Circuit de traitement des factures fournisseurs : à tous les coûts on gagne

Dès leur réception, les factures fournisseurs entrent dans un circuit de traitement qui va les conduire jusqu’à leur règlement et leur archivage. Un circuit parfois long et tortueux, tout au long duquel peuvent s’accumulent les inefficacités, les délais, les erreurs et, en fin de compte, les coûts. En cause, un processus manuel, fragmenté et souvent artisanal, qui peut être très avantageusement remplacé par une solution digitale moderne et intégrée, qui s’appuie sur la dématérialisation des factures pour gérer de bout en bout le processus Purchase-to-Pay (P2P). Selon Capgemini, adopter une telle approche permet de réduire jusqu’à 71 % les coûts de traitement des factures. Comment parvient-on à un chiffre si considérable ? Tout simplement parce que les bénéfices s’additionnent à chaque étape.

La réception des pièces et la saisie des écritures comptables : le soulagement de la dématérialisation

En attendant la généralisation obligatoire de la facture électronique en 2026, les entreprises continuent de recevoir des factures papiers. Et en grandes quantités ! En France, ce sont chaque année 2,5 milliards de factures que s’échangent les entreprises, dont seulement 10 % à 20 % sous format numérique. Cette masse de courrier à traiter représente une charge très loin d’être négligeable puisque, selon les études, le coût du traitement d’une facture se chiffre entre 9 € et 20 €.

Et les dépenses débutent dès la réception des factures avec leur tri, leur acheminement jusqu’au service comptable et, surtout, leur ressaisie. Cette tâche manuelle, sans aucune valeur, est non seulement coûteuse, chronophage et fastidieuse, mais c’est aussi une source d’erreurs puisqu’on estime ainsi le taux d’erreur d’une saisie manuelle à environ 1 %. Or, ces erreurs peuvent se loger n’importe où – sur le numéro de bon de commande, le montant ou le nom du fournisseur – et avoir ensuite des répercussions en chaîne tout au long du processus avec, potentiellement, des conséquences très dommageables.

La dématérialisation des factures dès leur arrivée permet de remédier à tout cela. Grâce à la reconnaissance automatique de caractères (OCR) et à l’intelligence artificielle (machine learning), la facture est non seulement numérisée, mais ses informations sont recueillies avec fiabilité supérieure à une saisie humaine, puis aussitôt déversées dans le système de gestion. Les gains de productivité et de fiabilité sont énormes : le cabinet Ernst & Young a calculé qu’une personne pouvait traiter jusqu’à 6 000 factures papier par an, mais jusqu’à 90 000 factures électroniques ! Bref, cette numérisation initiale permet de lancer le processus de traitement des factures fournisseurs sur les bons rails de l’efficacité et de la réduction des coûts.

La validation et les imputations comptables : le grand bond en avant de l’automatisation

Il pourrait sembler que se débarrasser du papier, de ses coûts directs et indirects, et de ses désagréments constitue le grand bénéfice de la dématérialisation des factures. Ce n’est pas tout à fait le cas. En réalité, la principale source d’économies et d’efficacité réside dans l’automatisation subséquente des tâches et des processus.

Identifiés grâce à l’intelligence artificielle, les données clés figurant sur les factures alimentent aussitôt le workflow comptable : rapprochement avec les bons de commande et de réception, validation, approbation, imputations comptables… Paramétrées dans l’outil, les règles de gestion sont appliquées au fil de l’eau et, lorsqu’une intervention humaine est malgré tout nécessaire, la personne reçoit une alerte et des informations précises pour agir. Au total, il est possible de diviser par 2 à 5 la durée du cycle de traitement des factures, et donc les coûts associés aux délais.

Mieux encore, la dématérialisation fournit des  précises, complètes et en temps réel grâce auxquelles on peut suivre des indicateurs qu’il serait, sans cela, très difficile de calculer. Qu’ils portent sur le processus de traitement des factures lui-même (encours, doublons, retards de paiement, factures non parvenues…) ou sur une performance d’ensemble, ces indicateurs permettent au directeur financier de piloter plus finement l’activité de son service et celle de l’entreprise. Ceci explique d’ailleurs pourquoi l’automatisation des processus et les nouveaux moyens de pilotage figurent en tête des préoccupations des directeurs financiers selon le baromètre annuel des priorités des directions financières réalisé par PwC et la DFCG (Association des directeurs financiers et de contrôle de gestion)

Le paiement : la solution pour en finir avec les retards

L’aboutissement de ce processus est naturellement le paiement du fournisseur, déclenché, lui aussi, de façon automatique à la date d’échéance. De cette manière, on évite les retards de paiement inutiles, sources de tensions avec les fournisseurs et de coûts supplémentaires. Sans même parler des éventuelles pénalités, on estime ainsi que la gestion des retards de paiement occupe près d’un tiers du temps des comptables. Bien entendu, ce paiement automatique reste conditionné à la bonne exécution de toutes les procédures de contrôle et de validation.

À ce sujet, un autre intérêt de la dématérialisation et de l’automatisation est qu’elles permettent de créer des règles différenciées, d’assouplir par exemple les vérifications sur certains types de factures (montant inférieur à un certain seuil, achats récurrents…) ou, au contraire, de les renforcer dans d’autres cas pour prévenir la fraude en facturation et comptabilité (elle-même une source de coûts).

L’archivage : gain de place, gain de temps

Une fois la facture réglée, l’administration fiscale demande qu’elle soit conservée six ans mais, pour parer à toute éventualité, il est toutefois recommandé d’aller au-delà. Le règlement de litiges commerciaux ou certaines enquêtes d’assurance peuvent par exemple nécessiter une antériorité de dix ans. Ce qui, avec des factures papier, représente des volumes – et des coûts – conséquents. On chiffre ainsi en moyenne l’archivage d’une facture papier à 3,25 € si l’on additionne l’ensemble des coûts directs (temps, mobilier et surfaces de stockage…) et indirects (pertes, retards…).

Grâce à la dématérialisation, tout ceci disparaît. Les factures sont des documents numériques légers qui ne nécessitent pas des infrastructures d’archivage considérables, et les solutions de gestion du processus P2P comportent des fonctionnalités d’archivage à valeur probante qui garantissent durablement leur intégrité, leur lisibilité et leur interopérabilité tout en facilitant leur recherche et leur extraction si nécessaire. Là encore, la digitalisation permet de réaliser des économies substantielles.

La gestion des litiges : coûts en baisse, satisfaction en hausse

Les erreurs et les lenteurs inhérentes au traitement manuel des factures se répercutent inévitablement sur les fournisseurs, qu’il faut contacter pour obtenir une précision ou qui téléphonent lorsqu’ils n’ont pas été payés en temps et en heure. La gestion des appels des fournisseurs occuperait même 41 % du temps d’un comptable. Grâce à la dématérialisation et à l’automatisation, qui permettent de traiter plus vite des informations plus fiables, le nombre de litiges – et donc le coût de leur traitement – se trouvent drastiquement diminués.

De plus, en repérant les informations absentes ou incohérentes, les systèmes de contrôle et d’alerte d'une solution de dématérialisation performante permettent le plus souvent de devancer les éventuels problèmes tandis que la facilité à rechercher parmi des documents numérisés permet d’en trouver rapidement l’origine. Grâce à cela, la relation avec les fournisseurs est nettement apaisée, un bénéfice difficilement quantifiable mais ô combien appréciable pour les comptables.

Entre les gains liés à la numérisation proprement dite des documents papier, ceux qui découlent de la meilleure qualité de l’information entre les équipes et ceux obtenus grâce à une solution d’automatisation, la dématérialisation du processus de traitement des factures fournisseurs cumule les avantages, ce qui en fait un investissement immédiatement et largement bénéfique. Elle contribue également à réduire les retards de paiement, et donc à l'amélioration de la relation fournisseurs, Avec un ultime avantage : il permet de préparer en douceur la bascule vers la facture électronique et donc de réduire par avance les coûts de ce changement.