Alors que la transformation digitale bat son plein, la technologie vient en renfort des professionnels du chiffre dans de nombreux domaines. La saisie comptable automatique, en particulier, offre des avantages non négligeables aux cabinets et leur permet de se focaliser sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Les limites de la saisie comptable manuelle
La saisie des écritures est une étape cruciale qui influence la qualité de l’ensemble du processus comptable. Elle doit faire l'objet d'une vigilance toute particulière, car elle peut occasionner de multiples erreurs, qui sont souvent indétectables avant qu'il ne soit trop tard.
Or, le traitement manuel de la comptabilité ne fait qu'accentuer ce risque. Effectuée « à la main », la saisie des écritures comptables est une tâche chronophage et laborieuse, à la fiabilité contestable. À tel point que la détection et la correction des erreurs mobilisent du temps et des ressources considérables, notamment dans les cabinets d'expertise comptable de grande taille.
Factures, bons de commande, bons de livraison, justificatifs… La conformité de la saisie des éléments de chaque document doit être vérifiée systématiquement. Une situation synonyme de lenteur et de perte de certaines pièces comptables, ce qui peut engendrer des retards en cascade.
Par ailleurs, aucune traçabilité précise n'est garantie dans le cadre d'une gestion manuelle. De la réception d'une facture jusqu'à son paiement effectif, les différentes étapes ne sont pas toujours clairement identifiées et historisées. Cela contribue à l'allongement des délais, le processus devenant de plus en plus fastidieux et imprévisible, avec un impact négatif sur l’optimisation des flux financiers.
Quant à l'archivage manuel, il est source de désordre et de non-conformité : les pertes et les dégradations de documents ne sont pas rares, tandis que la recherche d'information peut être un véritable casse-tête.
De plus, le stockage physique expose les pièces comptables au format papier à des risques non négligeables, qu'il s'agisse d'événements accidentels (incendies), de catastrophes naturelles (inondations) ou d'actes malveillants. Pour couronner le tout, il s'avère particulièrement coûteux, puisqu'il nécessite un local sécurisé et des ressources humaines dédiées à l'archivage.
Quels sont les avantages de la saisie comptable automatique ?
Compte tenu des défis associés au traitement manuel des factures, l'automatisation de la comptabilité offre de nombreux avantages dont les cabinets comptables doivent s'emparer sans attendre.
Un gain de temps conséquent
Le temps est une ressource précieuse pour les experts-comptables. Et, cela tombe bien, le passage à la saisie comptable automatique permet de gagner un temps précieux au quotidien, en libérant les collaborateurs de cette tâche chronophage.
Ainsi, les cabinets y voient une opportunité de développer leur activité et d'étoffer leur offre, afin d'offrir à leurs clients une qualité de service irréprochable. Rappelons que, depuis l'entrée en vigueur de la loi du 22 mai 2019 relative à la croissance et la transformation des entreprises (loi PACTE), le champ d’intervention des experts-comptables a été élargi.
Les professionnels du chiffre peuvent donc se diversifier en proposant de nouvelles prestations : gestion de la paie, missions de recouvrement et de paiement, gestion de patrimoine, travaux d’ordre environnemental ou numérique…
Des risques réduits
La saisie automatique est un excellent moyen d’améliorer la fiabilité des données en réduisant le risque d'erreur humaine, qu'il s'agisse d'erreurs de saisie, de consolidation de TVA, de répartition des montants ou d’imputation.
En outre, l'automatisation de la comptabilité contribue à la lutte contre la fraude. En effet, il est plus aisé de détecter les activités suspectes quand les opérations sont enregistrées de manière cohérente tout au long de l'année. De ce fait, les cabinets comptables et leurs clients se prémunissent contre les différents types d'arnaques : fraude à la TVA, au président, au fournisseur, au virement, etc.
Une relation client simplifiée
Dotés d'un logiciel d'automatisation, les cabinets communiquent plus simplement et plus efficacement avec leurs clients. En effet, la digitalisation de la transmission des différents documents (factures fournisseurs, relevés bancaires, etc.) apporte une fluidité sans précédent.
Par ailleurs, les entreprises sont mieux suivies et mieux conseillées par leur expert-comptable, qui dispose du temps nécessaire pour étudier chaque projet au cas par cas et proposer des services sur mesure. Les collaborateurs cessent de se focaliser exclusivement sur les chiffres : ils se consacrent davantage à leur analyse et aux enseignements qu'ils peuvent en tirer.
Grâce à l'automatisation de la comptabilité, le cabinet devient un véritable générateur de valeur pour ses clients, ce qui se traduit par un taux de satisfaction plus élevé.
Un moyen d'anticiper l'arrivée de la facture électronique
La généralisation de la facture électronique à l'horizon 2026-2027 aura un impact conséquent sur la tenue de compte, qui est l'une des missions traditionnelles de l'expertise comptable.
Mais cette transition va aussi susciter des craintes et des questionnements au sein des entreprises, qui auront besoin d'être guidées et conseillées pour choisir des solutions adaptées. Or, l'expert-comptable est un interlocuteur privilégié pour obtenir un accompagnement sur mesure et se mettre en conformité avec la réforme dans les délais.
Les cabinets ont donc tout intérêt à adopter dès maintenant les bons outils, et notamment une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), afin d'anticiper les changements à venir et de préparer au mieux leurs clients et leurs collaborateurs.
Un pas de plus vers la transition digitale
Enfin, l’automatisation de la saisie des écritures comptables s’inscrit parfaitement dans le processus de digitalisation d'un cabinet. Une transition indispensable pour rester compétitif dans un environnement en pleine mutation, mais aussi pour recruter les meilleurs talents.
Ce phénomène structurel se confirme jour après jour : les experts-comptables qui exploitent pleinement les opportunités liées au digital sont plus rapides, plus productifs et plus attractifs. De quoi garantir un avenir pérenne aux professionnels du chiffre.
Comment fonctionne un logiciel de saisie comptable automatique ?
De la récupération des documents jusqu'à l'imputation des opérations, les logiciels de saisie comptable automatique constituent une aide précieuse pour les cabinets.
La collecte des documents
La première étape de la saisie comptable automatique consiste à centraliser les documents, rassemblés sur une seule et même plateforme.
En effet, ce type de logiciel est doté d'un collecteur automatique, permettant de récupérer instantanément les factures et autres pièces comptables depuis différents canaux :
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E-mail : les factures reçues par mail peuvent être transférées en un clic vers une adresse dédiée. Elles sont alors instantanément importées dans le logiciel. Les fournisseurs peuvent aussi envoyer leurs factures directement à cette adresse mail spécifique, pour encore plus de simplicité et de rapidité.
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Espace client : certaines entreprises, comme les fournisseurs d’énergie ou d'accès à internet, font le choix de déposer directement leurs factures dans un espace client dédié. Il est possible de connecter une application de collecte automatique des factures à ces plateformes. Ainsi, les factures sont récupérées au fur et à mesure, sans aucune intervention humaine, dès qu'elles sont générées par le fournisseur.
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Photo : une simple photographie permet de récupérer instantanément une pièce comptable, mais aussi d'extraire toutes les informations qu'elle contient.
La saisie des écritures
Les nouvelles technologies ont révolutionné la détection et l'analyse des données contenues dans les documents. La reconnaissance optique de caractères (OCR), en particulier, permet d’automatiser de nombreuses tâches liées à la saisie des écritures.
Désormais, les comptables n'ont plus besoin de saisir à la main les factures en comptabilité, de ventiler la TVA, d’indiquer les dates et les montants… La reconnaissance automatique se charge de tout !
Après une analyse de la facture, les caractères et les lignes qui la composent sont classés en fonction de différents critères. Puis la structure de chaque élément est étudiée à l’aide d'algorithmes d'intelligence artificielle. Enfin, un post-traitement est effectué grâce à des méthodes linguistiques et contextuelles.
Autrement dit, un système d'OCR permet au logiciel de lire et de comprendre la pièce comptable, mais aussi d'enregistrer dans les champs correspondants toutes les informations qu'elle contient. Les écritures s'intègrent donc instantanément dans l'outil de comptabilité.
Les solutions de saisie automatique des factures prennent également en charge l'imputation comptable, qui consiste à attribuer chaque opération à un compte approprié. Une tâche fastidieuse qui devient beaucoup plus fiable et rapide avec un logiciel adapté, d'autant plus qu'il réalise aussi l'enregistrement des informations annexes, comme la date d'établissement de la facture ou sa référence interne.
Moins d'erreurs, plus de temps pour proposer des services à forte valeur ajoutée aux clients : le déploiement d'un logiciel de saisie comptable automatique est une stratégie gagnante pour les experts-comptables ! Dotés d'une solution adaptée, ils peuvent s'imposer comme de véritables ambassadeurs de la transition numérique auprès des entreprises, afin de les accompagner sereinement vers l'avenir.
