Après le coup d’arrêt du confinement, les entreprises se trouvent face à la nécessité de relancer leur activité dans un contexte désormais marqué par l’incertitude. Quels que soient leur taille et leur secteur, leur priorité est double : 1. sécuriser leur avenir et 2. mieux s’armer pour faire face à l’imprévu. Sur ces deux axes, la fonction finance a un rôle prépondérant à jouer et voici les raisons pour lesquelles la dématérialisation des factures est l’un des principaux outils à sa disposition.
Une solution de dématérialisation de factures pour gagner en productivité
Pour retrouver de l’oxygène financier et abaisser les coûts fixes de l’entreprise, les fonctions de back office doivent gagner en productivité. Les avantages de la dématérialisation sont nombreux, et les gains substantiels visibles immédiatement : la dématérialisation libère les collaborateurs des tâches répétitives et chronophages (Saisie des factures, classements des bons de commandes, vérifications préalables à une validation; paiement, archivage...) au profit de missions à plus forte valeur ajouté.
De plus, les coûts inhérents au stockage, à la recherche et à la perte des documents papiers, ainsi que leur impact environnemental, se voient aussi considérablement réduits. Enfin, la fluidification et l’automatisation des processus de validation et de contrôle sur l’ensemble de la chaîne « procure to pay » (P2P), de l'expression du besoin jusqu'à la facturation, démultiplie encore ces bénéfices grâce à une meilleure traçabilité des échanges. Au total, la durée du cycle de traitement des documents peut être divisée par 5 et les coûts de gestion réduits de 80 %.
Enfin, l'adoption d'un logiciel d'automatisation performant permet aussi de suivre 7 jours sur 7 et 24h sur 24 l'ensemble des étapes du workflow et l'évolution des données en temps réel.
Pour gagner en visibilité
Dans un environnement incertain, l’entreprise doit plus que jamais connaître en permanence sa situation financière : trésorerie, encours, masse salariale… Grâce à la dématérialisation et la reconnaissance de caractères, le service comptable peut capter directement les informations figurant sur les factures, et les injecter sans délai ni risque d’erreur dans le système de gestion.
L'accès en temps réel aux données de l'entreprise est un avantage sans équivoque, dont l'entreprise ne peut plus se passer : Les chiffres sont plus fiables que jamais et les possibilités d’analyse sont démultipliées. En outre, les équipes comptables peuvent mettre à profit le temps dégagé grâce aux gains de productivité pour approfondir l’examen des chiffres et accompagner davantage les métiers sur la dimension financière de leurs projets.
Être prêt pour le télétravail
Un des défis majeurs du confinement a montré a été celui d'assurer la continuité des activités tout en travaillant à distance. Concernant la comptabilité, il était impératif que les opérations financières se poursuivent. La crise que nous avons traversé à accélérer la transformation numérique, plaçant au centre la facturation électronique dans la panoplie opérationnelle de l’entreprise.
Plus aucune organisation ne peut se permettre de dépendre de l’accès à un document papier au moment même où son efficacité et sa capacité de réaction sont primordiales. Dématérialiser ses factures permet de digitaliser de bout en bout les processus et donc de pouvoir intervenir à distance si nécessaire. L'évolution du format papier vers le format numérique des factures a ouvert la voie à d'autres changements; par exemple en matière de regroupement et mutualisation des compétences, de mobilité interne ou d’attractivité.
Maîtriser les risques
Lorsque l’entreprise est fragilisée, elle doit se garder du moindre choc supplémentaire, et donc être particulièrement vigilante sur les risques qui pèsent sur son organisation. Avec la dématérialisation des factures et l’enregistrement automatique des informations qu’elles contiennent, les données sont fiables, tracées, sécurisées.
Ceci réduit considérablement les risques de litiges et de retards, à la fois coûteux et chronophages (un comptable, estime-t-on, passe près d’un tiers de son temps à gérer les retards de paiement). La rigueur du traitement dématérialisé facilite aussi grandement les tâches d’audit et de contrôle, en particulier celles menées par l’administration fiscale.
Réduire les délais et les litiges
Un fournisseur mécontent est un fournisseur qui téléphone. Pour le service comptable, cela signifie du temps passé à lui répondre et à régler le problème (sans parler du désagrément et des pénalités s’il s’avère avoir raison). On estime ainsi que la gestion des appels des fournisseurs occupe 41 % du temps d’un comptable et celle de retards de paiement, 31 %.
La dématérialisation et l’automatisation permettent de réduire drastiquement les risques de retard et d’erreur. Non seulement elles éliminent l’aléa des (res)saisies manuelles, mais des dispositifs intégrés de contrôle permettent d’alerter en cas de souci, par exemple s’ils détectent un doublon.
Piloter l’activité du service
Grâce à la dématérialisation, on dispose d’indicateurs de suivi et de performance qu’il serait très difficile d’obtenir dans le cas de processus manuels. Certains permettent au manager d’agir en temps réel pour gagner encore en efficacité (encours de factures, factures non parvenues, retards de paiement…) tandis que d’autres, réunis dans des tableaux de bord récapitulatifs, ont davantage vocation à mesurer globalement l’activité.
Ce sont, par exemple, le temps et le coût de traitement d’une facture, son délai de traitement moyen depuis sa réception jusqu’à son archivage, le nombre de factures traitées par comptable ou encore le nombre de litiges et leur temps de traitement moyen. Enfin, d’autres statistiques, comme le top 10 des fournisseurs, permettent d’identifier des pistes d’optimisation. Grâce à ces chiffres, le directeur financier peut piloter finement l’activité de son service et l’engager dans une logique d’amélioration continue.
En finir avec la fraude
Parmi les risques encourus par l’entreprise, la fraude figure aux tous premiers rangs, surtout dans une période de grande fébrilité comme aujourd’hui. En 2018, selon le cabinet Euler Hermes, 70 % des entreprises françaises déclaraient déjà avoir été victimes d’une tentative de fraude au cours de l’année précédente avec, pour 10 % d’entre elles, un préjudice supérieur à 100 000 €.
La dématérialisation des factures permet d’appliquer des méthodes d’analyse automatiques et d’émettre une alerte à la moindre anomalie suspecte. Face à des fraudeurs toujours plus nombreux et habiles, la technologie est pour le DAF une arme incontournable afin de protéger les intérêts de l’entreprise.
Les solutions de dématérialisation de factures : l'outil idéal pour le DAF
Saisir, valider, mettre en paiement, classer… Le traitement manuel des factures est un processus fastidieux mais surtout onéreux, puisque des études le chiffrent entre 9 € et 20 € par facture. Et plus les documents s’accumulent, plus la charge augmente ! Le stockage, l’archivage et la consultation papier représentent 3,25 € en moyenne si l’on tient compte des coûts directs (temps passé, surfaces de stockage…) et indirects (pertes, retards…).
On estime, par exemple, à 110 € le coût moyen de recherche d’un document mal classé. Une solution de dématérialisation de factures permet la numérisation du document lui-même mais aussi tout son processus de traitement, entraînant une réduction substantielle des coûts, qui selon CapGemini Consulting, peut atteindre 71 %.
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A propos de Yooz
Yooz est la solution Cloud de dématérialisation et d’automatisation du processus Purchase-to-Pay (P2P) la plus intelligente, la plus puissante et la plus facile à utiliser.
Elle apporte des bénéfices inégalés en matière de productivité, rapidité et sécurité à plus de 4 000 clients et 200 000 utilisateurs dans le monde qui traitent leurs achats et factures. Son succès s’appuie sur la combinaison unique des performances de ses technologies d’Intelligence Artificielle, de son extrême simplicité de mise en oeuvre et d’utilisation, et de sa capacité à couvrir l’ensemble du processus P2P, depuis la gestion des achats jusqu’au bon à payer des factures fournisseurs. Yooz propose aussi un choix unique de plus de 250 connecteurs vers les principaux ERP et logiciels comptables.
Yooz est une entreprise innovante de croissance, certifiée Great Place To Work® et plusieurs fois primée comme « 10 Best Cloud Solution Provider » par Industry Era, « Best of SaaS Showplace (BoSS) » par THINKstrategies, « Top 10 Accounting Solution Provider » par CFO Tech Outlook...Yooz propose deux éditions Cloud : Yooz Business Edition dédiée aux entreprises et associations et Yooz Expert Edition dédiée aux cabinets d’expertise comptable. Yooz est basée en Europe et aux USA.
