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La gestión de compras automatizada de principio a fin

¿Por qué contar con un sistema de gestión de compras?

Contar con software inteligente para gestionar las compras ya no debería ser una pregunta y, todas las empresas, deberían contar con uno adaptado a sus necesidades y al tamaño de sus operaciones. Las tecnologías de automatización de procesos están siendo una tendencia muy fuerte que ha llegado para quedarse y ayudar al departamento de Compras, y todos los departamentos en donde se la aplique, a operar de forma más eficiente. ¡No podemos esperar más! La gestión de las compras tiene que automatizarse y debe hacerse de principio a fin para asegurarnos el acceso a datos relevantes y exactos en tiempo real para la toma de decisiones informadas.

 
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¿Cómo optimizar la gestión de compras?

 

¿Sabía que las compras representan, en promedio, un 60% del volumen de negocio de una empresa? Esto deja en evidencia que hay una gran necesidad de contar con una política de gestión de compras bajo control, centralizada y eficiente para tomar decisiones informadas en las organizaciones.

 

 

En muchas empresas, el proceso de las compras aún se hace de forma manual y esto trae todo tipo de problemas: baja productividad, problemas de eficiencia, baja visibilidad de los compromisos asumidos, una relación con proveedores compleja, mal manejo del inventario, entre otros. En el mundo que vivimos hoy, hay que terminar de desterrar este tipo de escenarios en las empresas porque representan un gran riesgo para la compañía.

 

Para lograr una gestión de compras en la empresa que sea eficiente tenemos que:

Primero, asignar un director de compras que esté a cargo de este proceso para hacer el control y la gestión necesaria de toda la actividad de compras. Es él quien gestionará todo el proceso, quien gestionará la relación con los proveedores y quien va a monitorear todo el proceso; de principio a fin para mejorar los intercambios.

 

  • Control de precio de todo lo que compramos (evaluar la calidad de producto)
  • Pedir y procesar varios presupuestos
  • Comparar la información antes de comprar
  • Priorizar la compra centralizada
  • Evaluar otros proveedores
  • Prestar atención al servicio post venta
  • Siempre que se pueda, realizar una prueba. Hay que recordar las necesidades del consumidor en todo momento
  • Marcar una reunión con el proveedor para evaluar correctamente el materia o el servicio
  • Controlar constantemente el presupuesto que tenemos para asegurarnos su correcto aprovisionamiento
  • Equiparse y apoyarse en la tecnología

 

 

Con la gran variedad de tecnologías que existen hoy para colaborar en la gestión de las compras, no podemos estar pensando en el futuro de nuestra empresa si aún no tenemos tecnologías que puedan ayudarnos en este sentido. Hay tecnologías de todo tipo y color, que se adaptan al modelo de negocio de cada empresa, al funcionamiento de cada una, a los diferentes sectores de actividad, etc. ¡Ya no podemos seguir poniendo excusas y dejando condicionar por nuestros preconceptos! No podemos seguir pensado que este aspecto está solo reservado a las grandes empresas, o que su implementación puede resultar costosa o que llevará muchísimo tiempo. Las cosas cambiaron y la tecnología ha avanzado muchísimo en los últimos años para adecuar su oferta a las necesidades de sus clientes.

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Software para salvar la complejidad de la gestión de compras 

Es momento de entregar a la tecnología, todas estas tareas tediosas y engorrosas que son fuente de una enorme cantidad de errores en la función de compras.
 
Si estamos obligados de cierta forma a contar con un software para la gestión de compras, cuál sería el mejor a adoptar?
 

Si bien la mayoría de las empresas tienen soluciones para capturar y escanear documentos, enrutarlos automáticamente y ponerlos en el flujo de trabajo de aprobación, solo el 41% de las empresas utilizan actualmente la automatización completa del proceso de las Cuentas a pagar según la última versión de "State del informe ePayables "de Ardent Partners.

Los investigadores han detectado un aumento en la adquisición de software de pagos electrónicos B2B en aproximadamente el 43% de los departamentos financieros que encuestaron en 2020. Se entiende que este aumento se dió por la pandemia del COVID-19 que impulsó las compras online para evitar todo tipo de contacto y habilitar el trabajo a distancia. Ardent Partners explica "existe un valor significativo sin explotar en la cadena de suministro financiero, en particular la operación de pago a proveedores, que está disponible solo para las empresas lo suficientemente inteligentes como para aprovechar las herramientas y capacidades para desempolvarlo". 
 
Las tecnologías en Cloud son las que están teniendo su momento de estrellato, sobretodo estimulado por la necesidad de continuar trabajando a distancia. Además:
 
  • Son plataformas que se las puede implementar rápidamente y muchas tienen acceso desde una aplicación
  • No se necesita gran desarrollo tecnológico para comenzar a usarlo; solo una conexión a internet para abrir la web con un usuario y código
  • El modelo de económico es muy conveniente y accesible para cualquier empresa
  • Son plataformas fáciles de usar que pueden que se pueden adecuar a cada empresa

"La automatización nos ha permitido profesionalizar nuestro proceso de validación de compras. Ahora podemos registrar, rastrear y realizar un seguimiento de los compromisos de gasto con mucha facilidad."

Mikael Zao, Director Contable ProWebCE-Edenred

 

 

 

 

 

 

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No se pierda este webinar en replay donde mostramos cómo, la automatización inteligente de procesos es la solución para que el departamento de compras y el departamento financiero puedan trabajar en conjunto.

 

 

¡Vea el replay aquí!