Introducción: La contabilidad del futuro se escribe con datos inteligentes
En plena transformación digital de las finanzas, automatizar el escaneo y la contabilización de facturas en tiempo real se ha convertido en un pilar estratégico. Ya no basta con digitalizar documentos: hoy las empresas necesitan extraer información contable útil automáticamente, sin plantillas fijas ni tareas manuales.
Gracias a tecnologías avanzadas como el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) potenciado con Inteligencia Artificial (IA) y Machine Learning (ML), ahora es posible automatizar todo el ciclo de Cuentas por Pagar, desde la recepción hasta el asiento contable, con precisión, velocidad y trazabilidad.
Con soluciones como Yooz, las empresas transforman sus procesos financieros gracias a la extracción inteligente de datos, eliminando errores y ganando en agilidad. Y lo más importante: sin depender de plantillas ni formatos predefinidos.
¿Qué es Smart Data Extraction y por qué marca la diferencia?
A diferencia de los OCR tradicionales que solo convierten imágenes en texto, el sistema de Smart Data Extraction de Yooz identifica, comprende y organiza la información relevante de cada factura sin reglas manuales.
Lo que lo hace único:
- No requiere plantillas preestablecidas
- Aprende continuamente con cada documento procesado
- Detecta y extrae automáticamente campos contables clave
- Asocia los datos con las reglas de negocio sin configuración previa
Gracias al uso de IA y ML, Yooz mejora su precisión día a día y ofrece una automatización real, sin depender de la estructura o formato de las facturas.
Captura multiformato y omnicanal: automatiza desde cualquier fuente
Una de las grandes ventajas de Yooz es su capacidad de capturar facturas desde cualquier canal y en cualquier formato, permitiendo a las empresas adaptarse a un entorno cada vez más digitalizado y diverso.
¿Cómo funciona la captura omnicanal de Yooz?
- Multiformato: PDF, JPG, XML EDl, correos electrónicos, facturas escaneadas o incluso imágenes desde móvil.
- Multicanal: Recepción automática desde email, carpetas compartidas, móviles y escáneres.
- Colector de portales: Yooz puede conectarse a portales de proveedores para recoger automáticamente las facturas emitidas y centralizarlas en un solo entorno de trabajo.
Esta capacidad de entrada automatizada ahorra tiempo, elimina errores y garantiza que ninguna factura se quede fuera del circuito contable.
¿Cómo procesa Yooz las facturas automáticamente?
La solución de Yooz permite ejecutar todo el proceso de forma automatizada:
- Captura del documento
- Extracción de datos inteligentes (proveedor, importe, fecha, conceptos…)
- Validación automática con reglas fiscales y empresariales
- Aprendizaje automático en caso de excepciones o campos no reconocidos
- Generación del asiento contable
- Exportación directa al ERP o software de gestión
Todo el ciclo se gestiona desde una interfaz intuitiva que ofrece visibilidad completa y trazabilidad total.
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Comparativa: Yooz frente a soluciones tradicionales
| Característica | OCR tradicional | Yooz Smart Data Extraction |
|---|---|---|
| Uso de plantillas | Sí | No |
| Aprendizaje automático | No | Sí (con IA y ML) |
| Extracción de datos complejos | Limitada | Precisa, incluso sin estructura |
| Configuración inicial | Lenta y manual | Rápida, sin reglas previas |
| Integración con ERP | Parcial o inexistente | Interoperabilidad nativa |
| Tasa de automatización sin intervención | <40% | >80% |
Mark Brousseau, consultor y portavoz del Instituto de Gestión Financiera (IOFM) lo expresa claramente en una entrevista con el Instituto de Gestión Financiera.
“Las empresas de hoy esperan más de su función financiera, sobre todo en cuestión de las Cuentas por pagar. Se dan cuenta de que si pueden acceder a la información y los datos alojados en su departamento de cuentas por pagar, pueden usarlos para respaldar una mejor gestión de su capital de trabajo, mitigar los potenciales riesgos y tomar decisiones más estratégicas».
Interoperabilidad total: Yooz se conecta con tu ERP
Uno de los grandes desafíos en los departamentos financieros es lograr que las herramientas de automatización sean realmente compatibles con los sistemas existentes. En este sentido, Yooz destaca por su interoperabilidad nativa con más de 250 ERPs del mercado.
La solución se integra de forma natural con grandes plataformas como SAP, Oracle NetSuite, Sage, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Navision, Holded, A3ERP, Zucchetti, Ekon o Exact, entre muchas otras.
Esta integración garantiza que los datos extraídos se contabilicen automáticamente en el sistema de gestión, sin duplicaciones ni tareas adicionales. Además, Yooz permite exportaciones a sistemas contables personalizados.
¿Qué normativa cumple actualmente Yooz?
Yooz está totalmente alineado con las exigencias legales actuales en España y en proceso de adaptación a los nuevos marcos regulatorios:
- Certificación digital homologada por la AEAT, con validez legal del archivo electrónico de las facturas procesadas.
- Cumplimiento de requisitos de trazabilidad, integridad de los datos y auditoría de procesos.
- Adaptación en curso para el cumplimiento completo de la Factura Electrónica obligatoria derivada de la Ley Crea y Crece.
- Adaptación en curso para los estándares del Sistema Verifactu, que exigirá la remisión de registros a la AEAT en tiempo real.
Esto convierte a Yooz en una solución confiable tanto desde el punto de vista operativo como normativo.
¿Qué impacto tiene en tu equipo financiero?
Con Yooz, el equipo financiero gana tiempo, control y fiabilidad:
- Se reducen las tareas manuales y la necesidad de supervisión
- Se minimizan los errores humanos en la entrada de datos
- Se mejora la trazabilidad de todo el ciclo de vida de una factura
- Se transforma la contabilidad en una fuente estratégica de información
Además, el CFO puede contar con datos actualizados en tiempo real, permitiendo un análisis más ágil y decisiones más informadas.
Webinar Replay – Colector inteligente de Yooz
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Conclusión: Automatiza sin plantillas y gana eficiencia real
La automatización contable ya no se basa en OCRs rígidos ni en plantillas difíciles de mantener. Con la Smart Data Extraction, machine learning y la interoperabilidad ERP, Yooz redefine cómo escanear, procesar y contabilizar facturas de forma 100% digital y eficiente.
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Preguntas frecuentes (FAQs)
¿Yooz funciona, aunque las facturas tengan formatos distintos?
Sí. Yooz no necesita plantillas. Utiliza IA para reconocer y entender cualquier factura, sin importar su estructura o diseño.
¿Cuánto tarda en implantarse Yooz?
La solución está operativa en menos de una hora. No se requiere formación técnica ni configuración previa.
¿Mi ERP es compatible con Yooz?
Muy probablemente. Yooz se integra con más de 250 ERPs del mercado, incluyendo SAP, Oracle NetSuite, Sage, Microsoft Dynamics y más, gracias a su arquitectura interoperable y sus APIs nativas.
¿Qué ocurre si el OCR no reconoce un dato?
Yooz lo señala automáticamente para revisión. Una vez corregido, lo “aprende” y no vuelve a fallar. Esto es Machine Learning aplicado a la contabilidad.
¿Yooz cumple con la normativa fiscal española?
Sí. Yooz ofrece certificación digital homologada por la AEAT y está en proceso de adaptación para cumplir con Factura Electrónica obligatoria y Verifactu.
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