Aubade siempre reinventándose…
Fundada en 1950, Aubade es una marca del grupo Suisse Calida. Sus primeras campañas de comunicación (atrevidas, provocadoras, cómplices y elegantes) eran toda una declaración de intenciones y un anuncio de lo que iba a venir: 30 años de publicidad marcados por un toque impertinente con una nota de humor.
Aubade cuenta actualmente con más de 400 empleados, 55 tiendas en Francia y 6 filiales en el extranjero. Esta descentralización hizo que, a principios de 2019, el departamento de Finanzas se planteara digitalizar las facturas para resolver los problemas de seguimiento, tratamiento y búsqueda que suponían 9.000 facturas anuales.
PRINCIPALES RETOS:
- Centralizar la contabilidad de todas las filiales extranjeras
- Ganar trazabilidad: seguir y encontrar las facturas fácilmente
- Lograr una comunicación entre centros en tiempo real
… incluso desde su Departamento Contable
El departamento de Contabilidad necesitaba centralizarse: las facturas se transferían de una filiar a otra, lo que hacía que se alargasen los procesos, se perdiesen documentos y que buscar facturas se hubiese convertido en un verdadero obstáculo para la eficacia de las operaciones contables diarias. Los procesos de validación se alargaban demasiados.
Al implantar Yooz, gracias a la tecnología de procesamiento automático con autoaprendizaje que combina inteligencia artificial, «deep learning» y «big data», los empleados comenzaron a usar el proceso industrializado «no touch» (sin contacto).
Trás el procesamiento del documento, dependiendo de las rutas de validación y de los códigos analíticos definidos, las facturas se envían a los gestores correspondientes, que pueden validarlas con un clic desde un PC, tablet o smartphone y después remitir la orden de pago de la factura a Infor Anael.
«Los procesos de validación y transferencia de las facturas entre distintos centros y el tiempo dedicado a buscarlas se habían convertido en verdaderos obstáculos para la eficacia de las operaciones contables diarias.»
Stéphane Gispert
Director de Contabilidad
Ahora digitaliza su proceso de facturación con Yooz
El departamento de Contabilidad ha acortado el tiempo de procesado y ha ganado rapidez y calidad en la búsqueda y seguimiento de las facturas. Una vez procesadas y validadas, las facturas se archivan durante 6 años y son muy fáciles de encontrar con unos pocos clics gracias a un motor de búsqueda textual extremadamente potente. «Hemos ganado seguridad y tranquilidad no solo en nuestros procesos, también en las relaciones con nuestros proveedores», añade Stéphane Gispert.
Desde ahora, todas las facturas se procesan en Yooz, que las registra y envía los registros contables a la aplicación Infor Anael. Gracias a la tecnología de procesamiento automático con autoaprendizaje de Yooz, que combina inteligencia artificial, «deep learning» y «big data», los empleados no necesitan introducir manualmente cada factura, ya que se benefician del proceso sin contacto. Los workflow personalizados, han logrado que dependiendo de las rutas de validación y de los códigos analíticos definidos, las facturas se envíen a los gestores correspondientes, que pueden validarlas con un clic desde un PC, tablet o smartphone y después se remita la orden de pago de la factura a Infor Anael. ¡Todo de forma automática, instantánea y centralizada!
PRINCIPALES LOGROS:
- Acortar el tiempo de procesamiento de documentos y facturas
- Centralizar las Cuentas a Pagar con workflows personalizados
- Encontrar las facturas en segundos
«Lo mejor de Yooz son sus procesos de validación inteligentes que se adaptan a la perfección al tipo y contenido de cada factura. Nos permiten hacer un seguimiento de las facturas en tiempo real y conocer todas las operaciones que se han realizado con cada una: ¡una verdadera garantía de seguridad!»
Stéphane Gispert
Director de Contabilidad