Implanté dans la région lyonnaise, Almaviva Val d’Ouest regroupe deux établissements de santé, la Clinique du Val d’Ouest et celle de la Part Dieu, et traite chaque mois plus de 1 200 factures fournisseurs. Confrontées à des volumes importants et à la gestion de processus complexes, les équipes comptables ont fait le choix de la dématérialisation afin de gagner en efficacité et en traçabilité. Pour accompagner cette transformation, elles ont choisi de s’appuyer sur Yooz en tant que solution d’optimisation comptable et l’ont également retenue comme Plateforme Agréée dans le cadre de leur préparation à la réforme sur la Facturation Electronique. Un choix qui leur permet d’allier performance opérationnelle, conformité réglementaire et sérénité face aux évolutions à venir.
Le défi : Optimiser les processus de validation et de suivi des factures
Avant d’adopter une solution de dématérialisation, les équipes d’Almaviva Val d’Ouest devaient composer avec des processus de traitement des factures chronophages et parfois complexes à piloter. La migration vers Sage X3 a fait émerger des enjeux d’intégration et de fluidification des échanges entre les outils, renforçant le besoin d’automatiser davantage les opérations. Dans un contexte où les volumes de factures ne cessaient de croître et en prévision de la Réforme sur la Facturation Electronique, l’organisation recherchait une solution capable de simplifier les workflows, de fiabiliser les traitements et d’offrir une meilleure visibilité sur l’ensemble du processus fournisseurs.
« Grâce à Yooz, nous retrouvons immédiatement une facture, son historique et l’ensemble des validations associées. »
Névine Niktas
Responsable Comptable
La solution : Yooz, une plateforme adaptée aux enjeux d’aujourd’hui et demain
Après avoir choisi Yooz pour la dématérialisation de ses factures, Almaviva Val d’Ouest a rapidement adopté la solution dans ses usages quotidiens. Lors de sa mise en place, les équipes ont pu s’appuyer sur un accompagnement réactif ainsi qu’une assistance de proximité qui ont facilité leur transition vers la digitalisation. La simplicité d’utilisation de la plateforme, la qualité de sa documentation et la disponibilité des équipes Yooz ont favorisé une adoption rapide par les collaborateurs.
Satisfaite de l’outil, notamment de ses capacités de recherche et de traçabilité, l’organisation a également choisi Yooz en tant que Plateforme Agréée. Ce choix lui permet aujourd’hui de traverser sereinement les évolutions réglementaires tout en capitalisant sur un outil déjà intégré à ses processus.
« Les équipes Yooz ont toujours été à l’écoute et disponibles. La qualité de l’accompagnement a largement contribué à l’adoption de la solution par les équipes. »
Névine Niktas
Responsable Comptable
Les bénéfices : Gain de temps, traçabilité et collaboration
Grâce à Yooz, les équipes d’Almaviva Val d’Ouest ont constaté de nombreux bénéfices dans la gestion quotidienne de leurs factures. Au-delà de l’automatisation des traitements, la solution leur apporte davantage de rapidité, de visibilité et de fluidité dans leurs processus.
- Gains de temps considérables : La reconnaissance automatique des données permet aux équipes de traiter les factures jusqu’à 5 fois plus rapidement qu’auparavant.
- Traçabilité complète de chaque facture : À tout moment, les utilisateurs peuvent retrouver une facture, consulter son statut et visualiser l’historique complet de son traitement et de ses validations.
- Validations plus fluides et collaboratives : Les valideurs peuvent être relancés directement via la plateforme et échanger au travers de commentaires.
- Accès simplifié à l’information : Les fonctionnalités de recherche permettent de retrouver rapidement un document ou une information, même sur des volumes dépassant 1 200 factures par mois.
- Gestion sécurisée des documents : Le rapprochement automatique entre commande, réception et facture permet de détecter plus facilement les écarts et de fiabiliser les processus de contrôle.
- Meilleure visibilité sur les processus : L’ensemble des équipes dispose d’une vision claire de l’avancement des factures, limitant les risques de blocage et les pertes de documents.
« Pour les équipes comptables, Yooz représente un gain de temps considérable au quotidien. Grâce à l’automatisation et à la reconnaissance des données, le temps consacré à la saisie a été divisé par 5 ! »
Névine Niktas
Responsable Comptable
Devenue une solution incontournable au quotidien, Yooz accompagne désormais les équipes comptables d’Almaviva Val d’Ouest dans leurs enjeux d’efficacité et de conformité. En simplifiant le traitement des factures et en fournissant davantage de visibilité sur l’ensemble du processus, la plateforme permet aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Une transformation durable qui a su préparer l’organisation aux différentes évolutions réglementaires.
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