El poder de un OCR inteligente en la empresa

El papel es algo maravilloso… ¡Siempre cuando no sea en el departamento contable de una empresa! Los departamentos financieros están abarrotados de papel, especialmente debido al proceso de Cuentas por Pagar, lo que hace que el papel se convierta una pesadilla. Hoy en día, ya podemos prescindir de los procesos manuales y del papel transformando el texto a dato gracias a aplicar las tecnologías de OCR en la contabilidad.

Tener un flujo de trabajo contable basado en documentos en papel significa que cuando llega una factura, un trabajador tiene que introducir la información a mano en los sistemas digitales (si es que existen). Este proceso requiere mucho trabajo, consume bastante tiempo, añade costes, da pie a muchos errores y con frecuencia crea una mala relación con los proveedores. Y todo esto es sólo el primer paso.

La contabilidad manual en estadísticas:

• Complejidad: de 22 a 35 días de procesamiento de una factura

• Coste manual: de 9 a 20 € el procesamiento y 3,25 € el archivado

• Retrasos: en el 31% de los pagos

• Sin visibilidad: un 3,5% de errores de pago

• Intentos de fraude: en un 70% de las empresas.

Para evitar estos problemas y optimizar la forma de trabajar en los departamentos financieros, las empresas han empezado a dejar de lado los procesos manuales para pasar a utilizar herramientas de contabilidad automatizada. La automatización de las cuentas a pagar y el uso de software de OCR son las apuestas de negocio favoritas.

¿Qué es un OCR de procesamiento de facturas?

OCR significa "Optical Character Recognition" (reconocimiento óptico de caracteres). Se trata de una tecnología que es capaz de captura una imagen, la entiende, comprende el contenido y lo convierte a un formato digital para luego facilitar su búsqueda a través de palabras clave y formularios de búsqueda. Por ejemplo, imagine que tiene una factura o documento: lo escanea en un ordenador, pero sólo tiene una foto. El software de reconocimiento óptico de caracteres va a escanear el documento o foto, reconocer el texto y, no sólo lo convertirá a un formato digital, sino que también comprenderá la información del documento.

Esto significa que, en lugar de introducir los datos a mano, puede transformar inmediatamente los documentos en texto que su ordenador pueda leer y datos que se puedan utilizar. Sin embargo, aunque este OCR básico es una parte normal de la tecnología de automatización de cuentas a pagar, no es suficiente.

Para marcar la diferencia en los procesos financieros y los flujos de efectivo, las empresas han empezado a dejar de trabajar con procesos financieros manuales y han pasado a usar herramientas que automaticen la contabilidad.

La nueva generación de OCR inteligente

Expresiones como OCR inteligente, OCR con inteligencia, ICR, OCR potente... todos hacen alusión a un nivel de OCR que se puede definir como, uno que convierte la imagen en palabras y las colocas en el lugar correcto. El OCR moderno es una solución que combina el software de OCR con la inteligencia artificial (IA) para comprender la data de la factura y su contexto de forma que pueda comprender el contenido al mismo tiempo.

De esta forma, la inteligencia artificial detecta inmediatamente si parte de la información no es correcta y emitirá una alerta. Además, gracias al aprendizaje automático (Machine Learning), el software también aprende automáticamente y mejora en función de cada experiencia.

Un software de automatización que integré un OCR va un paso más allá y combina el OCR, la IA y la automatización de procesos robotizados (RPA) para lograr un sistema fiable que vea las imágenes, las convierta en datos, entienda la información y actúe según reglas predeterminadas. Para garantizar la fiabilidad de los datos, el software realiza una comprobación a tres bandas antes de proseguir a la siguiente etapa.

La importancia de integrar la IA en un OCR

En breve, lo que la inteligencia artificial aporta al procesar documentos, es la comprensión real del documento y su contexto. El software de reconocimiento óptico de caracteres va a escanear el documento o foto, reconocer el texto y no sólo lo convertirá a un formato digital, sino que también comprenderá la información del documento para clasificarla dentro del sistema de contabilidad, automatizando el proceso de registro y procesamiento de factura hasta lanzar el pago de la misma.

Si, además, la tecnología está basada en la nube, toda la información estará disponible en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. En algunas ocasiones, este tipo de tecnologías transversales que aplican los OCR inteligentes como parte de un proceso de automatización, suelen ir acompañadas de una aplicación móvil.

¿Cuáles son los beneficios de un OCR inteligente?

Hay muchas ventajas en el uso de un software de OCR avanzado. De hecho, es la base de cualquier solución de digitalización y de la mayoría de las aplicaciones que mejorar la productividad del reconocimiento de imagen y texto. He aquí algunos de los principales beneficios:

Ahorro de tiempo

El OCR elimina la necesidad de introducir datos a mano, por lo que el procesamiento se ejecuta en segundos o minutos, en lugar de tardar días o semanas completas. El software también hace que la información se pueda buscar rápidamente, ya que se puede buscar cualquier dato utilizando cualquier palabra o frases clave que aparezca en los documentos.

Reducción de gastosSe reduce el tiempo dedicado a tareas rutinarias, lo cual, a su vez, supone un ahorro del coste de los empleados, puesto que las personas pueden dedicar tiempo a otras tareas más productivas. También se ahorran los gastos de archivado y se evitan las penalizaciones por pagos tardíos.

Mayor flexibilidad

El OCR es capaz de interpretar diversos formatos y convertir el código en formato digital de forma automática y en tiempo real. Esto incluye PDF, Word, Excel, FTP, entre otros y nos permite asegurar la calidad de la digitalización tanto a nivel visual como a nivel de los datos extraídos.

Datos más precisos

Al eliminar tareas rutinarias y repetitivas, el margen de error humano se reduce. También, hay menos posibilidades de que se pierdan los documentos, ya no hay que llevarlos de un sitio a otro ni conservar los documentos en formato físico.

Visibilidad real

Un mayor acceso a la información permite una visibilidad real de la data para reaccionando rápidamente frente a cualquier problema y rectificar la estrategia o rumbo de la empresa. La información está disponible en tiempo real, lo que ayuda a una toma de decisiones más informada. Esto también mejora la trazabilidad; útil en caso de auditoría. En cuanto a la gestión estratégica de los proveedores, será más fácil negociar con los partners comerciales si se tiene una visibilidad real de la información relevante a cada proveedor.

Gran escalabilidad

Si el número de facturas aumenta por algún motivo en su empresa, no es grave. No se necesitarán más personas para procesarlas porque la herramienta podrá hacerlo. Esto ayuda al crecimiento del negocio, ya que los gastos no crecerán tanto como los beneficios.

El futuro es ahora

La facilidad de uso, la rápida implementación en la empresa y la accesibilidad para todos los departamentos, convierten los OCR en los mejores aliados del departamento financiero en su búsqueda de eficiencia y optimización. Sin embargo, hay que comprender que un OCR nunca podrá sustituir una automatización completa del proceso. En este sentido, tener un software que se complemente con tecnología OCR se vuelve fundamental, puesto que constituye la base del proceso de facturación automatizada impulsada por la IA.

Una cosa está clara: para lograr una verdadera transformación digital, las empresas deben abandonar los métodos manuales y adoptar herramientas contables automatizadas que integren tecnología puntera.

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