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Un suivi rigoureux de la facturation est indispensable au bon fonctionnement d’une entreprise, mais ce processus mobilise beaucoup de ressources et de temps au sein du service comptabilité. Heureusement, il est possible d’assurer un suivi des factures optimal tout en éliminant bon nombre de tâches chronophages. La clé ? Sauter le pas de la dématérialisation et utiliser un logiciel de gestion des factures fournisseurs.
Qu'est-ce que le suivi des factures fournisseurs ?
Pour une entreprise, il est essentiel d’avoir une vision globale des factures reçues et de leur délai de paiement. C’est tout l’intérêt du suivi de la facturation, qui permet de connaître le statut de chaque facture à l’instant t :
- Reçue.
- Rejetée (par exemple, en cas de non-conformité).
- Refusée.
- Prise en charge.
- Suspendue (par exemple, si certains éléments complémentaires sont manquants).
- En litige.
- Approuvée.
- Mise en paiement.
- Encaissée.
Ce suivi est indispensable à tout chef d’entreprise pour gérer son activité et garantir l’équilibre financier de sa société, tout en l’aidant à se projeter à court et long terme.
Néanmoins, il est nécessaire d’utiliser les bons outils pour en tirer tous les bénéfices. Le temps du suivi des factures dans un tableau Excel est révolu : avec un logiciel de gestion des factures fournisseurs, l’entreprise peut améliorer considérablement ce processus.
Des délais de réception et de paiement réduits
C’est un constat indéniable : le traitement manuel des factures prend du temps, ce qui ne fait que rallonger les délais. Or, la digitalisation permet de fluidifier les échanges entre la société et ses fournisseurs, tout en accélérant le processus.
En effet, les documents sont envoyés et reçus instantanément, ce qui constitue un gain de temps appréciable. De plus, l’automatisation contribue à éliminer les erreurs de saisie et de comptabilisation : de quoi garantir le respect des délais de paiement.
Mieux encore, le service comptable est déchargé d’un certain nombre de tâches chronophages, qui ne présentent qu’une faible valeur ajoutée. En les automatisant, l’entreprise accélère son processus de suivi des factures, tout en libérant du temps à ses collaborateurs pour des missions plus stratégiques, comme l’analyse des chiffres.
Des contrôles automatisés
Les fonctionnalités d’automatisation d’un logiciel de gestion des factures fournisseurs concernent également le circuit d’approbation, un processus essentiel pour contrôler et valider les factures avant leur mise en paiement.
Ainsi, une plateforme de dématérialisation est capable d’effectuer une série de contrôles automatiques : vérification de l'identité du fournisseur et des mentions obligatoires, détection des doublons, imputation comptable...
Une fois la facture validée, la préparation du paiement se fait aussi de manière automatisée, avec notamment la vérification des montants et des informations de paiement. Après le déclenchement du règlement, la facture peut enfin être archivée dans un espace de stockage dématérialisé.
Ces contrôles automatiques présentent aussi un véritable intérêt dans le cadre de la lutte contre la fraude. Le logiciel peut, par exemple, émettre des alertes en cas de modification de données sensibles (comme des coordonnées bancaires) ou lorsqu’une transaction présente des erreurs ou des anomalies :
- Montant exceptionnel.
- Référence inconnue.
- Taux de TVA erroné.
- Quantité trop faible ou trop élevée.
- Origine inconnue.
- Fréquence inhabituelle.
La protection peut d’ailleurs être renforcée en intégrant des techniques d’analyse plus poussées (comme la stéganographie), capables de détecter automatiquement des falsifications qui seraient très compliquées, voire impossibles à déceler à l’œil nu.
Une meilleure gestion financière
Pour faire le point sur sa santé financière au quotidien, l'entreprise doit pouvoir suivre en temps réel ses factures, sa trésorerie ou encore ses encours.
C'est là qu'intervient la dématérialisation, qui va bien plus loin qu'une simple numérisation des factures. Grâce à des technologies telles que l’intelligence artificielle, le deep learning et la reconnaissance optique de caractères (OCR), le service comptable bénéficie d'informations parfaitement exploitables dès la réception d'une facture.
Ces données sont d’ailleurs compatibles avec ses outils de comptabilité, de trésorerie ou de reporting, afin de lui simplifier la tâche. Injectées instantanément et sans erreur dans le système de gestion, les informations peuvent être consultées immédiatement.
En outre, un logiciel de traitement des factures fournit de précieuses données sur la qualité des fournisseurs, mais aussi des statistiques permettant d’améliorer la gestion des paiements anticipés et des frais de retard.
Une recherche simplifiée des factures
Un logiciel de gestion des factures comme Yooz agit aussi comme un véritable système de gestion électronique de documents (GED). Concrètement, l’outil permet à l’entreprise de stocker, d’archiver et de consulter tous ses documents en un coup d’œil, grâce à une simple recherche par mot-clé ou par numéro de facture.
En effet, toutes les pièces sont agrafées et conservées dans des classeurs numériques : factures, mais aussi devis, contrats, bons de livraison, livres et journaux comptables, déclarations sociales et fiscales, bons de commande, justificatifs…
Pour un maximum de clarté, ces classeurs dynamiques permettent de classer les documents par ordre chronologique, mais aussi en fonction du statut de la facture : en litige, en retard, approuvée, etc.
Par ailleurs, les documents sont indexés en mode “full text”, ce qui permet de les retrouver facilement à partir d’un ou plusieurs mots-clés saisis dans un moteur de recherche. Différents critères peuvent aussi être utilisés pour préciser la recherche.
Si l’entreprise possède une base de documents volumineuse, il est également possible d’associer chaque document à une catégorie. L’outil permet, par exemple, de consulter en un clic l’ensemble des factures envoyées par un fournisseur spécifique.
Au bout du compte, ces fonctionnalités de GED facilitent considérablement le suivi des factures fournisseurs, car elles sont toujours à portée de main : exit les documents égarés, enfouis au fin fond d’un classeur physique.
Une meilleure traçabilité des échanges
Les entreprises ont l’obligation de garantir la conformité des factures qu’elles reçoivent de leurs fournisseurs, mais elles doivent aussi être capables de démontrer la réalité économique de chaque opération.
Justement, la dématérialisation permet d'améliorer la traçabilité des échanges. En effet, les informations contenues dans les documents comptables sont reconnues automatiquement par le logiciel, puis intégrées dans le système informatique de la société.
Cela est rendu possible par certaines fonctionnalités phares d’un logiciel de gestion des factures fournisseurs, comme la reconnaissance de caractères ou la lecture automatique de documents (LAD). Par conséquent, n'importe quelle pièce comptable peut être retrouvée instantanément, peu importe quand elle a été éditée.
Un processus de traitement des factures digitalisé et formalisé, dont les différentes étapes sont datées et enregistrées, permet donc de retracer de manière irréfutable la chronologie d’une transaction. De plus, le logiciel garantit l’authenticité, la lisibilité et l’intégrité des factures et des pièces justificatives, durant toute la durée légale d’archivage. Enfin, il facilite la documentation des techniques et des procédures mises en œuvre par l’entreprise.
Ainsi, un logiciel de gestion des factures fournisseurs se distingue par sa capacité à fournir une piste d'audit fiable (PAF). En d’autres termes, l’entreprise a toutes les cartes en main pour prouver à l'administration la réalité des opérations facturées et aborder sereinement un éventuel contrôle fiscal.
Entre l’automatisation des contrôles, la réduction des délais et la recherche simplifiée des documents, l’utilisation d’un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs ne manque pas d’atouts pour l’entreprise. Mais, au-delà du gain d’efficacité en matière de suivi des factures, c’est aussi un véritable atout pour garantir sa conformité réglementaire, répondre aux obligations vis-à-vis de l’administration fiscale.
