À l'aube de la transition vers la facture électronique, le code a changé ! Les services comptabilité des entreprises et les cabinets d'expertise-comptable sont les premiers concernés par la demat des factures. En effet la maîtrise du processus de gestion des factures et son optimisation sont vitales pour l’entreprise, avec à la clé des bénéfices sans équivoque.
Mais en quoi consiste l’automatisation de la comptabilité, concrètement ? Et pourquoi s'agit-il de la priorité numéro 1 pour de nombreuses entreprises, notamment en Belgique ?
Au sein de cet article, nous verrons pourquoi les entreprises ont tout intérêt à automatiser leur comptabilité, et aborderons le cas particulier des utilisateurs de Sage BOB50.
L'automatisation de la comptabilité : fonctionnement et bénéfices
Le processus d'automatisation consiste à permettre l'exécution d'une tâche de manière autonome. En comptabilité, c'est le workflow complet du processus d'achat, depuis l'expression du besoin jusqu'à la facturation de celui-ci, qui est concerné.
La première étape remplace la saisie manuelle des factures, grâce à l'OCR ("Optical Character Recognition", la technologie de reconnaissance de caractères à partir d'une image). Une fois les factures récupérées (via email, plateformes spécialisées, application mobile, etc) l’outil extrait automatiquement les données de chaque ligne, empêchant notamment les erreurs de saisie manuelle presque inévitables. La collecte des données doit se faire via plusieurs canaux, et être capable ensuite de classer ces écritures comptables automatiquement dans le bon dossier. À l'étape suivante, intervient l’intelligence artificielle (IA), capable d'interpréter ces données et montants et de leur conférer un sens.
Ainsi, le processus de traitement est placé sous contrôle tant du point de vue des risques associés (fraudes, litiges, non-conformités…) que de celui de son coût intrinsèque (productivité…) et ne requiert une intervention humaine que là où elle serait nécessaire. Libérés des tâches chronophages, les experts-comptables et les collaborateurs des services comptabilité sont propulsés vers un rôle davantage tourné vers des missions à forte valeur ajoutée.
Le capital humain se trouve réinvesti :
- Les experts-comptables en fiduciaire peuvent se concentrer par exemple sur de l'accompagnement client personnalisé et sur de l'analyse stratégique pour leurs clients.
- Les collaborateurs des services comptabilité et financier en entreprise peuvent se consacrer à des missions d'analyse et de conseil afin d'orienter la direction de l'entreprise dans leur prise de décision.
La dématérialisation de ces processus n'est plus une option, c'est une réalité dans laquelle il est impératif de s'insérer.
Comment choisir la solution adaptée ?
Pour choisir la meilleure solution à utiliser, plusieurs besoins sont à privilégier. Ainsi, la performance, la sécurité de l’infrastructure, le niveau d’automatisation apporté (qui doit atteindre au moins 80%), son évolutivité doivent constituer des critères de choix fondamentaux, tout autant que la pérennité et la capacité d’accompagnement du fournisseur.
Mais si ces critères sont requis, ils ne sont pas suffisants pour garantir le succès du projet. La solution qui retiendra votre attention devra s'intégrer avec votre ERP ou logiciel comptable : une solution de dématérialisation doit nécessairement coexister avec des logiciels existants, souvent hétérogènes, de manière transparente pour les utilisateurs, notamment pour gérer l’exportation des données.
Une communication facile avec votre ERP ou logiciel comptable
Une solution qui intègre nativement des passerelles avec votre outil comptable représente un gain de temps important. Ainsi, pouvoir gérer vos comptes clients depuis votre ERP est un prérequis essentiel pour assurer la cohérence des données dans l’ensemble du système d’information. Si votre entreprise utilise un logiciel plus spécifique pour sa comptabilité, la possibilité de développer simplement des connecteurs sur-mesure vous permettra de ne pas sacrifier cette interopérabilité.
Les solutions Yooz Expert édition (pour les fiduciaires) et Yooz Business édition (destinée aux entreprises) assurent l’enregistrement automatique des factures, permettant ainsi de retrouver les données retranscrites dans votre ERP, avec à la clé, un gain de temps précieux et une amélioration de la productivité, et ce, sans aucun paramétrage préalable. L'intégration automatisée de Yooz avec votre ERP permet de profiter des fonctions suivantes :
- Intégration de l'image de la facture directement dans votre ERP.
- Accès à une information fiable et mise à jour en temps réel grâce au flux d'informations automatisé.
- Workflows intelligents permettant l’automatisation des validations et des paiements.
Le cas particulier de Sage BOB50
Sage BOB50, qu’est-ce que c’est ?
Sage BOB50 est un système de gestion intégré (ERP), disponible en français, conçu pour les petites et moyennes entreprises. Il permet de gérer les finances, les ventes, les achats, la production, la gestion des stocks, la gestion des ressources humaines et les projets. Il offre une vue globale de l'entreprise en regroupant toutes les données de l'entreprise dans un seul système. Il permet également de générer des rapports et des analyses pour prendre des décisions informées.
ERP est l'acronyme pour "Enterprise Resource Planning" qui en français signifie "Planification des Ressources d'Entreprise". C'est un système informatique qui permet de gérer les différents aspects d'une entreprise. Il a pour but de centraliser et de synchroniser les données de l'entreprise, permettant ainsi une meilleure prise de décision.
Pourquoi les entreprises belges choisissent Sage BOB50 ?
Sage BOB50 est un logiciel de comptabilité et de gestion commerciale populaire en Belgique. Il offre de nombreux avantages pour les entreprises belges, notamment :
- Une grande flexibilité : Sage BOB50 est un logiciel modulaire, ce qui signifie que les entreprises peuvent sélectionner les modules qui répondent le mieux à leurs besoins spécifiques. Cela permet aux entreprises d'adapter le logiciel à leur taille et à leur secteur d'activité.
- L’automatisation des processus : Sage BOB50 permet aux entreprises d’automatiser les tâches fastidieuses telles que la saisie de données, le suivi des factures et la gestion des stocks. Les entreprises peuvent ainsi gagner du temps et réduire les erreurs.
- Le suivi en temps réel : Sage BOB50 offre une vue en temps réel de l'état financier de l'entreprise, ce qui donne aux dirigeants d'entreprises la possibilité de prendre des décisions éclairées en matière de finances et de gestion.
- Un support technique qualitatif : Sage BOB50 offre un support technique de qualité pour aider les entreprises à utiliser efficacement le logiciel. Les utilisateurs peuvent contacter le support technique pour obtenir de l'aide en cas de problème.
- La sécurité des données : Sage BOB50 a une sécurité des données solide pour protéger les informations sensibles de l'entreprise. Il inclut des fonctionnalités de sauvegarde et de cryptage pour protéger les données contre les fuites et les attaques.
En résumé, Sage BOB50 est un logiciel de gestion d'entreprise efficace pour les entreprises belges, offrant une flexibilité, une automatisation des processus, un suivi en temps réel, un support technique de qualité et une sécurité des données solide. Il aide les entreprises à améliorer leur performance et leur rentabilité.
L’intégration de Sage BOB50 avec YOOZ
La gestion des factures fournisseurs est un processus crucial pour toute entreprise, car elle permet de suivre les dépenses et de s'assurer que toutes les factures sont payées en temps et en heure. Cependant, gérer manuellement ces factures peut être fastidieux et nécessite un investissement de temps important.
Heureusement, il existe maintenant des outils pour automatiser ce processus, tels que l'intégration de Sage BOB50 avec le logiciel YOOZ. Pour les entreprises belges, cette intégration est particulièrement intéressante car elle permet de prendre en compte les spécificités de leur marché et de leurs processus.
Cette combinaison de logiciels offre une série d'avantages pour les entreprises belges, qui vont des économies de temps et d'argent à une meilleure visibilité sur leurs dépenses.
Diminution des erreurs et accélération du processus
Tout d'abord, l'intégration de Sage version Bob 50 avec YOOZ permet de numériser automatiquement les factures fournisseurs, ce qui élimine la saisie manuelle des informations et permet l'automatisation de l'encodage des factures. Cela permet de réduire les erreurs de saisie et d'accélérer le processus de gestion des factures.
Cela est particulièrement utile pour les entreprises belges qui ont souvent des factures en plusieurs langues. Ces dernières sont ainsi facilement intégrées dans le processus de gestion. Cette intégration permet par ailleurs de stocker les factures de manière centralisée et de les retrouver facilement en cas de besoin, ce qui réduit les risques de perte de documents importants.
Automatisation du workflow de validation des factures
En outre, l'intégration des deux logiciels permet aux entreprises de gagner en efficacité en automatisant les tâches de validation et de paiement des factures. Les utilisateurs peuvent définir des règles de validation automatique pour les factures, ce qui permet de réduire les délais de paiement et de réduire les risques d'erreurs.
Cela est particulièrement utile pour certaines entreprises qui peuvent avoir des processus de validation complexes. De plus, il est possible de suivre les factures en attente de validation et de les relancer si nécessaire, ce qui réduit les risques de retards de paiement et les factures impayées.
Une visibilité et une prise de décision optimisée
L'intégration de Sage BOB50 avec YOOZ permet aux entreprises de disposer d'une meilleure visibilité sur leurs dépenses. Les utilisateurs peuvent accéder à des tableaux de bord et à des rapports détaillés sur les factures, ce qui permet de suivre les dépenses par fournisseur et de prendre des décisions informées en matière de gestion des finances. Cela est particulièrement utile pour les entreprises qui ont des besoins de reporting spécifiques.
Les utilisateurs peuvent également établir des budgets et des limites de dépenses pour chaque fournisseur et suivre les dépassements éventuels, ce qui permet de mieux maîtriser les dépenses et de réduire les risques de surendettement.
Une meilleure relation fournisseurs
L'intégration de Sage BOB50 avec YOOZ permet aux entreprises de mieux gérer les relations avec leurs fournisseurs. Les utilisateurs peuvent suivre les paiements et les retards éventuels, ce qui permet de mieux négocier les conditions de paiement et de réduire les risques de litiges.
Les utilisateurs peuvent également établir des indicateurs de performance pour chaque fournisseur et suivre leur évolution, ce qui permet de mieux évaluer la qualité de leur prestation et de réduire les risques de rupture de stock ou de service.
Respect des obligations légales
L'intégration de Sage BOB50 avec YOOZ permet aux entreprises belges de mieux respecter les obligations légales en matière de facturation. Les utilisateurs peuvent générer des factures conformes aux normes belges et les envoyer automatiquement aux clients, ce qui permet de réduire les risques de rejet ou de contestation.
Les utilisateurs peuvent également suivre les échéances de TVA et les déclarations de TVA correspondantes, et ainsi respecter plus aisément les obligations fiscales et réduire les risques de pénalités.
Un support technique de qualité
L'intégration de Sage BOB50 avec YOOZ permet aux entreprises belges de bénéficier d'une assistance technique et fonctionnelle de qualité. Les utilisateurs peuvent bénéficier d'un support technique et fonctionnel en cas de problème ou de question, ce qui permet de résoudre rapidement les problèmes et de maximiser l'utilisation des fonctionnalités.
Les utilisateurs peuvent également bénéficier de formations et de webinaires pour améliorer leur compétence et leur productivité, ce qui leur donne l'opportunité de maximiser les avantages de l'intégration.
Une sécurité des données accrue
Il est important de noter que l'intégration de Sage BOB50 avec YOOZ permet également aux entreprises belges de bénéficier d'une sécurité accrue pour leurs données.
Les informations sur les factures et les dépenses sont stockées sur des serveurs sécurisés et protégés par des mécanismes de cryptage, grâce auxquels les informations sont protégées contre les accès non autorisés et les risques de fuite de données. Les utilisateurs peuvent également définir des niveaux d'accès et des rôles pour les utilisateurs, parmettant ainsi de limiter l'accès aux informations sensibles aux personnes concernées uniquement.
Une plus grande flexibilité
Il est également important de souligner que l'intégration de Sage BOB50 avec YOOZ autorise les entreprises à bénéficier d'une plus grande flexibilité pour gérer leurs factures fournisseurs.
Les utilisateurs peuvent configurer les paramètres et les règles pour s'adapter à leurs besoins spécifiques, et peuvent donc personnaliser le processus de gestion des factures fournisseurs et maximiser l'efficacité.
Les utilisateurs peuvent également intégrer des modules complémentaires pour gérer des fonctions supplémentaires, tels que la gestion des commandes, la gestion des stocks, et la gestion des projets, afin de centraliser la gestion des processus et d'améliorer l'efficacité globale.
En résumé…
Sage BOB50 est un logiciel de gestion d'entreprise qui permet aux utilisateurs de gérer leurs finances, leurs ventes et leurs achats. YOOZ est un logiciel de numérisation de factures et de détection automatique des données qui permet aux utilisateurs de capturer et de traiter des factures électroniques de manière automatisée.
L'intégration de ces deux logiciels permet aux utilisateurs de Sage BOB50 de bénéficier de la fonctionnalité de numérisation de YOOZ, ce qui peut améliorer l'efficacité et la précision du processus de saisie des données de factures et réduire les erreurs humaines. Cela peut également permettre une meilleure visibilité sur les finances de l'entreprise et une réduction des coûts en automatisant les tâches de saisie de données.
En somme les entreprises obtiennent : des gains de productivité, une diminution des erreurs et une meilleure vision pour des décisions stratégiques mieux orientées.
À propos de Yooz
Yooz est la solution Cloud de dématérialisation et d’automatisation du processus Purchase-to-Pay (P2P) la plus intelligente, la plus puissante et la plus facile à utiliser.
Elle apporte des bénéfices inégalés en matière de productivité, rapidité et sécurité à plus de 4 000 clients et 200 000 utilisateurs dans le monde qui traitent leurs achats et factures. Son succès s’appuie sur la combinaison unique des performances de ses technologies d’Intelligence Artificielle, de son extrême simplicité de mise en oeuvre et d’utilisation, et de sa capacité à couvrir l’ensemble du processus P2P, depuis la gestion des achats jusqu’au bon à payer des factures fournisseurs. Yooz propose aussi un choix unique de plus de 250 connecteurs vers les principaux ERP et logiciels comptables.
Yooz est une entreprise innovante de croissance, certifiée Great Place To Work® et plusieurs fois primée comme « 10 Best Cloud Solution Provider » par Industry Era, « Best of SaaS Showplace (BoSS) » par THINKstrategies, « Top 10 Accounting Solution Provider » par CFO Tech Outlook...Yooz propose deux éditions Cloud : Yooz Business Edition dédiée aux entreprises et associations et Yooz Expert Edition dédiée aux cabinets d’expertise comptable. Yooz est basée en Europe et aux USA.
Vous souhaitez savoir comment optimiser vos processus factures fournisseurs et quels sont les avantages ?
