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Transformación Digital

La transformación digital en las PYMES

por Yooz el 2.03.2021

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¡Se acabó el tiempo!

 

Decir que la Covid-19 tuvo un gran impacto en las pymes es quedarse corto. Con la primera ola de la pandemia, muchas compañías se sumergieron en un modo de crisis casi de la noche a la mañana y vieron necesario adaptar drásticamente sus prácticas laborales para continuar brindando el mejor servicio al cliente posible.

A partir de ese momento, la forma de trabajar cambió y obligó a cambiar la organización hacia a digitalización. Lo que los empleados hacían a diario en la oficina tenía que hacerse desde sus hogares y muchas empresas no estaban preparadas para el teletrabajo y menos, a largo plazo. Aquí es donde la transformación digital dejó de ser una opción y pasó a ser una necesidad, no solo para las grandes empresas sino también para las PYME.

Para el departamento financiero, el alejarse de los lugares de trabajo físicos destacó la incomodidad de continuar con procesos manuales como el de las cuentas a pagar sobre todo en las pequeñas y medianas empresas (PYME) y surgió la necesidad casi que urgente de recurrir a la tecnología, y particularmente a la automatización, para poder salir a flote.

 

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Permitir el mantenimiento de procesos basados en papel y manuales cuando los empleados trabajan de forma remota no es sostenible. Es simple… si las facturas en papel llegan a la recepción de su empresa pero nadie las está recogiendo o las están recogiendo esporádicamente, ¿cómo se aprueban y pagan a tiempo? Este fue un gran problema y dolor de cabeza que enfrentaron las PYME en España y que las ha impulsado a buscar soluciones alternativas para adaptar su proceso de gestión.

El tema es que el teletrabajo se convirtió en la 'nueva normalidad' y ahora, no solo se necesitan soluciones para “salir del paso” sino soluciones a largo plazo, rápidas de implementar y accesibles para el bolsillo de las PYME. Lamentablemente, para este tipo de empresas, el tiempo para ver si se implementa la transformación digital o no, se acabó y quienes quieran sobrevivir en la nueva normalidad, tendrán que digitalizarse.

 

¿Digitalizar o no digitalizar la PYME?... ¡esa ya NO es la pregunta!

 

La digitalización de la PYME ya no es una opción y es importante que quienes dirigen la PYME entiendan que la transformación digital no es solamente algo para las grandes empresas sino más bien, la herramienta fundamental para la supervivencia de la PYME en un contexto de mayor competitividad como el de ahora.

El teletrabajo, de alguna manera, fue la excusa perfecta para empujar a las PYME hacia el mundo de la transformación digital.
La encuesta de 2020 de Harvey Nash / KPMG realizada a los CIO’s demostró que, de 4.200 líderes de TI encuestados a nivel mundial, casi la mitad consideró que la transformación digital de su empresa y la adopción de tecnologías emergentes como la inteligencia artificial, la automatización, el blockchain y Machine Learning. Otro estudio realizado por Capterra a 4.600 empleados que trabajan a distancia en PYMEs en abril 2020, demostró que estas empresas habían comprado o estaban planeando comprar un nuevo software para comenzar su camino hacia la transformación digital. A su vez, esta encuesta destacó que las PYME estaban adoptando cada vez más tecnologías en la nube.

Por esto es que ya no es una pregunta si las PYME deben o no deben hacer su transformación digital. La tecnología que implementen en su empresa será clave para salir adelante, para poder enfrentar el elevado nivel de competencia que se encuentra hoy en el mercado y dar la batalla dignamente.

 

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Digitalización de la función financiera de la PYME

 

Las PYME tienen que digitalizarse, y el departamento financiero de la PYME también. Es fundamental que se produzca la digitalización financiera en las empresas y sobretodo en la PYME para poder acceder a datos e información del proceso contable en tiempo real, gestionar la tesorería, negociar mejor con proveedores y, términos generales, gestionar la empresa estratégicamente.

El software automatizado de cuentas a pagar ha brindado durante mucho tiempo una oportunidad para que las empresas reduzcan los costos y el trabajo de procesamiento manual que realizan los contadores en el departamento financiero y así, aprovechar mejor el tiempo de cada contable haciendo tareas de mayor valor.

Durante los últimos 20 años, muchas empresas han adoptado softwares de automatización, particularmente, para automatizar las cuentas a pagar. Sin embargo, estas tecnologías estaban vistas como solo accesibles y disponibles para las grandes empresas al igual que el proceso de la transformación digital porque veía estos softwares somo una inversión costosa, difíciles de implementar, que requieren meses de formación e inadaptados a su realidad. La digitalización y, particularmente, la automatización de las cuentas a pagar, no era parte de las prioridades de la PYME pero hoy lo es… ¡y si no lo es debería de serlo!

Hoy, el acceso a tecnologías en Cloud y de pago por uso lo hacen posible y accesible para las PYME y trae la transformación digital a lo más alto de la lista de prioridades de las pequeñas y medianas empresas. Gracias a estos avances, una PYME ahora puede beneficiarse de todos los aspectos positivos de las tecnologías de Inteligencia Artificial, economías de escala, automatización, Machine Learning, etc. Todo esto sin importar ni su tamaño, ni sector de actividad, ni la cantidad de usuarios que se necesiten ni la cantidad de sociedades a gestionar.

Aquí es donde el software de automatización de las cuentas a pagar entra en escena. Para una PYME, invertir en software de cuentas a pagar debería ahorrarle dinero a la empresa en lugar de costarle dinero. En promedio, al reemplazar un sistema manual de cuentas a pagar con un software de automatización basado en la nube como Yooz, podría reducir su costo por factura hasta en un 70%.

Incluso con un número relativamente modesto de facturas mensuales, 100 por ejemplo, su empresa podría ahorrar hasta 22.000€ al año si se cambia a un software de automatización de las cuentas a pagar.

Esto se debe a que el costo estimado de procesar una factura manualmente está entre 9€ y 20€ según estudios de firmas de analistas como Aberdeen, Arthur D. Little, BVA, IOFM y Levvel.

 

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Al combinar la inteligencia artificial y RPA, las tecnologías de automatización de cuentas a pagar más avanzadas pueden producir un nivel extremadamente alto de automatización, con más del 80% de las facturas completamente procesadas a través de la automatización.

A su vez, eliminan el trabajo manual de las cuentas a pagar y liberan al equipo financiero para realizar tareas más importantes, por lo que verá una mejora inmediata en la productividad. También eliminan el riesgo de error humano y tienen capacidades de detección de fraude extremadamente sólidas.

 

Si le interesa saber más sobre la transformación digital de la PYME y particularmente de la función financiera, ¡no deje de ver este webinar en replay en nuestra web!

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