Comment automatiser l'encodage des factures avec WinBooks et Yooz

A l'aube de la transition vers la facture électronique, les services comptabilité des entreprises et les cabinets d'expertise comptable sont les premiers concernés par la dématérialisation des factures. En effet la maîtrise du processus de gestion des factures et son optimisation sont vitales pour l’entreprise, avec à la clé des bénéfices sans équivoque.

 Mais en quoi consiste L’automatisation de la comptabilité, concrètement ?

L'automatisation de la comptabilité : fonctionnement et bénéfices

Le processus d'automatisation consiste à permettre l'exécution d'une tâche de manière autonome. En comptabilité, c'est le workflow complet du processus d'achat, depuis l'expression du besoin jusqu'à la facturation de celui-ci, qui est concerné. 

La première étape remplace la saisie manuelle des factures, grâce à l'OCR ("Optical Character Recognition", la technologie de reconnaissance de caractères à partir d'une image). Une fois les factures récupérées (via email, plateformes spécialisées, application mobile, etc...) l’outil extrait automatiquement les données de chaque ligne, empêchant notamment les erreurs de saisie manuelle presque inévitables. La collecte des données doit se faire via plusieurs canaux, et être capable ensuite de classer ces écritures comptables automatiquement dans le bon dossier. A l'étape suivante, intervient l’intelligence artificielle (IA), capable d'interpréter ces données et montants et de leur conférer un sens.

Ainsi, le processus de traitement est placé sous contrôle tant du point de vue des risques associés (fraudes, litiges, non-conformités…) que celui de son coût intrinsèque (productivité…) et ne requiert une intervention humaine que là ou elle serait nécessaire. Libérés des tâches chronophages, les experts comptables et les collaborateurs des services comptabilité sont propulsés vers un rôle davantage tourné vers des missions à forte valeur ajoutée.

Le capital humain se trouve réinvesti:

• Les experts comptables en cabinet peuvent se concentrer par exemple sur de l'accompagnement client personnalisé et sur de l'analyse stratégique pour ses clients. 
• Les collaborateurs des services comptabilité et financier en entreprise peuvent se consacrer à des missions d'analyse et de conseil afin d'orienter la direction de l'entreprise dans leur prise de décision. 

La dématérialisation de ses processus n'est plus une option; c'est une réalité dans laquelle il est impératif de s'insérer. 

Comment choisir la solution adaptée ?

Pour choisir la meilleure solution à utiliser, plusieurs besoins sont à privilégier. Ainsi, la performance, la sécurité de l’infrastructure, le niveau d’automatisation apporté (qui doit atteindre au moins 80%), son évolutivité doivent constituer des critères de choix fondamentaux, tout autant que la pérennité et la capacité d’accompagnement du fournisseur.

Mais si ces critères sont requis, ils ne sont pas suffisants pour garantir le succès du projet. La solution qui retiendra votre attention devra s'intégrer avec votre ERP ou logiciel comptable : une solution de dématérialisation doit nécessairement coexister avec des logiciels existants, souvent hétérogènes, de manière transparente pour les utilisateurs, notamment pour gérer l’exportation des données.

Une communication facile avec votre ERP ou logiciel comptable

Une solution qui intègre nativement des passerelles avec votre outil comptable représente un gain de temps important. Ainsi, pouvoir gérer vos comptes clients depuis votre ERP est un prérequis essentiel pour assurer la cohérence des données dans l’ensemble du système d’information. Si votre entreprise utilise un logiciel plus spécifique pour sa comptabilité, la possibilité de développer simplement des connecteurs sur-mesure vous permettra de ne pas sacrifier cette interopérabilité.

Les solutions Yooz Expert edition (au service des experts-comptables) et Yooz Business edition (destinée aux entreprises) assurent l’enregistrement automatique des factures, permettant ainsi de retrouver les données retranscrites dans WinBooks, avec à la clé, un gain de temps précieux et une amélioration de la productivité, et ce, sans aucun paramétrage préalable. L'intégration automatisée Yooz-WinBooks permet de profiter des fonctions suivantes :

• Intégration de l'image de la facture directement dans WinBooks
• Accès à une information fiable et mise à jour en temps réel grâce au flux d'informations automatisé
• Workflows intelligents permettant l’automatisation des validations et des paiements.

Vous souhaitez savoir comment optimiser les processus factures fournisseurs et quels sont les avantages ?