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Le traitement des factures reste, encore et toujours, un processus long et fastidieux pour les entreprises, qui peut avoir de lourdes conséquences sur la relation fournisseur. Pourtant, il est tout à fait possible de l'optimiser et de gagner en efficacité, à condition d'utiliser une solution de dématérialisation adaptée.
Qu’est-ce qu’un processus de traitement des factures fournisseurs ?
Les factures fournisseurs peuvent prendre des formes diverses et arriver par différents canaux. Malgré tout, la procédure de traitement reste globalement la même et doit respecter 5 étapes clés.
La réception des factures
Le processus de traitement des factures débute par la réception des pièces comptables du fournisseur, une étape clé qui nécessite une bonne organisation. En effet, il est important de définir qui est chargé de recevoir ces documents, mais aussi de prévoir une méthodologie précise selon le type de facture : papier, scannée et envoyée par e-mail, électronique...
L'enregistrement comptable des factures
Chaque facture doit être enregistrée en comptabilité, qu'elle soit validée ou non, afin de garder une trace du flux financier. Il est possible d'émettre ultérieurement un avoir, en cas de désaccord par rapport au traitement de la facture fournisseur.
La validation des factures
L'entreprise doit effectuer un contrôle rigoureux des documents reçus avant de procéder (ou non) à leur validation. Il s'agit notamment de vérifier les quantités facturées et les prix appliqués, en les rapprochant avec les entrées en stock et les bons de commande. Si le document n'est pas approuvé, il restera en attente jusqu'à ce que le fournisseur émette un avoir (total ou partiel).
Le paiement des factures
Le paiement des factures fournisseurs préalablement validées peut être effectué de façon périodique ou à échéance.
L'archivage des factures
Le processus de gestion se termine par l'archivage des pièces comptables, qu'elles soient physiques ou dématérialisées. En vertu de l’article L123-22 du Code de commerce, ces documents doivent être conservés pour une durée de 10 ans.
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Processus de traitement des factures fournisseurs : quel impact sur la relation fournisseur ?
La gestion des factures au format papier est souvent source de problèmes pour les entreprises, ce qui peut nuire à leur efficacité, mais aussi à la relation qu'elles entretiennent avec leurs fournisseurs.
Les retards de traitement
Bien souvent, les entreprises doivent composer avec un cycle de traitement des factures inutilement long. Exemple typique : la société reçoit un document dématérialisé, qui est ensuite imprimé au format papier pour être consulté par le service chargé de la comptabilité. Ce processus rallongé engendre des retards qui peuvent empêcher l'entreprise de bénéficier d'une remise pour paiement rapide. Sans oublier l'impact négatif sur la relation fournisseur.
En effet, les dérives liées aux délais de paiement constituent un frein majeur à l’établissement de liens vertueux. Chaque retard fragilise un peu plus le lien de confiance qui unit les deux entités, jusqu’à le détruire complètement si elles deviennent trop nombreuses.
Par ailleurs, un paiement tardif, dû à la perte d'un document papier ou à une procédure chronophage, peut également contraindre l'entreprise à régler des indemnités de retard. De manière générale, le délai de paiement est fixé à 30 jours après la réception de la facture (et il ne peut pas dépasser 60 jours). Le respect de ces délais est primordial : aucun fournisseur n’apprécie d’exiger le paiement d’une pénalité de la part d’un client.
Les problèmes de validation
Lorsque le processus de traitement implique une vérification manuelle des pièces comptables et une saisie de données, le risque de faute n'est jamais très loin : paiements excessifs, doublons, erreurs de taxation... Si ces problèmes de validation peuvent mettre en péril la conformité réglementaire des documents et le fonds de roulement de l'entreprise, ils dégradent aussi ses relations avec ses fournisseurs. En effet, ces derniers apprécient d’être avertis dans les meilleurs délais en cas d’erreur ou de doublon dans une facture émise.
Le manque de visibilité sur le processus
De nombreuses organisations rencontrent un problème de visibilité par rapport au traitement des factures fournisseurs. Il en résulte une augmentation des coûts et de la durée du cycle, mais aussi une incapacité à mettre en place des stratégies pour optimiser cette procédure. Une situation qui ne fait qu’aggraver les difficultés à procéder au règlement dans les délais. De plus, le manque de visibilité empêche l'entreprise de répondre convenablement aux requêtes des fournisseurs concernant le statut de leur facture : reçue, traitée, payée… Avec, au bout du compte, des conséquences néfastes sur la relation fournisseur.
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La dématérialisation des factures pour améliorer la relation fournisseur
Face au défi que représente le traitement des factures, la dématérialisation des documents s'impose comme une solution efficace pour optimiser cette gestion de la facturation, et ainsi établir un partenariat durable avec chaque fournisseur.
Éviter les erreurs en interne
Malgré toutes ses précautions, le service comptable n’est jamais à l’abri d’une erreur de validation ou de saisie de facture, d'où l'intérêt d'automatiser certaines tâches liées à l'enregistrement, au paiement ou à l'archivage.
Les erreurs de saisie
Avec un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs, chaque document comptable est consulté et validé automatiquement, en effectuant le rapprochement avec le bon de réception lié. De la TVA au prix unitaire, en passant par les quantités et les remises, l'outil est capable de lire et d'interpréter l'ensemble des données sans intervention humaine. En l'absence de saisie manuelle, le risque d'erreur est donc fortement diminué.
Les doublons de paiements
L'automatisation du traitement des factures permet de réduire le risque de doublon de paiement, en évitant de comptabiliser deux fois une même pièce.
Les paiements indus
Les avoirs saisis comme des factures font partie des erreurs de comptabilité les plus fréquentes. Avec une solution de digitalisation, la nature du document est automatiquement vérifiée pour éviter tout risque de paiement indu et préserver la trésorerie de la société. Ainsi, un outil de facturation automatisé permet d’éviter toute erreur liée au paiement des factures, garantissant une relation de qualité avec l’ensemble des fournisseurs.
Détecter les erreurs côté fournisseur
Le fournisseur peut être lui-même responsable d’un doublon ou d'une information inexacte dans l'une de ses factures. Dans ce cas, le client doit l'informer de ce problème afin qu'il effectue les modifications nécessaires. Cette proactivité sera perçue positivement par le fournisseur, qui sera disposé à renforcer la relation avec son client, voire à lui proposer une remise ou un geste commercial en remerciement. Ici encore, l’automatisation permet de détecter immédiatement les non-conformités, de les résoudre plus rapidement et d'éviter les pénalités pour mentions manquantes ou erronées.
Gagner du temps
La dématérialisation du traitement des factures permet un véritable gain en efficacité : moins de papier, moins de pertes de documents, moins de tâches chronophages... Des économies de temps qui se traduisent par des délais de paiement plus courts. Un point non négligeable, compte tenu de l’importance du respect des délais de règlement pour établir une relation client-fournisseur vertueuse. En effet, des retards de paiement répétés peuvent mettre en péril la santé financière d'un fournisseur, ce qui peut le pousser à suspendre ses livraisons au profit d'autres clients plus fiables.
Une solution de facturation électronique est donc un atout pour sécuriser les approvisionnements de la société. Cerise sur le gâteau : l'entreprise peut profiter de remises plus souvent, en guise de geste commercial de son fournisseur satisfait.
Éviter la fraude au faux fournisseur
La fraude au faux fournisseur, dans laquelle le fraudeur se fait passer pour un fournisseur de l'entreprise afin de recevoir un paiement de sa part, est de plus en plus répandue. Heureusement, un logiciel de dématérialisation est en mesure d'effectuer des rapprochements entre les factures reçues et les données du référentiel fournisseur, afin de limiter ce risque. De plus, s’il s’avère qu’un escroc tente de se faire passer pour l’un de ses fournisseurs, la société a tout intérêt à avertir ce dernier. Il lui en sera certainement très reconnaissant, ce qui aura un impact positif sur la relation fournisseur.
À chaque étape du processus de traitement des factures, la dématérialisation est une aide précieuse pour limiter les erreurs, réduire les délais de paiement et donner plus de visibilité aux fournisseurs sur l’état de leurs factures. Opter pour un outil de facturation automatisé est donc une option gagnante pour améliorer durablement la relation client-fournisseur.
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