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ocr contabilidad

El poder del OCR inteligente en la empresa

por Yooz el 18.02.2022

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El papel es algo maravilloso. De hecho, hay algunas personas que lo consideran un milagro. Pero cuando se trata de departamentos de contabilidad y, en concreto del proceso de cuentas a pagar, el papel es una pesadilla. Hoy en día, ya podemos pasar del texto al dato gracias a las tecnologías de ocr en contabilidad.

 

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Tener un flujo de trabajo contable basado en documentos en papel significa que cuando llega una factura la gente tiene que poner la información a mano en los sistemas digitales (si es que existen). Este proceso requiere mucho trabajo, consume bastante tiempo, añade costes, crea oportunidades de error y con frecuencia crea un mal servicio hacia los proveedores. Y todo esto es sólo el primer paso.

 

Considere las estadísticas siguientes sin la contabilidad automatizada:

 

  • Complejidad - 22 a 35 días de procesamiento
  • Costo manual - 9 a 20 euros procesamiento / 3,25 euros archivado
  • Retrasos - 31% de los pagos
  • Sin visibilidad - 3,5% errores de pago
  • Intentos de fraude - 70% de las empresas.

 

Para evitar estos problemas y tener una gran diferencia en sus procesos financieros, las empresas han empezado a dejar de trabajar con procesos financieros manuales y pasar a utilizar las herramientas de la contabilidad automatizada. Concretamente, la automatización de las cuentas a pagar y el uso de la tecnología OCR.

 

 

¿Qué es el OCR para el procesamiento de facturas?

 

OCR significa "Optical Character Recognition" (reconocimiento óptico de caracteres). Se trata de una tecnología que es capaz de captar una imagen, la entiende, comprende el contenido y la convierte en un formato digital para luego permitir su búsqueda a través de formularios de búsqueda. Por ejemplo, imagine que tiene una factura o documento. La escanea en un ordenador, pero sólo tiene una foto. El software de reconocimiento óptico de caracteres va a ecanear el documento o foto, reconoce el texto y no solo lo convierte en formato digital sino que comprendre la información del documento para indexarla y poder automatizar el proceso a través de una aplicación y no únicamente digitalizarlo.

 

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Esto significa que, en lugar de introducir los datos a mano, puede cambiar inmediatamente un documento en algo que su ordenador pueda leer y que se pueda utilizar. Sin embargo, aunque este OCR básico es una parte normal de la tecnología de automatización de cuentas a pagar, no es suficiente. ¿Por qué?

 

Para evitar estos problemas y tener una gran diferencia en sus procesos financieros y los flujos de efectivo, las empresas han empezado a dejar de trabajar con procesos financieros manuales y pasar a usar utilizar las herramientas de la contabilidad automatizada. Concretamente, la automatización de las cuentas por pagar y el uso de la tecnología OCR.

 

Conozca la potencia de la nueva generación de OCR

 

Expresiones como OCR inteligente, ICR, OCR con inteligencia u OCR potente todo describen el siguiente nivel de OCR, uno que convierte la imagen en palabras y las colocas en el lugar correcto. El OCR moderno es una solución que combina el software de OCR con la inteligencia artificial (IA) para que el software capture la información de un producto en una factura y así poder comprender el contenido al mismo tiempo. De esta forma, podrá saber inmediatamente si alguna información no es correcta y se lo comunicará. Aún mejor, gracias al aprendizaje automático (ML), el software también aprende automáticamente y mejora en función de cada experiencia.

 

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La plataforma software de Yooz va un paso más allá y combina el OCR, la IA y la automatización de procesos robóticos (RPA) para que tengas un sistema fiable que vea las imágenes, las convierta en datos, entienda la información y actúe según reglas predeterminadas. Después, el software realiza una comprobación a tres bandas para verificar que los datos son precisos antes de seguir adelante.

 

Porque el software de Yooz está en la nube, toda su información está disponible en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier aparato.

 

 

¿Cuáles son los beneficios de OCR inteligente?

 

Hay muchas ventajas en el uso de un software de OCR Avanzado. De hecho, es la base de un proceso racionalizado y de una mayor productividad. He aquí algunas de ellas:

 

EL TIEMPO 

 

El OCR elimina la necesidad de introducir datos a mano, por lo que el procesamiento se realiza en segundos o minutos, no en días o semanas. El software también hace que la información se pueda buscar en segundos (se pueden buscar todos los datos utilizando palabras o frases clave).

 

LOS GASTOS

Se necesita menos tiempo de trabajo para las tareas, menos gasto de material (máquinas, papel) y no es necesario el archivo físico. Además, se acabó el pago de tarifas por retrasos en los pagos.

 

LA FLEXIBILIDAD

Puede interpretar diversos formatos y convertir el código en formato digital de forma automática y en tiempo real. Esto incluye PDF, Word, Excel, FTP, entre otros y nos permite asegurar la calidad de la digitalización tanto a nivel visual como a nivel de los datos extraídos.

 

LA PRECISIÓN

Que haya menos accionar humano significa menos margen de error. Hay menos posibilidades de que se pierdan los documentos (ya no hay que llevarlos de un sitio a otro ni conservar los documentos).

 

LA VISIBILIDAD

Un mejor acceso a la información permite mayor visibilidad y permite modificar cualquier estrategia o rumbo de la empresa de forma reaccionando rápidamente frente a cualquier problema. La información está disponible inmediatamente por lo que se convierte en un recurso para que la gestión tome decisiones más informadas. También se cuenta con un rastro en caso de auditoría. En cuanto a la gestión estratégica de sus proveedores, que es otro aspecto relevante que se puede beneficiar de tener mayor visibilidad, usted podrá negociar mejor con sus partners comerciales según la información que el software le provea.

 

LA ESCALABILIDAD

 

Si el número de facturas aumenta por algún motivo en su empresa, no es grave. No se necesitarán más personas para procesarlas porque la herramienta podrá hacerlo.

 

El futuro es ahora

 

Una cosa es clara... Para tener una gran diferencia en sus procesos financieros, las empresas deben dejar los procesos manuales y pasar a usar las herramientas contables automatizadas. Esto no significa equipar con cualquier herramienta nueva, pero con la correcta. Esto es especialmente importante con el software tecnología OCR, ya que es la base del proceso de facturación automatizado. El hecho de que este tipo de herramientas sean fáciles de usar, rápidas de programar en su empresa y accesibles a todas las empresas, hace que se conviertan en el mejor aliado de la función financiera.

 

Si quiere saber más acerca de cómo funcionan la nueva generación de softwares con OCRs de última generación, ¡no se pierda el siguiente webinar en replay al que puede acceder desde nuestra web!

 

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