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4 minutes de lecture

La dématérialisation des factures

Solution de dématérialisation des factures : pourquoi vous lancer ?

par Angélique Ribas le 17.09.2020

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Après le coup d’arrêt du confinement, les entreprises se trouvent face à la nécessité de relancer leur activité dans un contexte désormais marqué par l’incertitude. Quels que soient leur taille et leur secteur, leur priorité est double : 1. sécuriser leur avenir et 2. mieux s’armer pour faire face à l’imprévu. Sur ces deux axes, la fonction finance a un rôle prépondérant à jouer et voici les raisons pour lesquelles la dématérialisation des factures est l’un des principaux outils à sa disposition.

 

Une solution de dématérialisation de factures pour gagner en productivité

 

Pour retrouver de l’oxygène financier et abaisser les coûts fixes de l’entreprise, les fonctions de back office doivent gagner en productivité. Grâce à la dématérialisation, la DAF peut montrer l’exemple en obtenant rapidement des gains substantiels. En plus d’économies matérielles (de papier, de stockage, d’affranchissement…) non négligeables, la dématérialisation des factures permet de gagner un temps considérable sur des tâches à faible valeur : saisie, classement, recherche… La dématérialisation permet aussi d’automatiser – et donc d’accélérer – les processus. Au total, on estime qu’il est possible de diviser par un facteur deux à cinq le cycle complet de traitement des factures.

 

Pour gagner en visibilité

 

Dans un environnement incertain, l’entreprise doit plus que jamais connaître en permanence sa situation financière : trésorerie, encours, masse salariale… Grâce à la dématérialisation et la reconnaissance de caractères, le service comptable peut capter directement les informations figurant sur les factures, et les injecter sans délai ni risque d’erreur dans le système de gestion. Les chiffres sont au plus près de la réalité et les possibilités d’analyse sont démultipliées. En outre, les équipes comptables peuvent mettre à profit le temps dégagé grâce aux gains de productivité pour approfondir l’examen des chiffres et accompagner davantage les métiers sur la dimension financière de leurs projets.

 

Être prêt pour le télétravail

 

Le confinement a montré qu’il était vital que le télétravail figure désormais dans la panoplie opérationnelle de l’entreprise. Celle-ci ne peut se permettre de dépendre de l’accès à un document papier au moment même où son efficacité et sa capacité de réaction sont primordiales. À l’inverse, dématérialiser les factures permet de digitaliser de bout en bout les processus et donc de pouvoir intervenir à distance si nécessaire. Et alors que certaines entreprises réfléchissent à se reconfigurer pour faire face à la situation actuelle, le télétravail leur ouvre de nouvelles possibilités, par exemple en matière de regroupement et mutualisation des compétences, de mobilité interne ou d’attractivité.

 

Maîtriser les risques

 

Lorsque l’entreprise est fragilisée, elle doit se garder du moindre choc supplémentaire, et donc être particulièrement vigilante sur ses risques. Avec la dématérialisation des factures et l’enregistrement automatique des informations qu’elles contiennent, les données sont fiables, tracées, sécurisées. Ceci réduit considérablement les risques de litiges et de retards, à la fois coûteux et chronophages (un comptable, estime-t-on, passe près d’un tiers de son temps à gérer les retards de paiement). La rigueur du traitement dématérialisé facilite aussi grandement les tâches d’audit et de contrôle, en particulier celles menées par l’administration fiscale.

 

Réduire les délais et les litiges

 

Un fournisseur mécontent est un fournisseur qui téléphone. Pour le service comptable, cela signifie du temps passé à lui répondre et à régler le problème (sans parler du désagrément et des pénalités s’il s’avère avoir raison). On estime ainsi que la gestion des appels des fournisseurs occupe 41 % du temps d’un comptable et celle de retards de paiement, 31 %. La dématérialisation et l’automatisation permettent de réduire drastiquement les risques de retard et d’erreur. Non seulement elles éliminent l’aléa des (res)saisies manuelles, mais des dispositifs intégrés de contrôle permettent d’alerter en cas de souci, par exemple s’ils détectent un doublon.

 

Piloter l’activité du service

 

Grâce à la dématérialisation, on dispose d’indicateurs de suivi et de performance qu’il serait très difficile d’obtenir dans le cas de processus manuels. Certains permettent au manager d’agir en temps réel pour gagner encore en efficacité (encours de factures, factures non parvenues, retards de paiement…) tandis que d’autres, réunis dans des tableaux de bord récapitulatifs, ont davantage vocation à mesurer globalement l’activité.

 

Ce sont, par exemple, le temps et le coût de traitement d’une facture, son délai de traitement moyen depuis sa réception jusqu’à son archivage, le nombre de factures traitées par comptable ou encore le nombre de litiges et leur temps de traitement moyen. Enfin, d’autres statistiques, comme le top 10 des fournisseurs, permettent d’identifier des pistes d’optimisation. Grâce à ces chiffres, le directeur financier peut piloter finement l’activité de son service et l’engager dans une logique d’amélioration continue.

 

En finir avec la fraude

 

Parmi les risques encourus par l’entreprise, la fraude figure aux tous premiers rangs, surtout dans une période de grande fébrilité comme aujourd’hui. En 2018, selon le cabinet Euler Hermes, 70 % des entreprises françaises déclaraient déjà avoir été victimes d’une tentative de fraude au cours de l’année précédente avec, pour 10 % d’entre elles, un préjudice supérieur à 100 000 €. La dématérialisation des factures permet d’appliquer des méthodes d’analyse automatiques et d’émettre une alerte à la moindre anomalie suspecte. Face à des fraudeurs toujours plus nombreux et habiles, la technologie est pour le DAF une arme incontournable afin de protéger les intérêts de l’entreprise.

 

Les solutions de dématérialisation de factures : l'outil idéal pour le DAF

 

Saisir, valider, mettre en paiement, classer… Le traitement manuel des factures est un processus fastidieux mais surtout onéreux, puisque des études le chiffrent entre 9 € et 20 € par facture. Et plus les documents s’accumulent, plus la charge augmente ! Le stockage, l’archivage et la consultation papier représentent 3,25 € en moyenne si l’on tient compte des coûts directs (temps passé, surfaces de stockage…) et indirects (pertes, retards…). On estime, par exemple, à 110 € le coût moyen de recherche d’un document mal classé. Une solution de dématérialisation de factures permet la numérisation du document lui-même mais aussi tout son processus de traitement, entraînant une réduction substantielle des coûts, qui selon CapGemini Consulting, peut atteindre 71 %.

 

11 décideurs et influenceurs ont décidé de démarrer leur transformation digitale avec une solution de dématérialisation des factures. Retrouvez ici leurs visions et méthodes à succès :

 

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