Adaptarse rápidamente a las necesidades del mercado es una de las claves para el éxito de cualquier empresa. En el caso de Aticco, un referente en el sector de coworking, este principio ha sido esencial en su evolución. Su rápido crecimiento trajo consigo un gran desafío: gestionar un volumen creciente de facturas y proveedores sin que esto afectara su operativa diaria. La solución llegó de la mano de Yooz, una plataforma de automatización de cuentas a pagar que les permitió optimizar sus procesos financieros, ganar en transparencia y preparar el negocio para una expansión sostenible.
El desafío: Gestionar el crecimiento de una empresa en expansión
Aticco comenzó su proyecto en 2016 con un pequeño espacio de coworking en Barcelona. En menos de una década, su crecimiento ha sido exponencial, alcanzando los 50.500 m² distribuidos en 12 ubicaciones en Madrid, Valencia y Barcelona. Con un plan ambicioso de abrir una nueva sede al mes, la escalabilidad de sus procesos financieros se convirtió en una prioridad estratégica.
El principal reto radicaba en la gestión de cuentas a pagar. La diversidad de proveedores, la multiplicidad de facturas y la necesidad de centralizar la información hacían que el proceso fuera lento, propenso a errores y poco eficiente. La facturación de gastos comunes como agua, luz e internet para miles de usuarios requería una gestión impecable, y la gestión manual del proceso suponía un freno para su expansión.
« El ‘morir de éxito’ se convierte en una amenaza si no tienes la infraestructura adecuada para soportar el crecimiento, especialmente cuando la gestión de cuentas a pagar se vuelve un desafío en un entorno tan dinámico como el coworking. »
Juan Carlos Morales
CFO de Aticco
La solución: Automatizar sus procesos contables con Yooz
Para dar respuesta a este desafío, Aticco apostó por Yooz, una solución de automatización de cuentas a pagar que les permitió digitalizar y optimizar todo el flujo de gestión de facturas.
Los principales cambios que Yooz introdujo en Aticco fueron:
• Automatización del procesamiento de facturas: Eliminación del trabajo manual mediante el reconocimiento inteligente de datos y la validación automática de documentos.
• Integración con su ERP: Conexión fluida con su sistema contable para una conciliación rápida y precisa.
• Aprobaciones automatizadas: Implementación de flujos de aprobación digitales y automatizados que agilizaron la toma de decisiones y redujeron los cuellos de botella.
• Control y visibilidad en tiempo real: Acceso inmediato a datos financieros clave, lo que permitió una mejor planificación y gestión del cash flow.
El impacto en el día a día de Aticco
La implementación de Yooz ha tenido un impacto profundo en la forma en que Aticco gestiona sus operaciones financieras diarias. Como explica Juan Carlos Morales, CFO de Aticco, la automatización ha sido fundamental para manejar el aumento de la facturación derivado de su expansión. Gracias a la integración de Yooz, Aticco ahora puede:
• Gestionar de manera centralizada todas las facturas de sus múltiples sedes: Ya no es necesario lidiar con el proceso manual de recopilación de datos o con la disparidad de proceso de cada coworking, lo que permite tener una visión clara de la situación financiera en tiempo real.
• Mejorar la relación con proveedores: Al tener los pagos automatizados, Aticco ha logrado mantener una relación más ágil y eficiente con sus proveedores, sin perder detalle en los plazos de pago.
• Evitar errores humanos: El procesamiento automatizado de facturas ha eliminado los posibles fallos humanos, como la entrada incorrecta de datos o la pérdida de documentos, lo que garantiza la precisión en las operaciones contables.
Los beneficios: Eficiencia, ahorro y escalabilidad
La implementación de Yooz ha supuesto un antes y un después en la operativa financiera de Aticco. Los resultados hablan por sí solos:
• Reducción del tiempo de procesamiento de facturas: La automatización ha permitido liberar al equipo financiero de tareas repetitivas, aumentando su productividad.
• Disminución de errores y fraudes: La digitalización del proceso ha minimizado las incidencias derivadas de errores humanos y ha fortalecido los controles internos.
• Mayor capacidad de análisis y toma de decisiones: La visibilidad en tiempo real de los datos financieros ha permitido a Aticco gestionar su expansión con mayor precisión y agilidad.
• Escalabilidad asegurada: Con un modelo de negocio en pleno crecimiento, Aticco necesitaba una solución flexible y adaptable. Yooz les ha permitido seguir escalando sin que la gestión financiera se convierta en un cuello de botella.
« Yooz nos permitió reducir la intervención manual, mejorar la velocidad de los pagos y, lo más importante, estandarizar nuestros procesos para que no importara en qué ciudad o centro de coworking estábamos operando. »
Juan Carlos Morales
CFO de Aticco
Conclusión: Un futuro de expansión con bases sólidas
El caso de Aticco es un claro ejemplo de cómo la automatización financiera puede ser un aliado estratégico para empresas en crecimiento. Gracias a Yooz, han logrado transformar un proceso complejo y manual en un sistema eficiente, ágil y seguro, alineado con su ambicioso plan de expansión.
En un mercado altamente competitivo, contar con herramientas que optimicen la gestión financiera no es solo una ventaja, sino una necesidad. Con Yooz, Aticco ha sentado las bases para seguir creciendo de forma sostenible y sin fricciones operativas.
Puedes ver el testimonio completo de Juan Carlos aquí.
PRINCIPALES LOGROS:
- Disfrutar de un apoyo adaptado y eficiente en un contexto de crecimiento
- Reducir el tiempo de procesamiento de facturas para concentrarse en tareas con más valor añadido
- Centralizar y fortalecer los procesos internos para una mejor visibilidad
