturation et les opérateurs de dématérialisation.
Ces plateformes bénéficient donc d'une interopérabilité supérieure, avec de nombreux protocoles de raccordement configurables en fonction des besoins.
Des fonctionnalités étendues pour la création de factures
Le portail public de facturation propose 3 services de base :
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La création de facture par échange de données informatisé (EDI).
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La création de facture par saisie de données.
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L'utilisation de la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour la conversion des fichiers PDF et la transmission des données à l'administration.
Une plateforme de dématérialisation partenaire, quant à elle, offre des fonctionnalités plus poussées. Des fonctionnalités qui permettront notamment de diminuer considérablement le temps de saisie, tout en réduisant le risque d'erreur.
Un e-reporting simplifié
Concernant les factures B2B internationales ou B2C, une PDP propose des fonctionnalités particulièrement utiles :
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Extraction et collecte des données depuis la facture ou Z de caisse
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Mise au format de la réforme.
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Contrôle de la cohérence et de la conformité.
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Transmission à l'administration à la fréquence imposée par le législateur en fonction du régime de TVA applicable dans l’entreprise.
Par ailleurs, les données liées aux transactions B2C peuvent être regroupées par période de déclaration ou agrégées par numéro SIREN pour plus de clarté.
Ainsi, les plateformes de dématérialisation partenaires simplifieront les obligations liées au e-reporting, là où le PPF impose des modalités uniques de transmission des données et des factures.
Des services à forte valeur ajoutée, au-delà des obligations légales
Une PDP est une plateforme permettant de répondre aux enjeux de conformité de la réforme, mais c'est aussi un outil précieux pour la digitalisation de la facturation dans son ensemble. Elle s'intègre parfaitement dans la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise, mais aussi dans son processus procure-to-pay (P2P).
Ce type de plateforme prend également en charge le rapprochement des factures avec les bons de commande, les bons de réception ou encore les contrats. Enfin, elle fluidifie le circuit d'approbation et la mise en paiement.
Les plateformes de dématérialisation partenaires permettront aux entreprises de remplir leurs obligations déclaratives tout en minimisant leurs efforts, en réduisant les risques encourus et en bénéficiant de nombreux services supplémentaires. Au-delà de la dématérialisation des factures, choisir une PDP revient donc à transformer une contrainte réglementaire en une véritable opportunité de digitaliser l'ensemble du processus P2P.
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