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5 minutes de lecture

La dématérialisation des factures

Optimiser le traitement des factures fournisseurs : une nécessité

par Yooz le 10.09.2021

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Des piles de dossiers, des documents égarés, une comptabilité incertaine, des litiges en pagaille, des pénalités qui menacent, des fournisseurs excédés, des employés dépassés, et, pour couronner le tout, un contrôle fiscal ! Ce tableau cauchemardesque est bien sûr rarissime, mais tous les responsables financiers y reconnaîtront quelques-uns des soucis que peut causer le traitement manuel des factures papier. Dans un environnement où tout va de plus en plus vite, où l’erreur est de moins en moins tolérée et où chaque centime compte, il n’est tout simplement plus possible de s’en tenir à un processus artisanal, lent, confus et risqué. La dématérialisation des factures n’est plus un luxe réservé à quelques grands groupes, mais une nécessité qui s’impose à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille et leur secteur d’activité. Grâce aux outils modernes, la bonne nouvelle est que c’est désormais à la portée de toutes les organisations… et que cela rapporte gros.

 

 

Dématérialiser, automatiser, optimiser

 

Comment optimiser le traitement de ses factures fournisseurs ? La solution tient en deux mots : dématérialisation et automatisation. Point de départ de toute la démarche, dématérialiser les factures papier ne signifie pas seulement les numériser. Il s’agit de produire par un processus rigoureux une copie numérique qui aura la même valeur que l’original (qu’il ne sera donc pas nécessaire de conserver), mais qu’il sera beaucoup plus facile de manipuler, de transmettre et d’archiver. Dans le même temps, à l’aide d’un outil de reconnaissances de caractère (OCR), on extrait de ce double les informations qu’il contient de manière 1. à vérifier qu’il s’agit bien d’une facture en bonne et due forme ; 2. à communiquer ces éléments aux systèmes comptables et de gestion ; et 3. à orienter la facture vers le circuit approprié, en fonction par exemple de son montant ou de l’identité du fournisseur.

On voit poindre ici les possibilités de l’automatisation. Grâce notamment aux progrès rapides de l’intelligence artificielle, il est de plus en plus aisé d’établir des règles de gestion qui s’exécuteront automatiquement – ou solliciteront une validation humaine – dès que certaines conditions seront remplies. On pourra ainsi réduire au maximum les interventions humaines sur les factures récurrentes de fournitures, pour lesquelles on sera seulement alerté si certains seuils sont dépassés, mais continuer à traiter manuellement celles émises par un fournisseur stratégique, avec lequel on ne veut surtout aucun accroc..

 

 

Exploiter les possibilités offertes par la technologie

 

L’optimisation du traitement des factures fournisseurs n’est donc pas qu’une question d’outillage. En éliminant certains obstacles, en rendant certaines tâches plus faciles ou en permettant de les automatiser, les nouvelles technologies ouvrent de vastes possibilités aux services comptables et financiers. Mais pour les exploiter, il faudra remettre les processus à plat, redistribuer les rôles et les responsabilités, définir les workflows, et déterminer les paramètres qui conditionneront chaque embranchement et chaque point de contrôle.

Pour implémenter ces nouvelles règles de fonctionnement, l’idéal est de s’appuyer sur une solution intégrée, capable de gérer l’ensemble du processus P2P (Purchase to Pay), de la demande d’achat jusqu’au paiement. Ce logiciel devient le seul point d’entrée pour l’ensemble des factures, quel que soit leur support. Il dématérialise les factures papier, gère les différents types de formats de facture électronique, et toutes sont ensuite traitées et analysées de la même façon, puis déversées dans un processus de gestion unique qu’il est naturellement plus commode d’ajuster et d’optimiser que plusieurs circuits parallèles.

 

 

Économies et gains de temps

 

Mais quels bénéfices peut-on espérer de ce travail de remise à plat, d’optimisation et d’outillage du processus de traitement des factures ? En premier lieu, ce sont des économies substantielles. Entre la saisie, la validation, l’exécution et le classement, le traitement manuel d’une facture papier est estimé à 15 € environ. Et les dépenses augmentent avec le volume, car il faut prendre en compte les coûts d’archivage, de stockage et de recherche, auxquels viennent s’ajouter ceux occasionnés par les inévitables pertes. Selon Capgemini, numériser le processus de traitement des factures peut permettre de réduire jusqu’à 71 % l’ensemble des coûts associés. Quelques-unes de ces économies matérielles (de papier, de locaux, d’expédition…) se traduisent en outre par des bénéfices environnementaux bienvenus.

En automatisant un certain nombre de tâches et d’étapes, la digitalisation du processus de traitement des factures a aussi un impact considérable sur la productivité. La durée du cycle complet peut ainsi être réduite de 2 à 5 fois, et le cabinet Ernst & Young a calculé qu’en un an, une personne pouvait traiter jusqu’à 6 000 factures papier, mais que ce chiffre atteint 90 000 pour des factures électroniques !

 

 

Qualité de l’information et maîtrise des risques

 

La suppression des ressaisies fastidieuses, qui contribue largement à ces gains de productivité, a aussi – et peut-être surtout – un impact sur la qualité de l’information. Lors de la numérisation des factures, les données sont recueillies immédiatement, sans erreur ni omission, et mises aussitôt à la disposition des gestionnaires. La direction financière y gagne une visibilité parfaite, en temps réel, de la situation de l’entreprise, ce qui lui permet de piloter la trésorerie, notamment, avec une réactivité et une précision sans précédent. De plus, les équipes peuvent mettre à profit le temps dégagé grâce aux gains de productivité pour exploiter pleinement ces chiffres et développer de nouvelles analyses.

De surcroît, la meilleure qualité de l’information se double de la possibilité accrue d’y déceler des anomalies ou des signaux inquiétants. L’entreprise peut donc mieux maîtriser les risques, en particulier ceux liés à ses propres fragilités financières, aux difficultés que peuvent rencontrer ses fournisseurs ou à d’éventuelles tentatives de fraudes. Grâce à l’intelligence artificielle, il est ainsi possible de repérer instantanément des faux, des doubles ou des transactions suspectes, et de demander aussitôt une vérification approfondie.

La rigueur, la transparence, la traçabilité et la documentation des processus numérisés permet aussi réduire considérablement les risques juridiques et fiscaux associés aux factures. En particulier, la capacité à traiter dès à présent toutes les factures électroniques permet à l’entreprise d’anticiper leur obligation, annoncée pour 2026 au plus tard.

 

 

Satisfaction des fournisseurs et des collaborateurs

 

Dans une période où se multiplient les difficultés d’approvisionnement, les entreprises ont plus que jamais besoin de pouvoir compter sur leurs fournisseurs, et se doivent donc de les choyer. Des factures traitées rapidement et avec rigueur, cela signifie aussi moins de vérifications nécessaires, moins de litiges, des problèmes détectés et réglés plus tôt, des délais de paiement respectés… Bref, autant d’ingrédients qui contribuent à détendre les relations avec les fournisseurs.

Quand on sait que les appels des fournisseurs occupent 41 % du temps d’un comptable et la gestion des retards de paiement, 31 %, on mesure aussi l’impact qui peut en résulter sur la journée (et l’atmosphère) de travail. Les collaborateurs sont les premiers bénéficiaires des gains de productivité qu’apporte l’optimisation du traitement des factures car elle les débarrasse des tâches les plus rébarbatives et leur permet de se consacrer aux aspects les plus intéressants de leur métier. Avec le télétravail, qu’elle facilite également, la digitalisation contribue ainsi de façon importante à l’attractivité de la fonction finance, qui peine parfois à attirer et retenir les meilleurs profils.

Optimiser le traitement des factures fournisseurs à l’aide, et autour, d’un outil moderne se traduit ainsi par des bénéfices nombreux et de tous ordres, qui garantissent un retour sur investissement rapide. Mais cette nouvelle façon d’opérer, moderne, efficiente, réactive, fondée sur la donnée, fait aussi basculer la fonction finance dans une nouvelle dimension, où elle peut devenir un moteur et un exemple de la transformation globale de l’entreprise.

 

 

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