La famosa frase de Benjamín Franklin, "El buen pagador es dueño de la bolsa de los demás", cobra especial relevancia en el ámbito empresarial. Esto resalta la importancia de llevar un control preciso, seguro y eficiente de las cuentas por pagar. En la actualidad, esto es posible mediante el uso de herramientas avanzadas que permiten la captura automática de facturas y la gestión eficaz de los pagos, respaldadas por la Inteligencia Artificial.
¿Qué implica la captura de una factura?
La captura de una factura implica reunir y registrar la información clave contenida en ella, con el fin de poder proceder con el pago de los bienes entregados o los servicios prestados por un proveedor a la empresa. Dicha información incluye referencias sumamente relevantes tales como el número y la fecha de la factura, los datos del proveedor, los detalles de los artículos o servicios, así como los precios y ell desglose de los impuestos correspondiente.
El objetivo de capturar una factura, es transformarla en una estructura de datos que pueda procesarse, validarse y registrarse de manera correcta y eficiente, para integrarla en los sistemas financieros de una organización. Con solo pensar en la cantidad de facturas que recibe una empresa, cuyo número crece en proporción directa al tamaño de esta, ya se puede intuir la relevancia que alcanza hoy en día la captura automática de facturas. Las fases implicadas en el proceso de captura de facturas son las siguientes:
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Recepción de la factura: recibir la factura que respalda la entrega de artículos o la prestación de un servicio constituye el primer paso del procesamiento de este documento en la empresa. El documento en papel puede ser entregado en mano o llegar por correo, y una factura digital puede recibirse, por ejemplo, por e-mail.
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Obtener los datos de la factura: el proceso continúa con la extracción de los datos relevantes de la factura. En el pasado, esta tarea se realizaba ingresando la información en los sistemas contables de manera manual. Ahora, gracias a la captura automática de facturas, se reducen el tiempo y los costes asociados a esta tarea.
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Validación de la información contenida en la factura: se trata de verificar que los datos capturados sean correctos y estén completos. Cualquier error o discrepancia se señalan para ser solucionados o resueltos.
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Flujo de trabajo de aprobación: en muchas organizaciones las facturas deben pasar por un flujo de trabajo de aprobación. Interviene el personal de distintos departamentos y sus responsables, quienes tienen la misión de revisar y aprobar la factura para autorizar el pago. Una herramienta de captura automática de facturas puede ralentizar significativamente los tiempos y el trabajo que insume esta tarea.
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Registro: después de validados, los datos de la factura se ingresan en el software de contabilidad para actualizar los registros financieros y reflejar la obligación de pagar al proveedor.
La captura eficiente de facturas, actualmente alcanzada únicamente mediante la automatización, es fundamental para una gestión financiera óptima.
Entre sus ventajas se incluyen el conocimiento de las obligaciones de pago de una empresa y la puntualidad en la realización de dichos pagos, para demostrar un adecuado cumplimiento de los compromisos asumidos con los proveedores.
La importancia de optimizar la gestión de las cuentas a pagar en una empresa
La gestión eficiente del proceso de pago a proveedores es un factor determinante para favorecer la salud financiera de una organización. En dicho proceso están involucradas las obligaciones financieras que contrae con sus proveedores, las que inciden directamente en los costes operativos, los flujos de caja y diversas relaciones comerciales. Utilizar una acertada herramienta de captura automática de facturas permite gestionar la mayoría de los procedimientos requeridos sin la intervención manual del personal de contabilidad.
Desde el punto de vista documental, los procesos de cuentas a pagar abarcan la gestión de una variedad de documentos que se deben identificar, controlar y cotejar, pasos que se facilitan enormemente al utilizar un sistema de captura automática de facturas. Además de las facturas, soporta la gestión de las órdenes de compra, los albaranes y los recibos, entre otros. Existen ciertos aspectos a tener muy en cuenta a la hora de optimizar la gestión de los pagos a los proveedores, y se detallarán a continuación.
En función del tamaño de la empresa y las características de las compras o contratos de servicios, el dueño, el encargado del departamento de compras o el CFO deben negociar los plazos y las condiciones de pago. Según las necesidades de la compañía y contando con la asistencia de un sistema de captura automática de facturas fiable, se pueden alargar algunos vencimientos para liberar flujo de efectivo o, por el contrario, acortar los tiempos, con el fin de acceder a descuentos o conseguir una mejor relación con los proveedores esenciales para la empresa.
Otro aspecto primordial es la determinación de unas políticas de pago transparentes, que se deben compartir con los proveedores. Definir claramente los procedimientos y plazos de pago y las autorizaciones que requieren los mismos genera internamente una correcta consistencia en la operativa, y externamente transmite seguridad y fiabilidad.
La captura automática de facturas, que se extiende a la automatización de diversos procesos, es clave para maximizar la eficiencia de la gestión de los pagos. Además de acelerar el ingreso de los datos, favorece flujos de trabajo definidos por parámetros que aseguran su control y su conciliación. Asimismo, mitiga los errores humanos, evidencia costes ocultos, elimina cuellos de botella y hace más visibles las obligaciones financieras pendientes.
El análisis y seguimiento de las cuentas a pagar basados en la captura automática de facturas facilita la revisión de los procesos, y brinda información para determinar si existe algún margen de mejora. Asimismo, ayuda a evitar sanciones o multas por retrasos, y a reducir los costes de financiamiento. Una eficiente gestión de las cuentas a pagar puede incidir positivamente en la calificación de crédito de una empresa y a disminuir los costes financieros.
Finalmente, es fundamental conseguir la mejor relación posible con los proveedores. Más allá de los asuntos económicos o las actualizaciones que resultan de establecer la captura automática de facturas, hay que cuidar las relaciones humanas para que la empresa mejore su posicionamiento en el sector dentro del cual opera.
Implementar la captura automática de facturas es de vital importancia
La mayoría de las empresas no cuentan con las tecnologías adecuadas, como la captura automática de facturas, para gestionar correctamente el volumen y la velocidad de entrada de documentos y datos.
Por otro lado, los proveedores envían facturas en diversos formatos, tales como Excel o PDF mediante correo electrónico, e incluso algunas veces en formato impreso, llegando incluso a ser manuscritas, lo que complica aún más el proceso de captura y gestión completa de las compras y los pagos. En virtud de ello, desde las grandes organizaciones hasta las pymes tendrán que adoptar un sistema de captura automática de facturas y un sistema de contabilidad y finanzas automatizado.
Un sistema de captura automática de facturas permite manejar un gran volumen de datos con eficiencia, sin perjudicar la precisión ni la velocidad, extrayendo los datos rápidamente y validándolos según unas reglas predefinidas. De hecho, este tipo de sistemas pueden personalizarse para adaptarse a la empresa y los cambios que puedan sobrevenir. Del mismo modo, los sistemas automatizados pueden integrarse con otras soluciones empresariales, como ERP, software de contabilidad o herramientas de gestión de flujo de trabajo, lo que optimiza el procesamiento de las facturas.
¿Cómo preparar una empresa para la transición a la captura automática de facturas?
Es necesario observar varios aspectos antes de implementar la captura automática de facturas en una empresa. Preparar adecuadamente al personal, los sistemas y los datos existentes garantizará que la inversión comience a retornar inmediatamente. Estos puntos tienen una importancia crucial:
- Identificar las necesidades de la empresa en cuanto a los tipos y el volumen de facturas que recibe, y la forma en que el nuevo sistema se integrará con los existentes.
- Definir los objetivos de implementar la captura automática de facturas, es decir, mejorar la precisión, reducir el tiempo de procesamiento, aumentar la visibilidad de los datos financieros o incentivar el talento humano de la empresa para retenerlo.
- Evaluar el nuevo sistema en términos de facilidad de uso, funcionalidad, escalabilidad, capacidad de integración, compatibilidad con los sistemas ERP o software de contabilidad existentes y soporte por parte del proveedor.
- Organizar la información de las facturas existentes, para asegurar la consistencia de los datos.
- Si es posible, hay que establecer plantillas estándar para las facturas, pues facilitará la extracción de datos automatizada.
- Definir los campos y los datos que se capturarán de las facturas
- Establecer normas de validación y logística comercial.
- Configurar los flujos de trabajo y la gestión de las excepciones, para adaptarse a cualquier eventual cambio en los requisitos o entornos.
El OCR y la IA en la captura automática de facturas y su gestión integral
Los resultados de una investigación del Institute of Finance & Management (IOFM) señalan que el procesamiento manual de facturas puede costarle más de 20€ por factura a una empresa, y que provoca una tasa de error de entre el 1 % y el 5 % por carácter, ocasionando imprecisiones en los registros contables y los estados financieros. Por eso, la solución ideal es apelar a la captura automática de facturas, en la cual la tecnología OCR o reconocimiento óptico de caracteres juega un papel crucial. Este sistema es capaz de escanear, interpretar y convertir un texto en datos legibles para un ordenador.
En primer lugar, la tecnología OCR ejecuta la captura automática de facturas de manera inteligente, y estos datos son trascendentales para generar rápidamente informes automatizados. Por otra parte, al utilizarla se reducen drásticamente los errores que se producen durante el ingreso de datos manual. Además, el sistema acelera el proceso de captura de facturas, lo cual favorece las aprobaciones y el correcto cumplimiento de los pagos. Todas estas ventajas derivan en un ahorro en los gastos operativos y en una mejor gestión del personal, además de conseguir resultados más eficientes. No obstante, la tecnología OCR muestra algunas limitaciones, que se ponen de manifiesto al compararla con la IA.
El sistema OCR gestiona adecuadamente la extracción de datos estructurados, como números y texto de las facturas, aunque se le hace difícil leer datos no estructurados, comprender diseños de facturas no estándar o la escritura a mano. Además, puede reconocer un texto pero no comprender su contexto ni interpretar el significado de la captura automática de facturas que realiza, por lo cual puede pasar por alto algunas discrepancias. También se le dificulta la categorización de las facturas.
La tecnología OCR se basa en reglas y no tiene la capacidad de aprender y evolucionar, ni validar al 100 % los datos que extrae. Tampoco puede escalar sus capacidades como para poder manejar una amplia gama de facturas en distintos idiomas. Resulta evidente que la IA llega a superar a la OCR en algunos aspectos de la captura automática de facturas, ya que puede leer datos no estructurados, comprender el contexto del documento, automatizar la validación de datos y, al aprender continuamente, ofrece una escalabilidad excepcional y una excelente precisión.
Tal y como se puede apreciar, si bien es cierto que la tecnología OCR y la IA ofrecen considerables beneficios de manera independiente, solo desarrollan su verdadero potencial cuando se combinan en una herramienta más poderosa y efectiva. La acción conjunta de estas tecnologías es capaz de impulsar la captura automática de facturas a una nueva dimensión.
