Aubade siempre reinventándose…
Fundada en 1950, Aubade es una marca del grupo Suisse Calida. Sus primeras campañas de comunicación (atrevidas, provocadoras, cómplices y elegantes) eran toda una declaración de intenciones y un anuncio de lo que iba a venir: 30 años de publicidad marcados por un toque impertinente con una nota de humor.
Aubade cuenta actualmente con más de 400 empleados, 46 tiendas en Francia y 4 filiales en el extranjero. Esta descentralización hizo que, a principios de 2019, el departamento de Finanzas se planteara digitalizar las facturas para resolver los problemas de seguimiento, tratamiento y búsqueda que suponían 9.000 facturas anuales.
PRINCIPALES RETOS:
- Centralizar la contabilidad de todas las filiales extranjeras
- Ganar trazabilidad: seguir y encontrar las facturas fácilmente
- Lograr una comunicación entre centros en tiempo real
… incluso desde su Departamento Contable
El departamento de Contabilidad necesitaba centralizarse: las facturas se transferían de una filiar a otra, lo que hacía que se alargasen los procesos, se perdiesen documentos y que buscar facturas se hubiese convertido en un verdadero obstáculo para la eficacia de las operaciones contables diarias. Los procesos de validación se alargaban demasiados.
Al implantar Yooz, gracias a la tecnología de procesamiento automático con autoaprendizaje que combina inteligencia artificial, «deep learning» y «big data», los empleados comenzaron a usar el proceso industrializado «no touch» (sin contacto).
Trás el procesamiento del documento, dependiendo de las rutas de validación y de los códigos analíticos definidos, las facturas se envían a los gestores correspondientes, que pueden validarlas con un clic desde un PC, tablet o smartphone y después remitir la orden de pago de la factura a Infor Anael.
«Los procesos de validación y transferencia de las facturas entre distintos centros y el tiempo dedicado a buscarlas se habían convertido en verdaderos obstáculos para la eficacia de las operaciones contables diarias.»
– Stéphane Gispert, Director de Contabilidad
Ahora digitaliza su proceso de facturación con Yooz
El departamento de Contabilidad ha acortado el tiempo de procesado y ha ganado rapidez y calidad en la búsqueda y seguimiento de las facturas. Una vez procesadas y validadas, las facturas se archivan durante 6 años y son muy fáciles de encontrar con unos pocos clics gracias a un motor de búsqueda textual extremadamente potente. «Hemos ganado seguridad y tranquilidad no solo en nuestros procesos, también en las relaciones con nuestros proveedores», añade Stéphane Gispert.
Desde ahora, todas las facturas se procesan en Yooz, que las registra y envía los registros contables a la aplicación Infor Anael. Gracias a la tecnología de procesamiento automático con autoaprendizaje de Yooz, que combina inteligencia artificial, «deep learning» y «big data», los empleados no necesitan introducir manualmente cada factura, ya que se benefician del proceso sin contacto.
Los workflow personalizados, han logrado que dependiendo de las rutas de validación y de los códigos analíticos definidos, las facturas se envíen a los gestores correspondientes, que pueden validarlas con un clic desde un PC, tablet o smartphone y después se remita la orden de pago de la factura a Infor Anael. ¡Todo de forma automática, instantánea y centralizada!
PRINCIPALES LOGROS:
- Acortar el tiempo de procesamiento de documentos y facturas
- Centralizar las Cuentas a Pagar con workflows personalizados
- Encontrar las facturas en segundos
«Lo mejor de Yooz son sus procesos de validación inteligentes que se adaptan a la perfección al tipo y contenido de cada factura. Nos permiten hacer un seguimiento de las facturas en tiempo real y conocer todas las operaciones que se han realizado con cada una: ¡una verdadera garantía de seguridad!»
– Stéphane Gispert, Director de Contabilidad