Met Energía es una compañía internacional perteneciente al sector energético, que opera en 17 países (Suiza, Hungría, Polonia, Alemania, Francia, Italia, España y Portugal…) suministrando gas natural y electricidad. En el contexto actual, resulta esencial para Met Energía adaptarse con agilidad a los constantes cambios del entorno. En plena fase de expansión, la empresa se enfrentaba a un desafío clave: el excesivo tiempo invertido en el registro manual de facturas de proveedores. La respuesta a este reto fue Yooz, la solución de digitalización y automatización del proceso de cuentas a pagar. Su implantación permitió a Met Energía ganar en productividad, agilizar la contabilidad y seguir creciendo sin comprometer su operativa.
El desafío: Aumentar la productividad eliminando la carga administrativa manual
Antes de implementar Yooz, la gestión de facturas en Met Energía presentaba diversas ineficiencias que impactaban directamente la productividad de los equipos. El sistema anterior requería la carga manual de plantillas específicas para cada proveedor, y cualquier modificación en el formato de las facturas obligaba a generar nuevas plantillas desde cero. Este proceso, además de resultar poco eficiente, suponía una pérdida significativa de tiempo y ralentizaba los flujos de trabajo. A ello se sumaba el registro manual de facturas, que constituía un claro cuello de botella dentro del proceso contable. Estas limitaciones no solo dificultaban la operativa diaria, sino que comprometían el rendimiento general del área administrativa.
PRINCIPALES RETOS:
- Agilizar los procesos internos para optimizar tiempos en la gestión y el registro de facturas.
- Adoptar una plataforma intuitiva y fácil de usar, que garantizase una comunicación fluida entre departamentos.
- Reducir los plazos de pago y reforzar la relación con los proveedores mediante una gestión más eficiente.
La solución: Automatizar sus procesos con Yooz
Al analizar distintas soluciones de automatización, uno de los criterios prioritarios para Met Energía fue la capacidad de integrarse fácilmente con su sistema contable, Microsoft Dynamics NAV (Navision). Yooz destacó rápidamente por su integración fluida y por su tecnología avanzada de captura, lo que simplificó enormemente el proceso de digitalización y registro.
La decisión de implementar Yooz se fundamentó en varios factores clave:
- Compatibilidad nativa con Navision, permitiendo una integración directa y sin desarrollos adicionales.
- Interfaz sencilla e intuitiva, que facilitó una rápida adopción por parte de los usuarios.
- Smart Data Extraction con IA, capaz de extraer los datos de las facturas sin necesidad de plantillas predefinidas.
- Agilidad y precisión en la digitalización documental, reduciendo errores y tiempos de procesamiento.
El proceso de implantación se completó en aproximadamente tres meses, desde la toma de decisión hasta la operatividad total. La respuesta de los equipos fue muy positiva, con una aceptación total desde el inicio, lo que contribuyó decisivamente al éxito del proyecto.
« Yooz es práctico, sencillo e intuitivo. No es una herramienta compleja que te tardes mucho en coger el hilo de cómo funciona. »
Ramon Vicioso
IT Manager de MET Energía España
Los beneficios: Más agilidad, más control, más tiempo para tareas con valor añadido
Tras la implementación de Yooz, el proceso de gestión de cuentas a pagar ha experimentado una transformación notable, caracterizada por una mayor agilidad y una significativa reducción de los plazos desde la recepción hasta el pago. La eliminación de tareas manuales ha supuesto un ahorro de tiempo considerable y una reducción de la carga administrativa, lo que ha permitido a los equipos centrarse en actividades de mayor valor añadido.
Desde la integración de Yooz, se han destacado múltiples beneficios:
- Aceleración en el procesamiento y validación de facturas.
- Eliminación de tareas repetitivas y tediosas.
- Mayor trazabilidad y control del proceso, facilitando la escalabilidad operativa.
- Satisfacción total del usuario, sin incidencias registradas en el transcurso de un año de uso.
- Excelente soporte técnico, disponible tanto en la fase de arranque como en el seguimiento diario, aunque el correcto funcionamiento del sistema ha hecho que rara vez sea necesario recurrir a él.
« El equipo es fenomenal, tanto en la asistencia técnica como en el soporte diario. »
Ramon Vicioso
IT Manager de MET Energía España
PRINCIPALES LOGROS:
- Mayor agilidad y ahorro de tiempo en el tratamiento de facturas
- Alta satisfacción del usuario: sin incidencias reportadas en un año
- Asistencia técnica reactiva y eficaz, tanto al inicio como en el día a día
Conclusión
La automatización con Yooz ha permitido a Met Energía modernizar su proceso de cuentas a pagar y centrarse en lo que realmente aporta valor. La empresa recomienda Yooz a cualquier organización que busque una solución eficaz, destacando especialmente su sencillez, agilidad e integración sin complicaciones.