L’automatisation de la tenue de compte est aujourd’hui une priorité pour les cabinets d’expertise-comptable et pour tout département financier. Pourtant certains cabinets d’expertise-comptable et leurs collaborateurs restent réticents à la transformation digitale et à l’abandon des processus comptables manuels. Dans cet article, nous expliquerons pourquoi l’automatisation de la tenue de compte est au service du cabinet d’expertise-comptable, de ses collaborateurs et de ses clients, et pourquoi il s'agira bientôt d'un gage de qualité, d'efficacité et de conformité indispensable.
Optimisation de votre capital humain
L’automatisation de la tenue de compte permet une meilleure allocation du capital humain au sein des cabinets d’expertise-comptable. En effet, lorsque toutes les tâches sont effectuées manuellement, les collaborateurs allouent la majeure partie de leur temps à des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, telles que la saisie de données. Ces tâches sont indispensables et passent donc en priorité.
Peu de temps leur reste alors pour effectuer les tâches à forte valeur ajoutée, stratégiques pour le cabinet, comme les missions d’analyse ou d’accompagnement client personnalisé. En effet, ces tâches sont les premières à être délaissées par les experts-comptables quand ils manquent de temps pour effectuer l’intégralité des tâches qui leur sont confiées.
En automatisant les tâches qui peuvent l’être, soit les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, les collaborateurs peuvent se focaliser sur les tâches qui nécessitent une intervention humaine. Ils se concentrent alors sur les missions stratégiques, qui permettent à leurs clients de profiter d’un service plus personnalisé et plus réactif. Le cabinet gagne ainsi en compétitivité et en attractivité grâce à ces services plus qualitatifs.
Optimisation de la relation client
Les erreurs et les lenteurs sont inhérentes au traitement des données de façon manuelle. Celles-ci ont inévitablement un impact sur les clients des experts-comptables : retards de paiement, dégradation de la relation fournisseur…
En automatisant la tenue de compte, les cabinets d’expertise-comptable minimisent le risque d’erreur et de retard dans le traitement des factures.
Aussi, dans le cadre d’un logiciel d’automatisation de la tenue de compte, les documents sont dématérialisés et leur statut peut être suivi (étape de validation, de réception, entre les mains de quel employé se trouve le document, etc). L’historique du document et son statut actuel étant enregistrés, cela diminue drastiquement la probabilité de perte d’un document. Par ailleurs, les factures suivant un workflow personnalisé ne peuvent pas être transmises au mauvais collaborateur (autre facteur de retard), car après chaque validation, la facture est automatiquement envoyée au valideur suivant enregistré au préalable dans le workflow de validation.
Ainsi, là où une facture papier et traitée manuellement peut être perdue ou retardée de multiples façons dues à des erreurs humaines (envoi à la mauvaise personne, perte de la facture, erreur de saisie des données…), la gestion automatisée de la tenue de compte permet des délais de traitement réduits, une fluidification de la circulation de l’information et une diminution drastique des erreurs.
Fidélisation des collaborateurs et attraction de nouveaux talents
L’un des challenges pour les cabinets d’expertise-comptable est l’acquisition et la rétention de talents. En effet, les professions comptables attirent de moins en moins les diplômés. Il est alors crucial de se différencier pour proposer des missions intéressantes et stimulantes aux collaborateurs.
Proposer un quotidien de travail axé sur des missions à forte valeur ajoutée grâce à l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée est alors un atout de taille pour tout cabinet. Les collaborateurs pourront en effet se focaliser sur des tâches d’analyse et d’accompagnement client, mais aussi évoluer et diversifier leurs compétences grâce à un environnement de travail stimulant et à une libération du temps de travail qui était auparavant alloué aux tâches à faible valeur ajoutée telles que la saisie de données.
Facture électronique : les experts-comptables ambassadeurs de la réforme
Le calendrier et les réglementations ayant pour objectif de généraliser la Facturation Electronique en France sont dorénavant connus. À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA basées en France auront pour obligation d’accepter les factures électroniques, et devront donc être équipées pour les traiter.
Dès cette date, les grandes entreprises devront de plus émettre la totalité de leurs factures électroniquement. À partir du 1er janvier 2025 ce sera aussi le cas des entreprises de taille intermédiaire. Dès le 1er janvier 2026, cette obligation s’appliquera à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.
Cette nouvelle réglementation constitue une mutation profonde, sur laquelle les clients des experts-comptables s’interrogent déjà. Pour l’expert-comptable, le passage à la facture électronique peut être un véritable tremplin pour l’adoption d’outils numériques qui lui permettront de diversifier ses missions et de devenir un réel partenaire stratégique pour ses clients. De plus, maîtriser la nouvelle réglementation et les outils numériques liés à celle-ci fait de lui un conseiller de choix pour les entreprises. Ainsi, au lieu de subir cette réforme, l’expert-comptable a tout intérêt à adopter ces outils et à se positionner comme ambassadeur de la réforme. Il sera ainsi au centre des flux de ses clients.
Garder un avantage compétitif face aux nouveaux acteurs
D’après une analyse du cabinet Xerfi, « les experts-comptables […] vont devoir faire preuve de beaucoup de pédagogie pour convaincre les entreprises clientes des avantages réels procurés par les outils numériques dans le domaine de la comptabilité et des missions connexes. » Pour atteindre cet objectif, les cabinets d’expertise-comptable ne peuvent pas rester à l’écart du processus de transformation digitale qui s’opère dans la grande majorité des entreprises.
Pour tirer profit du changement, les experts-comptables vont devoir se montrer proactifs dans l’automatisation des processus comptables en faisant appel aux bons partenaires et aux bons logiciels. En effet, les cabinets d’expertise-comptable vont devoir s’assurer de leurs avantages compétitifs, notamment face à l’émergence de nouveaux compétiteurs féroces : les cabinets d’expertise-comptable en ligne, qui proposent des solutions 100% dématérialisées, les « LegalTech » qui proposent certaines prestations, historiquement effectuées par les experts-comptables (juridique, fiscalité, accompagnement des directions d’entreprise…), les banques, qui accompagnent de plus en plus leurs clients en termes de gestion et de précomptabilité.
Bien que la majorité des entreprises se disent satisfaites de leur cabinet d’expertise-comptable, cette relation pérenne ne sera plus suffisante pour la rétention et la satisfaction des clients, à qui il faudra proposer des services à la pointe de la technologie, au regard de la modification actuelle du marché et de ses acteurs.
Automatiser et digitaliser ne signifie pas remplacer l’humain
Certains cabinets, mais surtout leurs collaborateurs sont réticents à la transition numérique et à la suppression des processus comptables manuels. Ils pensent en effet que suite à cela, les machines et les logiciels pourront les remplacer quelle que soit l'opération en question, et que leur emploi, à terme, disparaîtra. Certains craignent aussi de perdre le contrôle de la tenue de compte et ne font pas confiance à un système automatisé, et pensent que la procédure s'effectue automatiquement seule de A à Z, quelle que soit la transaction dont il est question.
Cependant, ces outils numériques, à défaut de remplacer l’humain, sont au service de celui-ci. Les tâches qu’effectueront ces outils sont celles qui peuvent se passer d’intervention humaine uniquement, c’est-à-dire les tâches à faible valeur ajoutée. À défaut de remplacer l’humain, les logiciels d’automatisation des processus comptables permettent aux experts-comptables de révéler leur plus-value et leur indispensabilité, au travers de missions, trop souvent délaissées par faute de temps : les missions à forte valeur ajoutée, qui nécessitent leur expertise pour pouvoir être exécutées.
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