Experts-comptables : l’ère post-océrisation des factures est arrivée !

Dans un environnement digital en constante évolution, il devient impératif pour les experts-comptables d’adopter des solutions plus avancées que la simple océrisation des factures pour tirer pleinement parti des nouvelles technologies.

L’océrisation a certes simplifié la gestion comptable en automatisant certains processus, mais pour se démarquer dans un marché de plus en plus compétitif, cela ne suffit plus. Aujourd’hui, il est crucial d’adopter une approche intégrée et intelligente.

L’ère de l’automatisation intelligente est arrivée, et elle offre aux cabinets comptables la possibilité de révolutionner leurs pratiques et d’apporter une valeur ajoutée sans précédent.

Définition et fonctionnement de l’océrisation

L’ « océrisation » désigne l’utilisation de la reconnaissance optique de caractères (En anglais : OCR, c’est-à-dire “Optical Character Recognition ») pour numériser et extraire les données de multiples types de formats (factures papier, photographiées, fichiers PDF…). Elle permet de convertir ces informations en données exploitables de manière automatisée.

En comptabilité, l’OCR identifie et retranscrit des informations essentielles telles que :

• Le numéro de facture
• Le nom et dans certains cas, les coordonnées bancaires du fournisseur
• Les dates d’émission et de paiement
• Les montants HT et TTC
• Le montant de la TVA
• La devise utilisée
• Les comptes liés à ces informations : achats, ventes, TVA, banque, etc.

Les limites de l’océrisation dans la tenue de compte

Le terme « océrisation » est dérivé de l’acronyme anglais OCR (Optical Character Recognition), ou reconnaissance optique des caractères en français. L’OCR peut être comparée à un scanner très avancé, qui permet non seulement de numériser un document, mais aussi d’identifier son contenu et de rendre exploitables les données qu’il contient.

L’océrisation, bien que très utile, présente plusieurs limites qui deviennent de plus en plus apparentes à mesure que les exigences des processus comptables évoluent :

Précision et qualité des données

L’océrisation peut rencontrer des difficultés avec des documents qui ne suivent pas un format standard, tels que les factures manuscrites, les factures de fournisseurs ayant des mises en page différentes, ou les documents de mauvaise qualité.

Les erreurs peuvent notamment découler de la qualité insuffisante des numérisations, comme les images floues ou un éclairage inadéquat, ce qui complique l’extraction précise des données.

Complexité des informations

Les systèmes OCR traditionnels ont du mal à interpréter des informations complexes ou des structures de données non conventionnelles, comme les factures contenant des annotations, des ajustements ou des codes internes spécifiques au fournisseur.

Les factures dans des langues autres que celles pour lesquelles le système OCR a été optimisé peuvent de même ne pas être traitées correctement, ce qui donne lieu à des erreurs dans la traduction ou l’extraction des données.

Intégration et traitement des données

Une intégration fluide et correcte dans les systèmes comptables nécessite souvent des interventions manuelles pour vérifier et ajuster les données extraites.

Les systèmes OCR traditionnels n’apprennent pas de leurs erreurs ou ne s’adaptent pas facilement aux nouvelles situations.

Ils nécessitent une reconfiguration ou une mise à jour manuelle pour s’adapter aux changements dans les formats de documents ou aux nouvelles exigences comptables.

Sécurité et conformité

Les systèmes OCR peuvent présenter des vulnérabilités en matière de sécurité, notamment en ce qui concerne la protection des données sensibles extraites des documents financiers.

L’océrisation seule ne garantit par ailleurs pas la conformité avec toutes les réglementations comptables et fiscales en constante évolution. Les ajustements manuels peuvent être nécessaires pour s’assurer que les processus restent conformes aux exigences légales.

L’Intelligence Artificielle (IA) : définition et avantages

L’Intelligence Artificielle (IA) est un domaine de l’informatique qui vise à créer des systèmes capables de réaliser des tâches nécessitant normalement une intelligence humaine, telles que l’apprentissage, le raisonnement et la compréhension du langage. Les technologies clés de l’IA comprennent :

• L’apprentissage automatique (Machine Learning) : facilite l’amélioration et l’adaptation des systèmes à partir des données et de l’expérience.
• Le Deep Learning : utilise des réseaux de neurones profonds pour des tâches complexes comme la reconnaissance d’images.
• Le traitement du langage naturel (NLP) : permet aux machines de comprendre et de générer du texte en langage humain.
• L’IA générative : consiste à créer des contenus originaux, tels que du texte et des images, à partir de modèles entraînés sur de vastes ensembles de données.

Applications de l’IA dans la comptabilité :

• Analyse de données financières
• Reconnaissance des anomalies
• Interprétation des documents complexes

Smart Data Extraction : l’intégration de l’IA à l’OCR

La capture intelligente des données, ou Smart Data Extraction, utilise l’IA pour traiter des documents non structurés, gérer des documents de faible qualité, et intégrer des informations complexes de manière automatisée.

Cela inclut la détection d’objets d’image, la classification, et l’interprétation avancée des données.

Par le biais de cette nouvelle technologie, l’IA facilite l’extraction et l’enregistrement des informations en automatisant des processus complexes que l’OCR seule ne peut pas gérer efficacement.

Ensuite, l’outil de Smart Data Extraction déduit les comptes appropriés pour chaque opération en se basant sur des règles prédéfinies et l’expérience accumulée, réduisant ainsi le risque d’erreurs et le temps nécessaire pour effectuer cette tâche.

L’IA est devenue incontournable dans l’évolution des technologies de capture de données. Grâce à des outils avancés comme le Deep Learning, le Machine Learning ou encore le traitement du langage naturel, les solutions modernes dépassent de loin la simple extraction de texte, en parvenant à comprendre et interpréter les informations.

Cela ouvre la voie à la détection, la classification de texte et d’images, ainsi qu’à une interprétation intelligente. Pour rester compétitifs et offrir une réelle valeur ajoutée, les experts-comptables doivent intégrer ces technologies, qui dépassent largement la simple numérisation des factures, à leur gestion comptable.

L’adoption de ces innovations ne doit pas se limiter à la saisie des données : certaines solutions d’automatisation gèrent désormais l’ensemble du processus comptable de bout en bout. Ce sont celles-ci qu’il faut privilégier !

En choisissant l’une de ces solutions avancées, les cabinets d’expertise comptable libèrent du temps pour leurs collaborateurs, réduisent, voire éliminent les erreurs liées à l’accomplissement manuel des tâches, et améliorent la précision des processus comptables.

Cette efficacité accrue donne l’opportunité aux équipes de se concentrer davantage sur l’accompagnement personnalisé des clients et le développement de nouvelles prestations, comme le conseil financier.

En intégrant ces technologies, les cabinets relèvent les défis de demain et assurent une gestion comptable innovante et performante.